Channels

Verantwoordelijkheid binnen een organisatie is belangrijk omdat duidelijk is wie ergens voor staat, wie je moet aanspreken over dat onderwerp, bij wie je je zorgen en ideeën kunt uiten. Uiteraard is de verantwoordelijke ook degene die het op zijn bordje krijgt als het niet goed is gegaan, maar dat is niet de kern.

Het gaat niet om het bestraffen of afrekenen, het gaat over duidelijkheid, transparantie, maar ook over het gevoel dat het oplevert: als je ergens verantwoordelijk voor bent, doe je net een stapje harder, denk je er net iets dieper over na, ben je er gewoon net wat meer mee bezig. Verantwoordelijkheid zorgt er dus ook voor dat je lekker ‘scherp’ bent, en als je op scherp staat, ben je op je best. Bovendien is het krijgen van verantwoordelijkheid ook een uiting van herkenning en erkenning van je kwaliteiten als professional. Ook is het een teken van waardering en van vertrouwen in het feit dat je het aankunt. Het ‘voelt’ dus ook gewoon lekker.

Te weinig en vaak onjuist gebruik van verantwoordelijkheid

Verantwoordelijkheid geven is dus ook een simpel maar effectief middel om betere prestaties te genereren. Toch wordt dit maar weinig en vaak onjuist gebruikt. Managers houden verantwoordelijkheden dicht bij zich (zij zijn eindverantwoordelijk en worden op de resultaten aangesproken). In de huidige command en control organisatie is het minimaliseren van risico cruciaal en is de reflex van de meeste managers op deze situatie dat ze alles zelf in de hand willen houden.

Lees ook:

Excelleer door verantwoordelijkheid te geven

Aan de andere kant worden dingen nogal eens ‘over de schutting gegooid’, onder de mededeling dat het ‘nu jouw verantwoordelijkheid is’. Hierbij wordt vaak niet onderzocht of besproken of ‘het slachtoffer’ wel bereid en in staat is om de verantwoordelijkheid te dragen.

Omgaan met fouten

Als er in kleine organisaties is mis gaat, is dat klein nieuws. Als er in grote organisaties is mis gaat, is dat groot nieuws. En in de grote organisaties gaat nogal eens iets mis. Dat wordt nieuws en vervolgens moet het aangepakt worden. De schuldigen moeten worden gestraft, want het kan niet zo zijn dat iemand die verantwoordelijk is, daar niet op wordt aangepakt. En er moeten maatregelen worden getroffen om te voorkomen dat het ooit nog eens kan gebeuren.

Als er dus nieuws is over verantwoordelijkheid, dan heeft het te maken met dingen die fout zijn gegaan en met het straffen van de verantwoordelijke.

Over de schutting kieperen

In organisaties gebeurt het helaas regelmatig dat iets bij een medewerker wordt neergelegd met de mededeling “Het is nu jouw verantwoordelijkheid, veel succes ermee”. Dit voelt niet als positief, als erkenning, maar als het probleem bij een ander neerleggen. Hierbij moet een medewerker maar zien hoe een oplossing gevonden kan worden. Of de medewerker hiertoe de mogelijkheden heeft, zowel persoonlijk als qua hulpmiddelen, is hierbij niet onderzocht en veelal ontbreken de middelen gewoon.
De manager zegt dan: ik leg het in handen van de professional, en nou is het weer niet goed! Inderdaad, het is niet goed. Het is een variant op een andere ‘over de schutting actie’, die meestal eindigt met de verontwaardigde uitspraak: “maar dat hadden we toch afgesproken!”. In de meeste gevallen was er echter geen sprake van een afspraak tussen 2 personen, maar van een eenzijdige uitspraak van de manager, die hij ten onrechte interpreteert als een afspraak.

Hoe dan wel

  • Veiligheid
    Bij het verlenen van verantwoordelijkheid hoort geen harde afrekencultuur, wat niet betekent dat het vrijblijvend is. Vertrouwen vormt de basis.
  • Afstemming
    Met degene die de verantwoordelijkheid gaat dragen moet goed worden afgestemd of dit wel past in het huidige takenpakket en andere omstandigheden die een rol spelen. Resultaatafspraken moeten dat ook zijn: echte afspraken tussen twee partijen.
  • Steun
    Duidelijk moet zijn dat de medewerker altijd bij de manager kan aankloppen voor overleg of ondersteuning: verantwoordelijkheid betekent niet dat je er alleen voor staat.
  • Aandacht
    Ook als de medewerker niet komt voor afstemming, neemt de manager het initiatief om te volgen hoe het loopt. De scheidslijn tussen ‘controle’ en ‘er boven op zitten’ versus aandacht hebben is een moeilijke en gevoelsmatige, die veel EQ van de manager vereist.
  • Verantwoording
    Last but not least: de verantwoordelijke heeft niet alleen de plicht om zich te verantwoorden, maar heeft daar ook recht op: zorg er voor dat dit ook echt gebeurt.

Als we verantwoordelijkheid weer op een zorgvuldige manier gaan gebruiken dan zal dit een enorm positieve uitwerking hebben op werkbeleving en resultaten, zonder nieuwe organisatieconcepten of reorganisaties. Gewoon, door mensbewust te organiseren.

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Bekend item.
Maar verantwoordelijkheden is maar één zijde van de matrix.
Bevoegdheden is de andere zijde.

Verantwoordelijkheden zonder bevoegdheden worden vaak bij uitvoerenden gelegd.
Bevoegdheden zonder verantwoordelijkheden blijven meestal bij het hoger management.

@Peter
Helemaal mee eens.
Bij omvangrijke opdrachten staan veel “verantwoordelijken” op de foto.
Als het even wat minder gaat zie je degene die zich verantwoordelijk voelt.
Dus verantwoordelijk voelen of verantwoordelijk zijn.
Dat is een pijnlijk verschil.

@Peter,
Als iemand die verantwoordelijkheid krijgt maar niet de bijbehorende bevoegdheid heeft, is dat een voorbeeld van onjuist omgaan met verantwoordelijkheid. Als mensen in een organisatie hun snor kunnen drukken, of dat nu medewerkers zijn, of zoals in jouw reactie, managers, kun je nog zo veel maatregelen bedenken als je wilt, maar dan gaat niets werken.
@ Jos
Deze column ging meer over het structureren van iets op de goede manier. De goede structurering zou ook kunnen gaan leiden tot het juiste gevoel. Jij hebt het vooral over dat gevoel en eigenlijk over betrokkenheid en over intrinsieke motivatie, iets dat bij medewerkers duidelijk aanwezig is (maar vaak onder de oppervlakte blijft door demotiverend management), maar dat bij managers heel vaak ver te zoeken lijkt te zijn.

Bedankt voor jullie reacties, het zet toch weer even aan het denken en daarmee is vaak al weer de kiem gelegd voor een nieuwe column!

x
x