Video conferencing en het nieuwe normaal

Wereldwijd werken nog steeds miljoenen mensen thuis vanwege de aanhoudende coronapandemie. Bedrijven hebben zich snel moeten aanpassen om thuiswerkend personeel te managen en zijn in recordtijd succesvol getransformeerd tot volledig op afstand functionerende organisaties.

Maar geen enkele organisatie is makkelijk te managen zonder persoonlijke communicatie. Bij Zoom hebben we dit jaar gezien hoe video conferencing de oplossing is die organisaties op afstand laat samenwerken. De coronapandemie heeft voor ons veranderd wat het betekent om een communicatieleverancier te zijn. Het is geen ‘nice-to-have’ meer, maar een noodzakelijke factor in de bedrijfscontinuïteit van bedrijven over de hele wereld. Het is een manier om verbonden te blijven zonder de gezondheid van medewerkers in gevaar te brengen.

Deze veranderende rol van video conferencing, van ‘nice-to-have’ naar ‘must-have’, is meer dan een tijdelijke tool om de bedrijfscontinuïteit in stand te houden. Wij zagen dat er vorig jaar een aantal fundamentele verschuivingen plaatsvonden in de wijze waarop we naar werk kijken en hoe we met elkaar communiceren. Ik geloof dat deze veranderingen blijvend zijn en in het nieuwe jaar zullen doorzetten.

Een nieuwe definitie van de werkplek

Vóór de pandemie zag je al dat de combinatie van technologische vooruitgang en een nieuwe generatie professionals zorgde voor veranderingen in bedrijfscultuur en werkplekken. De term ‘werkplek’ heeft zijn ware betekenis enigszins verloren. Het is niet langer een traditionele werkomgeving. Je hoeft het maar aan vrienden en familie te vragen: steeds vaker zul je merken dat ‘naar je werk gaan’ een andere betekenis heeft. Meer professionals kiezen voor co-werkplekken en koffietentjes, ze werken in het park wanneer de zon schijnt, of ze werken thuis. Steeds meer plekken zijn tegenwoordig acceptabel, zolang het werkt voor het individu én het werk effectief wordt gedaan.

Omdat het nu bedrijfskritisch is om op afstand te kunnen werken, moeten bedrijven zich aanpassen aan deze veranderende definitie van de werkplek. Ze moeten hun bedrijfsprocessen permanent herdefiniëren om ervoor te zorgen dat ze succesvol kunnen blijven. Ik verwacht dan ook dat je in 2021 een verschuiving zal zien in de rol van het kantoor, en een aanhoudende groei in nieuwe typen werkplekken. Uiteraard geloof ik dat videocommunicatie een kritieke aanjager in deze trend zal blijven.

Geografische barrières verdwijnen

Doordat iedereen thuiswerkt hebben veel bedrijven een bijkomend voordeel van video conferencing ervaren: fysieke afstand is veel minder belangrijk geworden. Niet alleen voor medewerkers in hetzelfde land, maar ook met internationale collega’s is het makkelijker communiceren. Wellicht dat het besef dat we allemaal in hetzelfde schuitje zitten een rol speelt, of dat we simpelweg gewend zijn geraakt aan videocommunicatie.

Ik verwacht dan ook dat bedrijven anders na zullen gaan denken over bepaalde zaken waar voorheen geografische locatie een belangrijke rol speelde. Neem recruitment bijvoorbeeld: bedrijven willen het liefst talent van over de hele wereld aantrekken, niet alleen uit hun eigen regio. In 2021 kunnen bedrijven de mogelijkheid benutten om de beste mensen aan te nemen voor een functie, ongeacht waar ze zich bevinden.

Forenzen en milieu-impact

Milieubewuste bedrijven die hun maatschappelijke verantwoordelijkheid serieus nemen, zagen al snel het positieve effect van thuiswerken op hun milieu-impact. Denk maar eens na over de milieu-impact van een dagelijkse vergadering met slechts vier deelnemers. Met een gemiddelde reisafstand van 19 kilometer, stoten vier medewerkers op jaarbasis ruim 6 ton CO2 uit als ze naar kantoor moeten rijden. Video conferencing kan die uitstoot significant terugdringen.

Eerder dit jaar bleek uit ons onderzoek bij tien bedrijven, dat zij dankzij de inzet van video conferencing in slechts 90 dagen hun CO2-uitstoot met naar schatting 685.205 m3 hebben kunnen terugdringen. Dat is vergelijkbaar met de jaarlijkse CO2-uitstoot van 148.958 auto’s en heeft een vergelijkbaar effect van het aanplanten van 11.420.077 nieuwe bomen.

Ik verwacht dan ook dat in het nieuwe jaar meer bedrijven proactief zullen sturen op flexibel werken om hun koolstofvoetafdruk te verlagen.

Digitale interne communicatie

Een van de krachtigste motivatie tools voor iedere werknemer: interne communicatie. Horen hoe het gaat met het bedrijf, wat de strategische richting is, waar de winsten en de verliezen plaatsvinden, en wat het toekomstplan is.

Aan het begin van de coronacrisis waren veel bedrijven bang dat de interne communicatie minder effectief zou zijn wanneer niet iedereen fysiek bij elkaar was. Maar nu is inmiddels duidelijk dat interne communicatieprocessen ook digitaal succesvol kunnen zijn, als de bedrijven maar de juiste tools tot hun beschikking hebben en de behoeftes van hun medewerkers begrijpen.

Dit jaar zagen we al dat veel bedrijven het concept van de “Town Hall Meeting” omarmden, waarin leadership teams verslag doen van strategische zaken en bedrijfsresultaten, en medewerkers de kans krijgen vragen te stellen en met de directie in gesprek te gaan.

Die trend zal doorzetten. Eind 2019 schatte Gartner al dat tegen 2022 40% van alle formele vergaderingen virtueel zullen worden gehouden. De coronacrisis heeft die verschuiving versneld, waardoor interne videovergaderingen nu al de norm zijn. Tools zijn meegegaan in deze versnelling, door interactieve functies toe te voegen om virtuele meetings beter te faciliteren.

Ik verwacht dan ook dat meer en meer interne communicatie via online kanalen zal gebeuren. Naast vergaderingen, bedrijfsbijeenkomsten en de pubquizzen op vrijdagmiddag, zullen ook informatieve sessies, trainingssessies, gesprekken over geestelijke gezondheid en welzijn vaker via video conferencing plaatsvinden. We gaan een nieuw tijdperk van werken tegemoet.