Sales and Operations Planning

Ook die eeuwige discussies tussen marketing, sales, productie, logistiek en inkoop over 'forecasting' beu? Hoeveel tijd je er ook in steekt. En hoe hard je elkaar ook afrekent op de 'forecast accuracy'... Die forecast wordt er echt niet betrouwbaarder op in de huidige, volatiele markten. Maar, juist in die volatiele markten is het nodig een vinger aan de pols van de markt te houden en tijdig op vraagschommelingen te anticiperen.

Ondernemingen met een goede Sales & Operations Planning schakelen sneller. Bovendien zijn zij in staat om in een aantrekkende markt marktaandeel te vergroten door sneller en beter op de actuele vraag te anticiperen. Mooie woorden uit de theorieboekjes. De harde werkelijkheid is dat elke onderneming ermee worstelt. Wat zijn nu de vijf domste fouten die je kunt maken?

Fout 1: One size fits all planning
Veel planners werken met slechts één enkele methodiek om de sales forecast te maken. Terwijl je op je klompen kunt aanvoelen dat je een verschillende benadering nodig hebt voor het voorspellen van de reguliere vraag versus promotionele vraag, nieuwe producten versus lang bestaande producten, normale vraag versus projectvraag, de vraag naar een printer versus de reserve-onderdelen voor die printers en langzaamlopers versus snellopers.

Er zijn veel manieren om een forecast te bepalen. Sommige producten lenen zich voor een eenvoudige extrapolatie van historische gegevens, of de vraag is afhankelijk van de (onafhankelijke vraag naar een ander product) en dus te berekenen uit de vraag naar een ander product, weer andere producten vergen een deskundige inschatting van de verkoopkansen van een product door marketingmensen en sommige producten kun je eenvoudig ‘vandaag voor morgen’ voorspellen.

Slimmer planners maken hun planning zelfs samen met leveranciers en klanten. Supply chain management biedt concepten die tot een beter forecast leiden. Bijvoorbeeld: vendor managed inventories (de leverancier bewaakt de voorraad), automatische herbevoorrading op basis van point-of-sale/service-informatie, rechtstreekse leveringen door leveranciers en collaborative planning/CPFR (samen plannen met klanten en/of leveranciers). Vaak nog onontgonnen terrein.

Fout 2: Teveel en te voreg in detail plannen
Domme planners plannen alles in detail…. en timmeren die gedetailleerde planning ook meteen voor 1 of 2 weken dicht. Elk artikel, elke week, voor elke productielijn. Daarmee plannen ze ook alle flexibiliteit, die er in productie en distributie is, weg. Het is beter om eerst een grove planning te maken, tactisch, op het niveau van de productfamilie, één of enkele weken vooruit èn over alle productie- en distributielocaties heen, rekening houdend met de (on)mogelijkheden van de partners in de keten. En dan pas op de hele korte termijn, van uur-tot-uur, de fijnplanning op het individuele artikelniveau.

Fout 3: Er is slechts één S&OP
Veel planners maken ten onrechte maar één enkel Sales & Operations Plan. Dat plan komt natuurlijk nooit uit. Regeren is vooruitzien. Dan moeten de planners wel vooraf hebben nagedacht hoe zij gaan reageren. Wat zijn alternatieve leveranciers, in welke locaties ga je produceren en hoe krijg je de producten toch snel bij de klant? Je maakt daarom niet één enkel tactisch plan, maar je maakt meerdere contingencyplannen; wat als de vraag 50% van de voorspelling wordt, 100% of 200% van de voorspelling. Wanneer breekt jouw logistieke lijntje?

Fout 4: Denken dat plannen met ERP kan
De verwachtingen over een ERP-systeem zijn vaak hoog gespannen. ERP-systemen zijn echter bedacht voor het oplossen van de fragmentatie van informatie in bedrijven, en niet voor het ondersteunen van de planning en besturing van die processen. Naarmate processen complexer of tijdkritischer wordt, verdient de besturing daarvan afzonderlijke en hoogwaardige ondersteuning. ERP-systemen, als ruggengraat van de informatievoorziening, worden daarom aangevuld met specialistische toepassingen voor de planning en optimalisatie van de logistieke keten (in goed Engels ‘best-of-breed’).

Fout 5: Een slechte logistieke keten is niet te besturen!
Als de logistieke keten niet goed is bedacht, dan kun je plannen tot je een ons weegt. Het succes van Sales en Operations Planning wordt bepaald door de ‘zwakste schakel’ in de keten. Vooraf moet de logistieke keten, op strategisch niveau, goed zijn uitontwikkeld; van craddle-to-cradle. Echte oplossingen starten met een gedifferentieerde logistieke strategie. Afhankelijk van bijvoorbeeld individuele klanteneisen, vraagonzekerheid, productkarakteristieken, geavanceerde ICT en fiscale mogelijkheden moet eerst de passende ‘waardeketen’ met de meest competente partners worden neergezet.

Kortom, Sales & Operations Planning is een prima concept! Maar zorg wel voor de juiste planningsregels op het juiste aggregatieniveau, denk in termen van contingency-planning, gebruik de juiste ICT-hulpmiddelen en zorg dat het logistieke huis eerst op orde is. Tijdig, en gericht, inspelen op veranderende omstandigheden in de markt loont altijd.

Mensenwerk
En, tenslotte... natuurlijk is en blijft logistiek mensenwerk. Ook met Sales & Operations Planning is nog nooit een pakje uit zichzelf gaan bewegen. Dus als je de servicegraad en het werkkapitaal wilt verbeteren moet je zorgen dat jouw mensen betere beslissingen nemen. Anders verandert er niks...