Toen ik laatst een lezing gaf over continu verbeteren kreeg ik de vraag: Hoe houd ik mijn medewerkers betrokken bij continu verbeteren? Die vraag krijg ik wel vaker en komt met name als organisaties een tijd bezig zijn en de belangrijkste quick wins zijn gerealiseerd. Wat dan? Hoe zorgt een organisatie dan er voor dat het aantrekkelijk blijft voor de medewerkers om met continu verbeteren aan de slag te blijven? Ik ben van mening dat het een eigen verhaal moet worden van de medewerkers, een verhaal van zichzelf, maar hoe bereik je dat?

Alle niveau's daadwerkelijk betrokken

Het hele management vanaf de top tot naar de werkvloer moet betrokken zijn. Heldere en consequente communicatie naar medewerkers toe is hierbij essentieel. Toch merk ik met enige regelmaat dat continu verbeteren vooral een verhaal van het (top) management is. Hoe zorgen we er nu voor dat ook alle andere medewerkers voldoende betrokken zijn en blijven bij de invoering van continu verbeteren en ook hier aan vasthouden?

Betrokken en enthousiaste medewerkers vormen namelijk het vliegwiel om de verandering en de verbetering draaiende te houden. Dit vraagt om aandacht voor continu verbeteren binnen alle lagen van de organisatie.

Zorg ervoor dat medewerkers zelf het eigenaarschap nemen en continu verbeteren gaan omarmen als iets van hun zelf en niet als een moetje vanuit het management.

Aandacht geven en faciliteren

• Ervoor te zorgen dat ze weten waar ze mee bezig zijn en dat de gestelde verbeteringen betrekking hebben op realistische en bereikbare doelen voor de medewerkers.
• Het vertalen van de gestelde doelen in haalbare kleine stappen en zorgen dat de organisatie hier kort cyclisch op stuurt.
• Medewerkers te helpen dat ze afstand kunnen nemen zodat ze niet teveel in details blijven hangen en ze het grotere geheel kunnen overzien. Waarbij duidelijk is welke plaats hun bijdrage in dit geheel inneemt.
• Ruimte te geven aan medewerkers om zich te kunnen verwonderen. Benoem niet alleen de verwonderingen maar neem hier actie op en doe er iets concreets mee.
• Het bezig zijn met verbeteringen leuk te maken, gebruik hierbij oa gamification om medewerkers uit te dagen met de verbeteringen aan de slag te zijn.
• Verbeteringen te laten leven door zichtbaar te maken wat er allemaal al is bereikt.

Belangrijke les bij continu verbeteren

Ga goed om met je menselijk kapitaal: ze zijn veel waard. Als midden management kun jij een start maken met continu verbeteren maar uiteindelijke leveren de medewerkers de benodigde brandstof. Gezamenlijk kan er een super team ontstaan dat veel kan bereiken en er voor zorgt dat continu verbeteren daadwerkelijk gaat draaien. Geef de medewerkers ruimte en vertrouwen en manage als midden manager vooral de kaders en bedreigingen zodat het team er hun eigen verhaal van kan maken.

Als management moet je zorgen dat continu verbeteren niet als een bedreiging wordt gezien voor de medewerkers. Maar vooral als een bedreiging voor saai werken met weinig tot geen toegevoegde waarde. Op die manier zijn er mooie dingen te bereiken voor medewerkers en klanten. Voorkom dat het een efficiency slag wordt met als resultaat kostenbesparing door minder FTE.

Uitgangspunt om duurzaam te veranderen

Het uitvoeren van de veranderingen moet gebeuren met respect voor de mensen en de cultuur van de organisatie. Als we op basis van respect handelen zullen medewerkers continu verbeteren omarmen en er ook voor lange tijd mee aan de slag gaan en erbij betrokken blijven.