Drie organisaties met Groeipijn

De afgelopen weken kwam ik in gesprek met drie organisaties die elk op hun eigen manier te maken hebben met groeipijn. Misschien zouden ze het zelf niet alle drie zo omschrijven, maar ik ben dol op patronen en groeipijn is de rode draad die ik in dit geval zag. Zij het met verschillende symptomen.

Drie casussen

De eerste organisatie is een agentschap van de overheid, dat startte met een klein team en steeds meer taken kreeg toegewezen tot de omvang van de organisatie dusdanig was dat er zelfs een heuse ondernemingsraad nodig was. De directeur had het eigenlijk altijd wel prettig gevonden dat hij al zijn medewerkers in een keer kon informeren en had duidelijk zijn bedenkingen bij het instellen van formelere procedures.
De tweede organisatie is een nieuwe stichting die door een grote gemeente in het leven is geroepen als thuisbasis voor de wijkteams in het sociale domein. Het is een organisatie die momenteel vooral bezig is om operationeel alles op orde te krijgen voor 1 januari, als de decentralisatie van de jeugdzorg, AWBZ en participatiewet naar de gemeente zijn beslag moet krijgen. Ze zijn dus ICT-systemen aan het inrichten, medewerkers aan het werven en een juridische structuur aan het opzetten. Hun groeipijn zit niet zo zeer in de groei van de organisatie maar in de ontwikkeling van hun manier van werken. De wijkteams dienen bij de burger zelfredzaamheid te stimuleren, terwijl van de professionals in die wijkteams zelf ook autonomie en zelfsturing wordt verwacht. Een dubbele uitdaging dus, die een steile leercurve zal betekenen voor de medewerkers, deels afkomstig uit ambtelijke organisaties.
De derde organisatie is een start-up, die onder de vleugels van een grote speler met een enthousiast, jong team een nieuwe propositie op het gebied van duurzame energie in de markt aan het zetten is. Daadkracht en creativiteit in overvloed, maar de vraag is nu hoe na de stormachtige eerste fase de kosten omlaag kunnen worden gebracht en de efficiëntie omhoog. Uiteraard zonder de innovatiekracht van het team in de weg te zitten.

Waar zit de groeipijn en wat is de remedie?

Voor de eerste organisatie, het agentschap, geldt dat aan formalisering niet te ontkomen valt. Als de baas niet meer alles kan overzien en aansturen, is het handig dat er kaders vastliggen waarbinnen het werk wordt uitgevoerd. Het hoeft echter niet zo te zijn dat die regels leiden tot een bureaucratie. Regels kunnen ook ongeschreven zijn. Het kunnen ook gedeelde normen zijn, die gewaarborgd worden in de werving en selectie (mensen aannemen die passen bij die manier van werken), in opleiding en ontwikkeling van medewerkers en die waar mogelijk ingebakken zitten in de formele systemen. Dat is wat Bill Ouchi – hoogleraar aan UCLA - in 1980 al mooi omschreef als het clan model.
Voor de tweede organisatie, de wijkteams, is het de uitdaging om houvast te bieden aan de nieuwe medewerkers in hun nieuwe taken (in de vorm van protocollen en systemen) zonder het lerend vermogen van de organisatie en de ruimte voor zelfsturing te beperken.
Voor de derde organisatie, de start-up, geldt dat er gezocht moet worden naar wat Julian Birkinshaw van de London Business School contextual ambidexterity noemt: in één organisatie het vermogen verenigen om tegelijkertijd nieuwe projecten te realiseren en bestaande projecten te exploiteren. Dat vergt in de eerste plaats het nodige van de medewerkers, die twee werkstijlen moeten kunnen afwisselen. Maar ook het organisatieontwerp kan daarin een belangrijke rol vervullen, door het combineren van speelruimte voor de innovatie met strakkere structuren voor de zaken waar efficiëntie en duidelijkheid nodig is. Dat laatste zou bijvoorbeeld projectmanagement en financiële verslaglegging kunnen zijn, maar ook de manier waarop medewerkers worden beoordeeld en beloond.

Het patroon

Eigenlijk zit de groeipijn in alle drie de gevallen in het zoeken naar een balans tussen het aantrekken van de teugels op de gebieden waar dat nodig is, en het laten stromen van de energie waar dat kan. De keuzes die een organisatie daarin maakt zijn allesbepalend voor het toekomstige succes. Het voelen van groeipijn betekent dus dat het moment van de waarheid is aangebroken.