Samenspel als stimulans van psychologische veiligheid

Het gevoel hebben om erbij te horen. Zeggen wat je op het lever hebt. Fouten openlijk durven te bespreken. Onbevreesd presteren. De boel uitdagen en in beweging brengen. En tegelijkertijd voor een positieve sfeer zorgen. Je zou zeggen dat het de gewoonste zaak in de wereld is. Maar dat is niet zo. Psychologische veiligheid is een kwestie van kleine stappen maken en samenspel. Hoe dat werkt, lees je in dit artikel. 

Veelbesproken, maar weinig toegepast

Psychologische veiligheid is het best bewaarde geheim om teams vleugels te geven. Het geeft medewerkers het gevoel erbij te horen, moedigt hen aan hun mening te geven, gemaakte fouten openlijk te bespreken en veelbelovende ideeën aan te dragen. Het leidt tot verbeteringen in eigenaarschap, samenwerking, leren, creativiteit en presteren.

Volgens de rekenmeesters van McKinsey leidt een klimaat van psychologische veiligheid tot 70 procent meer groei, 36 procent meer winst-gevendheid, 19 procent sterker innovatie vermogen en 75 procent meer productiviteit. Andere effecten zijn wat moeilijker in cijfers uit te drukken, maar niet minder belangrijk. Wat te denken van meer werkgeluk bij werknemers? Of dat medewerkers zich meer bij de organisatie betrokken voelen, omdat ze het gevoel hebben erbij te horen en zien dat hun mening telt?

Als je de bovenstaande bevindingen bekijkt, is het logisch dat het thema momenteel in organisaties rond zoemt. En dat velen er mee aan de slag willen gaan. Dat laatste is ook hard nodig.

Het gemiddelde indexcijfer van psychologische veiligheid bij werkend Nederland is de afgelopen jaren gestaag gedaald, zo blijkt uit onderzoek onder werkend Nederland. Sprak in 2013 nog 66 procent van alle werkenden zich lovend uit over het klimaat van psychologische veiligheid, in 2020 was dit percentage gedaald naar 51%. Onze conclusie: er wordt weliswaar volop over het onderwerp gepraat, maar er wordt in de praktijk onvoldoende aan gedaan. Hoe kun je daar verandering in brengen? 

Drie aanvliegroutes 

Psychologische veiligheid kun je in algemene zin via drie aanvliegroutes stimuleren: de procedurele route, de culturele route of de route van samenspel. . Wij wijzen er nadrukkelijk op dat de drie genoemde aanvliegroutes elkaar niet hoeven uit te sluiten. Integendeel, in de praktijk zie je vaak dat alle drie de routes worden bewandeld. Zo worden in ziekenhuizen strikte procedures en protocollen gehanteerd, worden maatregelen genomen om een open en veilige werkcultuur te creëren en worden pogingen ondernomen om door middel van soepel samenspel beter functionerende teams te vormen. Hoewel ze elkaar aanvullen, wordt in de praktijk vaak automatisch gekozen voor de twee eerstgenoemde routes. Het stimuleren van psychologische veiligheid door beter samenspel komt er doorgaans bekaaid af. Een reden voor ons om daar in dit artikel wat dieper op in te gaan. Maar eerst lichten we de drie routes kort toe.   

Aanvliegroute van regels en procedures 

Je kunt om te beginnen regels en procedures met elkaar afspreken. Bindende afspraken maken. En je daaraan vervolgens houden.

In de luchtvaart en in ziekenhuizen hebben regels ervoor gezorgd dat rampen en missers zijn geminimaliseerd dat de systemen en werkwijzen veiliger zijn geworden. Niet alleen in fysieke, maar ook in psychologische zin. Met behulp van speciale protocollen zijn de uitwassen van nadelig uitwerkende hiërarchische statusverschillen grotendeels uitgebannen. Zo is het de cabinecrew in vliegtuigen toegestaan om de mening van de gezagvoerder in noodsituaties te overrulen.

De procedurele aanvliegroute kent ook zijn beperkingen: het is vooral op het voorkomen van rampen en niet op het verbeteren van prestaties gericht, het werkt vooral bij routinematige activiteiten en het leidt tot klakkeloos navolgen van regels in plaats dat er zelfstandig over (on)veiligheid wordt nagedacht. 

Aanvliegroute van waarden en rituelen

Een tweede mogelijkheid is om vol in te zetten op cultuurverandering. Je gaat dan met elkaar in gesprek over waarden en normen. Je bedenkt eigen symbolen en rituelen, die je probeert te vertalen naar concreet gedrag.

Praktische voorbeelden hiervan vind je terug bij werkmethoden als agile en scrum. Denk in dit verband aan de ritmische en houvast biedende cadans van kort-cyclische sprints, maar ook de dagelijkse stand ups waarin bereikte resultaten, nieuwe kennis en gemaakte fouten met elkaar worden gedeeld. Ook participatieve en speelse werkvormen die bekend staan als ‘liberating structures’ zijn manieren om mensen een thuisgevoel te geven, ze uit te nodigen om hun mening met elkaar te delen, bestaande denkwijzen te doorbreken en een gevoel van gezamenlijk presteren te geven. Een laatste voorbeeld zijn de zelf ontwikkelde rituelen binnen creatieve bedrijven als Pixar. De makers van kaskrakers als ‘Toy Story’ en ‘Finding Nemo’ houden tweemaandelijks een ‘Braintrust’. Dat is een bijeenkomt, waarop lopende film- projecten aan de meest ervaren medewerkers van het bedrijf – schrijvers, regisseurs, producenten, leidinggevenden – worden vertoond. Daarna volgt een  vrije discussie met de makers, waarbij op veilige wijze allerlei vrijmoedigheden worden uitgewisseld. Het doel van de bijeenkomst is om de film nóg beter te maken. 

Hoe inspirerend het vaak ook klinkt, er zijn wel degelijk ook beperkingen aan de culturele aanvliegroute verbonden. Vaak hebben die niet zozeer met het wat, maar met het hoe te maken. Cultuurtrajecten zijn nog maar al te vaak top-down ingestoken programma’s waarbij het personeel ‘door de culturele wasstraat wordt gehaald’. Verplichte trainingen en workshops, massaal beleefde  kampvuurgesprekken, plichtmatige safaritochten om elkaar te leren kennen, moeizame leiderschapsexpedities om het leidinggevend kader te kneden – ondanks de gebleken ineffectiviteit is het helaas nog steeds de orde van de dag. Nog een ander nadeel van deze aanvliegroute: de link met duurzame gedragsverandering wordt vaak onvoldoende of helemaal niet gelegd. Cultuurtrajecten monden uit in vrijblijvende gesprekken hoe het anders en beter zou kunnen. 

Aanvliegroute van samenspel

Rest ons nog een derde optie: het ontwikkelen van samenspel binnen en tussen teams.

Het gaat hierbij om het onderop stimuleren van een open en veilig werkklimaat. Om hier het label ‘samenspel’ op te plakken is een vondst van Jaap Boonstra. Hij doelt op interactieve vormen van verandering die niet gebukt gaan onder nutteloze feiten, omvangrijke analyses en dikke blauwdrukken, maar die een collectief proces van experimenteren, leren en realiseren vormen waarin spelers een  eigen weg naar hun doel proberen te vinden. Zo’n proces veronderstelt openheid naar elkaar en een meervoudige blik op wat er gaande is. Samenspel nodigt uit om te kijken naar de onzichtbare, verborgen en informele processen in de onderstroom. Om te achterhalen wat de beweegredenen en gevoelens zijn van de betrokkenen. Om niet alleen te kijken naar de regels en systemen, maar ook naar wat zich tussen de regels afspeelt en wat de ongeschreven regels zijn.

De metafoor van samenspel belicht de positieve interacties tussen spelers, maar heeft ook oog voor de weerbarstigheden en de politieke spelletjes die bij samenwerking onherroepelijk de kop opsteken. 

Samen uitpluizen hoe de vlag erbij hangt 

Wanneer wij managers en medewerkers naar hun voorkeursroute vragen, kiest gemiddeld ruim tweederde voor meer samenspel. Tegelijkertijd wordt daarbij vermeld dat men eigenlijk niet goed weet hoe men daar mee om moet gaan. Hoe verloopt zo’n proces? Welke tools kan men daarbij gebruiken? En waar moet men beginnen? Om met de laatstgenoemde vraag te starten: neem alvorens je aan de slag gaat de tijd om samen met je team na te gaan hoe de vlag ervoor staat.

Observeer wat er in het team gebeurt, voer daarover gesprekken met elkaar en trek de juiste conclusies. Ga met elkaar na wat je precies wilt veranderen en bepaal met elkaar wat wenselijk is. Voorkom dat je je energie aan de verkeerde dingen besteed. Besef dat het gezamenlijk onderzoeken naar de huidige en gewenste situatie mensen over het algemeen een boost geeft. Twee tips hierbij: houd het niet bij abstracte stippen aan de horizon. Maar schets een levendig beeld van het gedrag dat in de gewenste situatie wordt vertoond. Daarnaast: onderneem een korte en intensieve zoektocht. Voorkom dat je via een achterdeur toch weer in eindeloze analyses en oeverloze discussies vervalt.   

Nudges, voorbeeldgedrag en scripts

Welke interventies en werkvormen kun je toepassen wanneer je voor de aanvliegroute van samenspel kiest? In de binnenkort te verschijnen ‘Veldgids Psychologische Veiligheid’ noemen wij drie typen interventies (en van ieder type tientallen varianten): 

• Nudges:
  Kleine, speelse en energieke werkvormen die je (vrijwel) ongemerkt een duwtje in de goede richting geven.
  Een concreet voorbeeld: vaak wordt psychologische veiligheid als een ‘zwaar’ en ‘beladen’ onderwerp gezien. Door mensen over persoonlijke ervaringen te laten praten die op de een of andere wijze iets met de erkenning van anderen, het delen van meningen, het al dan niet mee mogen doen bij prestaties of het tegen de stroom in durven te gaan kun je het onderwerp klein maken en dichtbij mensen brengen. Een ander voorbeeld: vind je het moeilijk om in het team openlijk over eigen fouten te praten? Organiseer dan eens een ‘foutenfestival’, waarop iedereen in een feestelijke sfeer met de billen bloot gaat.
• Voorbeeldgedrag:
  Leren is voor een groot deel imiteren. Als je in het kader van het streven naar onbevreesd presteren nieuw gedrag wilt aanleren, dan kan dat het beste door te kijken hoe anderen het voordoen. Nu is er tegenwoordig geen managementboek te vinden, waarin het belang van voorbeeldgedrag niet wordt aangeprezen. In de praktijk wordt de aanbeveling naar onze mening te weinig opgevolgd. Daarom noemen wij in de veldgids vele tientallen voorbeeldgedragingen om psychologische veiligheid te stimuleren.
  Een paar voorbeelden van gedragingen bedoeld om een cultuur van zwijgzaamheid te doorbreken en een cultuur van kennisdelen te bevorderen: vanuit nieuwsgierigheid en leergierigheid handelen, je open stellen voor andersdenkenden, vragen stellen in plaats van antwoorden geven (en vooral ook luisteren naar de dingen die anderen zeggen), je bewust zijn van je eigen vooroordelen en stereotypen, je kwetsbaar opstellen… 
• Scripts: 
  Oefenen aan de hand van levensechte scripts is een derde manier om samen met psychologische veiligheid aan de slag te gaan. Een script is een uit de praktijk gegrepen verhaal. Scripts zijn bedoeld om je aan het denken te zetten, concrete situaties vanuit meerdere perspectieven te bekijken, je voor te stellen hoe jij gehandeld zou hebben en met elkaar te bespreken welk gedrag in voorkomende situaties wenselijk is. Het gezamenlijk bespreken van scripts is een prima manier om alvast ‘op het droge’ te oefenen.  Zodat je er klaar voor bent als het voor het ‘eggie’ gaat.  

Tot slot

Aan het begin van het artikel constateerden wij dat de beleving van psychologische veiligheid afneemt. Tegelijkertijd weten we ook hoe belangrijk deze factor is om het verschil te kunnen maken in een sfeer van vertrouwen en vrijmoedigheid. Ons advies: laat het niet bij goede voornemens. Streef ook niet naar grootse plannen, maar ga er samen met je team mee aan de slag. Zorg dat iedereen zich elke dag een stukje veiliger voelt. 

Hans van der Loo en Joriene Beks zijn de auteurs van de boek ‘Veldgids Psychologische Veiligheid. Op hun site  vind je meer informatie over het thema.