“Wij implementeren Lean, dat levert een besparing van X FTE op.”

Columns

“Wij gaan Lean implementeren en dat levert ons een besparing van X FTE op.” Een veel gehoorde aankondiging. Slagingskans: 0%.

De directeur die deze aankondiging doet heeft de essentie van Lean niet begrepen en snijdt zichzelf in de vingers. Kostenreductie is nooit het doel van procesoptimalisatie, het kan wel één van de gevolgen zijn. Medewerkers zijn onderdeel van het verbetertraject en hebben een doel, ondersteuning en motivatie nodig. Zij willen best veranderen en niet veranderd worden.

Lean is een hulpmiddel (way of life) om zo snel en goed mogelijk datgene te maken wat de klant wil (binnen de kaders die de organisatie heeft omschreven), in één keer goed, op het juiste moment, met de juiste kwaliteit, niet meer en niet minder.

Voorbeeld 1
Het gestelde doel is FTE reductie, de volledige middel-management laag wordt boventallig verklaard en vertrekt. Vervolgens blijkt dat veel processen nog moeten worden aangepast en dat medewerkers niet zo zelfstandig kunnen opereren als gedacht.
Korte termijn: “doel” gehaald: FTE reductie gerealiseerd, lange termijn: het “doel” bleek geen doel: medewerker tevredenheid omlaag, klant tevredenheid omlaag, kosten omhoog omdat alsnog noodverbanden geplakt moeten worden. Procesoptimalisatie wordt alsnog gestart met grote achterstand in motivatie.

Voorbeeld 2
Het doel is ”verhogen klanttevredenheidsscore”. De medewerker debiteurenbeheer is hiervan doordrongen en moet de keuze maken of een incassotraject wordt doorgezet. Op basis van de doelstelling neemt hij zijn beslissing. Ra, ra wat de beslissing wordt.

In bovenstaande voorbeelden is een gevolg van procesverbetering tot doel verheven. Dat leidt tot verkeerde beslissingen in het werkproces.

Andere voorbeelden van “gevolgen” zijn: hogere medewerker-tevredenheid, lager ziekteverzuim, ruimte voor herinvestering, meer winst, groei, ……. Kenmerk van al deze “gevolgen” is dat ze vaak met een “doel” verward worden. Zonder uitzondering zullen organisaties die dit gedaan hebben erkennen dat een geïsoleerde aanpak op deze onderwerpen niet werkt. Als je processen optimaliseert kan een gevolg zijn dat de uitvoering kosten-efficiënter gedaan kan worden.

Eerlijke communicatie over mogelijke gevolgen is essentieel, wat doen wij als organisatie als straks blijkt dat we met minder mensen toe kunnen. De betreffende medewerker snapt heel goed dat het niet verbeteren van de processen alleen om deze medewerker aan het werk te houden ook niet de oplossing is.

En nu:
Als “lean” in uw organisatie niet werkt is het goed de “doelen” eens tegen het licht van bovenstaande tekst te houden. Start met een goed strategisch plan: concreet, uitdagend, gedragen door het voltallige MT en geldend voor de hele organisatie. Vanuit deze plannen wordt een serie doelen geformuleerd die voor iedereen duidelijk zijn, er zit geen ruis in de omschrijving (SMART helpt maar is geen doel op zich). De medewerkers zijn vervolgens goed in staat om met deze doelen voor ogen de juiste beslissingen te nemen en processen te optimaliseren. Bereid de medewerkers voor op de mogelijke gevolgen en vertel op voorhand hoe uw organisatie daar mee omgaat.

Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren

Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)

Word een pro!

SCHRIJF MEE >>

Anton Schaerlaeckens
Lid sinds 2019
Gelukkig zijn er ook bedrijven die wel de kracht van Lean Management volledig benutten.
Een voorbeeld uit onze praktijk, http://www.leanquality.nl/blog/oei-ik-groei-ik-heb-succes-en-een-probleem/

Er wordt echter door menig adviseur of trainingsbureau juist bewust op de korte termijn ingezet. Jammer want hierdoor heeft lean management ook een slechte reputatie gekregen bij menig medewerker en leidinggevende.
Haiko Neidig
Auteur
@Anton, een mooi voorbeeld in je blog. Een belangrijk kenmerk voor succesvol Lean implementeren is in jouw verhaal aanwezig: de directie ondersteunt lean voor 100 % en heeft ook zijn manier van leidinggeven aangepast van directief naar ondersteunend.
Vanuit dit goede uitgangspunt overwin je met vallen en opstaan de uitdagingen. Mijn voorbeeld over de verwarring van doelen en gevolgen is maar één van de valkuilen......

Meer over Lean management en werken