De spagaat tussen operationele werkzaamheden en projecten

Hoe gaat u om met de spagaat die uw mensen ervaren bij het verdelen van hun beschikbare tijd tussen operationele werkzaamheden en projecten waar ze aan werken?

Bij mijn opdrachten hoor ik vaak dezelfde kreten: ‘mijn project loopt uit, want ik moet zoveel andere werkzaamheden doen’ of ‘leuk dat we nu ons project met Scrum doen, maar als ik zo op de afdeling kom, dan is mijn mailbox ontploft/ heb ik tig terugbel notities/ moet ik nog een offerte afschrijven.’ Ook het inplannen van een paar uur per week om te werken aan een project of verbeterinitiatieven leidt vaak tot een flinke puzzel in de agenda’s. Soms zelfs weken vooruit. En als de werksessies er dan in staan, dan is het maar afwachten of iedereen er daadwerkelijk is en niet afmeldt vanwege dagelijkse werkzaamheden.

Het maakt niet uit wat voor type project of organisatie het is. Het is een ‘probleem’ dat ik vaak tegen kom: medewerkers die onderdeel zijn van een Lean Six Sigma verbeterproject, Scrum project, verbeterinitiatief, organiseren van het bedrijfsfeest of welk ander project dan ook en daar vervolgens geen of te weinig tijd voor krijgen. Of te horen krijgen: zoek zelf de flexibiliteit maar in je agenda.

Even wachten beste managers. Zo werkt het niet!

Het is helemaal niet motiverend om in deze tweestrijd terecht te komen en het leidt doorgaans niet tot de gewenste resultaten.

Je tijd moeten verdelen tussen meerdere werkzaamheden is heel herkenbaar. Voor iedereen. Het wordt helemaal lastig als je er nog iets extra’s bijkrijgt en dat ook binnen dezelfde (werk) tijd moet organiseren. Hoe leuk het project dan ook moge zijn, je bent niet snel geneigd om er met volle overtuiging aan mee te werken, want je weet dat het andere werk blijft liggen. Structureel overwerken heeft geen lange termijn houdbaarheid. Ik merk dat de motivatie na een paar weken snel daalt voor het project als mensen er niet voldoende tijd voor krijgen.

Ook de beoogde resultaten blijven vaak achter. Doordat er te weinig tijd is om het werk goed te doen en doordat er door de hele week heen af en toe een uurtje aan besteed wordt, komt dat de kwaliteit van het project niet ten goede. Ik zie met regelmaat gebeuren dat mensen toch even snel een telefoontje of mailtje af handelen. Weg aandacht. Met als gevolg te weinig tijd voor het project, waardoor zaken afgeraffeld worden.

Straf uw mensen dus niet met een volle mailbox, terugbel notities en/of andere operationele werkzaamheden als ze aan een project mogen werken. Is het project belangrijk? Zo ja, zorg dan dat er ruimte in de agenda voor komt! Geef mensen de uren die ze nodig hebben voor het project door andere werkzaamheden bij ze weg te nemen. Als dat niet kan, dan is de vraag of het project wel zo belangrijk is. Maak duidelijke keuzes en faciliteer uw mensen. Dat is uw verantwoordelijkheid.

Als externe is het natuurlijk makkelijk roepen, dat begrijp ik ook. Want u als manager heeft ook targets/ prioriteiten/ deadlines en zit waarschijnlijk in dezelfde spagaat. Wellicht een mooi moment om eens met medemanagers van gedachten te wisselen over wat er écht belangrijk gevonden wordt binnen de organisatie. Hoe gaan we het operationele werk op een gedegen manier prioriteren en verdelen, zodat er aandacht aan de projecten besteed kan worden.

Een aantal principes vanuit het Agile Manifesto, de lean filosofie en PRINCE2 om wat mij betreft in het achterhoofd te houden bij het maken van afspraken met u medewerkers omtrent het werken aan projecten:

• Bedenk waarom het project gedaan wordt. Voor wie is dit van waarde? En wat gaat het de organisatie opleveren?
• Spreek een cyclus (per week, 2-wekelijks, per maand) af waarmee delen van het project worden opgeleverd (iteratief werken)
• Zorg dat er per iteratie daadwerkelijk een deel van het project kan worden opgeleverd door het werk in hapklare brokken te verdelen. (incrementeel)
• Stel een einddatum vast. Zonder vast te stellen wat er dan ‘klaar’ moet zijn. (Flexibele scope)
• Zorg ervoor dat er pas aan iets nieuws wordt begonnen, als het vorige is afgerond (Pull)
• Maak zaken transparant en leer van ervaringen.

En niet vergeten: maak ruimte in de agenda van de medewerkers voor het aantal uren dat er voor het project besteed mag worden!

Het klinkt voor u wellicht als clichématig. Helaas blijkt het nog steeds de dagelijkse praktijk te zijn van veel mensen; moeite met het verdelen van hun tijd tussen projecten en operationele werkzaamheden.

Hoe gaat u als manager of medewerker hier mee om?