Channels

Wat is dat toch een gedoe elke keer. Het voeren van gesprekken die moeten, belangrijk zijn, maar niet altijd leuk. Je ligt er wakker van. Je worstelt met de vraag hoe je het in moet steken, hoe de ander zal reageren en of je wel je punt kunt maken.

Er zijn vele wegen die naar Rome leiden, maar laten we eens stilstaan bij die ene weg die je maar beter niet kunt bewandelen. Je hebt geleerd dat je ‘het bij jezelf’ moet houden en dat je empathisch moet zijn. Ook is het goed om je gevoel door te laten klinken. Dat maakt je menselijk. Je oefent in bed hoe het gesprek zal verlopen en wat je zal zeggen als de boodschap niet aankomt, of als de reactie niet is zoals je zou willen. Je hebt het al vele malen in je hoofd voorbereidt. En dan is daar het moment zelf. Het begin is het ergste. 

Deze zin kun je beter vermijden.

Ik heb vele mensen gezien en gehoord die een slechte start maakten. Met als gevolg dat ze hard moeten werken om het gesprek weer in goede banen te leiden. Ik raad je aan een zin als deze te allen tijden te vermijden bij de start van een lastig gesprek.

“Ik heb het gevoel dat jij…(het niet meer leuk vindt, je resultaten niet haalt, een beetje uit het team ligt, het niet zo goed met je gaat, etc). 

Laat het me uitleggen. Ten eerste is dit een goed bedoelde poging om iets van je gevoel te laten zien. Iets waarbij je duidelijk maakt hoe de situatie op jou overkomt. Maar zeggen dat je ergens een gevoel bij hebt is geen gevoel, maar een mening. Je kunt dus net zo goed zeggen: ik vindt dat.. , of ik denk dat…

Ten tweede houd je het niet bij jezelf, maar is dit een directe aanval op de ander. Je zegt dat jij een gevoel hebt, maar vervolgens gaat het over die ander. Die voelt nu juist iets. Waarschijnlijk aangevallen, verward, op zijn hoede, of een andere ongemakkelijke emotie. Nu zijn er twee mogelijke reacties. Die persoon gaat terug in de aanval. Maar omdat jij de leidinggevende bent gaat hij waarschijnlijk in de verdediging.

Daar wil je hem niet hebben. Ten minste als je op basis van gelijkheid, nieuwsgierigheid, en oprecht belang om beiden succesvol te zijn, het gesprek voert. Als je de relatie op het spel wilt zetten, of je macht wil laten gelden, dan kun je deze zin juist perfect gebruiken.

Wat kun je wel doen? 

Laten we ervan uitgaan dat je de relatie in tact wilt houden en tegelijkertijd wel een belangrijk punt wilt aansnijden. Hoe voer je zo’n gesprek zodanig dat je er beiden beter van wordt? Ik nodig je uit om de volgende stappen te doorlopen te beginnen met een gedegen voorbereiding:

Hoe een lastig gesprek voeren

  • Stap 1 Bepaal je intentie

    Een veelgemaakte fout is dat mensen de inhoud centraal stellen. Dat is niet slim. Werken, en zeker als het lastig wordt betreft vooral de relatie niet de prestatie. Dus moet het daar ook over gaan. Dit is wat je doet. In de avond voorafgaand aan het gesprek herstel je de relatie met jezelf en met de ander. De intentie die je uitspreekt is deze:

    “Ik wil een resultaat uit het gesprek dat goed is voor ons beiden, zonder dat we concessies doen aan dat wat voor ieder van ons belangrijk is.”

  • Stap 2 Doe ‘just like me’ meditatie

    De voorbereiding gaat ook over je mindset ‘tweaken’ en de relatie met de ander als het ware opnieuw herinneren. We zijn allemaal mens en willen allemaal gehoord, gezien en aangeraakt worden. Je bereid je voor op het zien van jezelf en de ander. Vooral als je de persoon waar je mee in gesprek gaat in je allergie zit, of waar je langzamerhand respect voor bent verloren is het lastig om die persoon nog respectvol te behandelen. Deze oefening is een van de krachtigste die ik ken als het op (werk)relaties aankomt. Hij komt misschien een beetje zweverig over. Eerlijk gezegd vond ik dat ook in het begin. Totdat ik het ging uitproberen. De oefening gaat als volgt:

    Denk aan je een collega en zie hem voor je staan. Begin met je ervan bewust te worden dat je morgen met deze persoon in gesprek gaat, en een ander mens is, net als jij. Herhaal dan in stilte de onderstaande zinnen, terwijl je aan je gesprekspartner denkt.

    – Deze persoon heeft een lichaam en een geest, net als ik.
    – Deze persoon heeft gevoelens, emoties en gedachten, net als ik.
    – Deze persoon is ooit verdrietig, teleurgesteld, of gekwetst geweest, net als ik.
    – Deze persoon voelde zich net als ik onwaardig of ontoereikend.
    – Deze persoon maakt zich zorgen en is soms bang, net als ik.
    – Deze persoon verlangt, net als ik, naar vriendschap.
    – Deze persoon leert over het leven, net als ik.
    – Deze persoon wil zorgzaam en aardig zijn voor anderen, net als ik.
    – Deze persoon wil tevreden zijn met wat het leven hem heeft gegeven, net als ik.
    – Deze persoon wil net als ik veilig en gezond zijn.
    – Deze persoon wil gelukkig zijn, net als ik.
    – Deze persoon wil geliefd worden, net als ik.
    – Ik wens dat deze persoon vredig en gelukkig is.
    – Ik wens dat er van deze persoon wordt gehouden, omdat deze persoon een medemens is, net als ik.
    Bron: Ram Dass Mirabai Bush in Walking Each Other Home

  • Stap 3 De start van het gesprek

    Wat zeg je precies, zodat de ander en jijzelf zich meteen op hun gemak voelen en er een veld van mogelijkheden ontstaat. 

    Ik geef je 3 succesfactoren voor een goede start van het gesprek zelf. 

    1. Begin met een waarneming. Dat gaat over wat je daadwerkelijk hebt gezien of gehoord. Dat wat de camera heeft gezien, als die aanstond. Het kan bijvoorbeeld een lichaamshouding zijn, iets wat iemand letterlijk heeft gezegd, of iets wat je diegene hebt zien doen.
    2. Zeg wat voor gevoel dat bij jou oproept. Een gevoel is iets anders dan ‘het gevoel hebben dat…’. Dat is een mening.  Bijvoorbeeld “ik heb het gevoel dat jij het hier niet leuk vindt, is geen gevoel. Je kunt het woord ‘gevoel’ vervangen door ‘ik denk dat’. Bovendien val je de ander aan. 
    3. Beschrijf de tegenstellingen. Dit is de essentie dat het grote verschil gaat maken. Lastige situaties zijn lastig, omdat ze vaak bestaan uit tegenpolen die elkaar in evenwicht willen houden, waardoor je moeilijk kunt kiezen. Je wilt het één en het ander. Je wilt je punt maken én je wilt de relatie goed houden. Je worstelt met iets dat een tegenstrijdigheid in zich heeft. Je wilt dat iemand ophoudt jou niet serieus te nemen én je wilt niet overkomen als zeurpiet. Je wilt iemand duidelijk maken dat zijn werk beter moet én je wilt hem niet kwetsen. Ga op zoek naar de worsteling die voor jou achter deze situatie ligt.

    Voorbeelden van goede zinnen die je kunt gebruiken om lastige gesprekken te starten:

    “Ik zie dat je digitale agenda niet gevuld is. Ik maak me zorgen om je bereikbaarheid voor mij en anderen, waardoor we met elkaar kansen laten liggen. Aan de ene kant wil ik je graag je eigen gang laten gaan. Aan de andere kant vind ik van mezelf dat ik in controle moet blijven. Ik vind dat dat hoort als leidinggevende. Tja, dat zegt wel iets over mezelf. Ik kan daar echt mee worstelen en daar wil ik het met je over hebben.” 

    “Gisteren tijdens de vergadering was Lucy heel trots op haar werk. Ik hoorde jou tegen haar zeggen “dat ze wel wat harder mag werken” en toen ging je lachen. Ik merkte dat mijn maag een beetje ineen schrompelde van jouw opmerking en ik dacht: waarom zegt ie dat nou? Ik merkte dat ik boos op je werd en je het liefst wilde ik een hele vervelende opmerking naar je maken. Het frustreert me omdat ik heen en weer geslingerd wordt tussen aan de ene kant vind ik dat grapjes moeten kunnen en aan de andere kant wil ik zorgen voor het team als geheel. Ik weet nu even niet hoe ik hiermee om moet gaan, daar wil ik het met je over hebben.”

    ArrayAls je baas zich bemoeit met jouw aanpak. “Gisteren zei ik tegen Jos (medewerker)dat hij maar beter even rustig aan kon doen en thuis een dagje aansterken. Jij (directeur) zei tegen me dat je dat onzin vond en wilde dat ik hem weer naar kantoor zou halen. Ik vind het vervelend als je je bemoeit met mijn stijl van leidinggeven. Ik voel me minderwaardig en niet goed genoeg als je dit zegt. Terwijl ik weet dat ik heel goed ben in mijn werk. Ik ben uit het veld geslagen omdat ik jou graag tevreden wil stellen en tegelijkertijd ook mijn eigen manier van werken wil handhaven. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we dat allebei voor elkaar krijgen?”

  • Stap 4 Loslaten

    Laat de uitkomst los, laat je ego los. Daarvoor in de plaats mag je de verbinding vastpakken. De verbinding met de ander. Stem je af op de ander. Wees oprecht geïnteresseerd in de ander. Jouw medewerker snapt heel goed dat jij een opgave hebt en resultaten moet halen en dat dat voor jou op het spel staat. Maar het paradoxale is: hoe meer er voor jou op het spel staat hoe meer je je moet afstemmen op de ander. Drammen heeft geen zin. Oprecht verbinden wel.

  • Stap 5 Afronding: maak een afspraak

    Probeer niet naar een conclusie te springen en neem de tijd die het vraagt. Stel je hebt 1 uur, wat heel gebruikelijk is. Je merkt vanzelf of het gesprek na dat uur klaar is en kan worden afgerond met een vervolgstap. Dat kan zijn het gesprek een andere keer voortzetten, omdat de tijd te kort was. Of het kan zijn dan je allebei weet wat je te doen staat. Zorg dat je uitspreekt naar elkaar wat je gaat doen. Rond het gesprek altijd af. Eindig nooit met de klok. Dat wil zeggen, dat het tijd is en je gewoon stopt, afscheid neemt en overgaat tot de orde van de dag.

Wil je de complete checklist ontvangen, zodat je altijd de juiste stappen zet ter voorbereiding van een lastig gesprek? Inclusief voorbeelden en tips. Je kunt hem gratis downloaden. 

U heeft een gratis lidmaatschap

Upgrade naar een PRO-abonnement voor € 4 per maand of € 30 per jaar en ontvang:

  • onbeperkt toegang tot alle artikelen.
  • geen commerciële emails en geen reclame op de site.
  • de keuze of u wel of geen nieuwsbrief wilt ontvangen
  • het E-book: Negotiating as emotion management t.w.v. €8.00
UPGRADE NAAR PRO-ABONNEMENT >>
 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Wat ook belangrijk is, is om het niet te zien als een lastig gesprek, want dan wordt het ook lastig. Het is een belangrijk gesprek. Het is een waardevol gesprek.
De voorbereiding van het gesprek is sterk. Als het goed is leidt dat ertoe dat je ook zin krijgt in het gesprek. Dat is voor mij ook de graadmeter: als je nog geen zin hebt in het gesprek, ben je nog niet klaar met de voorbereiding. Dan mis je bijvoorbeeld nog een positieve intentie of een positief doel.

Dag Aart, wat een prachtige aanvulling! Dank je wel.

Dank Jacqueline, voor dit bruikbare handvat om liefdevol met elkaar te blijven omgaan. Eigenlijk een ´must´ voor iedereen.

Dank je wel, Tamara !

Toon alle 4 reacties
x
x