Zing, vecht, lach en speel

Voor in de zaal staat een directeur en vertelt over het belang van de fusie.*
U zit in het publiek. Kijkt om u heen. Proeft de sfeer. Ruikt de spanning en luistert naar de geluiden.
Wat neemt u waar?
Wat bepaalt of medewerkers de boodschap geloven?

Een praktijkvoorbeeld over het management van een woningbouwcorporatie.

Cijfers en spreadsheets houden het droog
Twee woningbouwcorporaties zijn met positief advies van de lokale overheden gefuseerd en willen de nieuw gekozen strategiedoelstelling in gang zetten. Het middenmanagement bestaat uit drie bloedgroepen: twee groepen uit beide corporaties en een paar nieuwe managers.
De vraag: Wat zorgt voor integratie en samenwerking?

De directie besluit om in een bijeenkomst het management te informeren over de strategiedoelstelling en presenteert op spreadsheets de cijfers en concrete plannen met prestatie-indicatoren. Met instrumenten zoals de Balance Score Card en zo realistisch mogelijke prognoses krijgt iedere manager sturingsmogelijkheden in handen.
Het geeft individuele focus, maar zorgt niet voor integratie en evenmin voor samenwerking.

De zakelijke informatie is duidelijk en de directie weet te vertellen wat ze wil. Directieleden praten. Ze presenteren ook. In de stijl zoals ze praten. Cijfers spreken immers voor zich en heldere woorden in plannen en presentaties zorgen dat mensen verder kunnen. Denken zij.

Duidelijkheid is belangrijk. Echter deze wijze van communiceren bevat een belangrijke aanname: mensen komen in beweging door cijfers en woorden. Maar is dat wel zo? De directieleden krijgen managers aan het bureau. Ze klagen over onderlinge stroefheid. Zich bewust van het belang van een goed middenkader schakelen ze ons als externe begeleiders in. Samen met hen starten we een ontwikkeltraject. Thema: Integratie.

Lachen, zingen en stil zijn
De eerste middag nodigen we namens de directie het management uit in het rustieke klooster van een naburig dorp. Passend bij de context van een klooster wandelen directie en managers in kleine groepen een rondgang -de bloedgroepen gemengd. De ronde gaat achterlangs het koor, over het podium, via een gebrandschilderd raam, onderlangs de trap en stopt buiten bij de kloosterbel. Aan alle locaties zijn onderwerpen met vragen gekoppeld, afgeleid van de Benedictijnenorde en prima bruikbaar voor managers. Lef en nederigheid, ruzie, samen zingen, humor, maar ook stilte met als opdracht: wees 5 minuten stil.

Non verbaal communiceren
In een vervolggesprek met de directie praten we over het effect van non verbale communicatie.
Op hun verzoek filmen we een directievergadering en kijken ‘onder water’. Ze willen zichzelf zien, zich bewust worden van hun uitstraling en de manier waarop ze non verbaal communiceren.
De eerste reacties: “Oh, wat kijk ik boos.” “Zit ik altijd zo onderuitgezakt?” en: “Ik kijk meer op mijn iPhone, dan naar jullie”. Het resultaat is groot; jezelf zien confronteert. We kijken naar wat goed gaat en zien mooie voorbeelden waarin ze elkaar aankijken, rondkijken, afstemmen, een onderwerp uitwerken en afspraken maken.

Vechten, huilen en bruggen bouwen
De tweede middag vindt plaats op kantoor. De middag, voorbereid met managers uit de drie bloedgroepen, heeft als doel elkaars kernkwaliteiten** te leren kennen en benutten.
Halverwege de middag groeit de spanning. De communicatie belandt in zij-wij-taal en bijna vliegen ze elkaar in de haren. “Wij zitten hier op een eiland en waren allang … terwijl zij nog lang niet…”
Op mijn vraag laat een rustige deelnemer zien wat er gebeurt. De tafels gaan aan de kant en hij geeft in de ruimte van de vergaderzaal iedereen één voor één een plek die naar zijn idee past bij de huidige positie van die persoon en maakt daarmee haarscherp de onderlinge strijd visueel.
De eilanden met de bloedgroepen worden zichtbaar, de nieuwe managers hangen erbij. Eén directeur staat midden tussen zijn oude medewerkers, een ander bij het raam druk met externe zaken. Het is heftig, confronterend. Iemand huilt.

De rest van de middag stellen we vragen, praten over wat gebeurt en maken andere ‘opstellingen’***. Ieder heeft een eigen zienswijze op de ordening van de groep. Dan volgt een doorbraak. Eilanden horen bij deze fase, maar: waar kunnen we bruggen bouwen en wie zijn bruggenbouwers?
Het uiteindelijke beeld geeft voldoende acceptatie om verder te kunnen: ieder heeft voor nu een plek waar hij zijn bijdrage kan leveren.

Involve me and I will understand
Een ervaring doet meer dan duizend woorden****. Een lied klinkt door. Een beeld blijft op het netvlies.
Medewerkers proeven de sfeer. Ze zien aan uw houding of het klopt wat u zegt, horen het enthousiasme of ruiken de angst. Bewust en vooral onbewust wéten ze of u gepassioneerd bent en voelen of ze echt belangrijk zijn.

Te vaak is het volgende motto van toepassing: "Veel directeuren en managers zwemmen met droog haar". Vrij naar Kees van Kooten

Duidelijkheid ontstaat door cijfers. Integratie en samenwerking krijgt u door als leider het lef te ontwikkelen om onconventioneel te communiceren.
Confucius leerde toekomstige hoogwaardigheidsbekleders:
“ Tell me and I will forget.
Show me and I may remember.
Involve me and I will understand.”

Cadeautje? Over twee weken bij de laatste column: ‘The other 7 Habits’.

Noten

*      Voor een speech met effect: Al Pacino’s Inspirational Speech
**    Bezieling en kwaliteit in organisaties – Daniel Ofman ISBN 9789 0215 834564
***  Het succes van organisatieopstellingen – Bert Hellinger ISBN 9789 0696 35699
**** Ervaringsgericht adviseren - afstudeerproject Master in ChangeManagement – Bea Annot