Zo manage je remote medewerkers

In een tijdperk waar de cloud steeds essentiëler is en je bijna overal verbinding kan maken met WiFi, ben je niet meer zo gebonden aan een kantoor als tevoren. Neem daarbij de toenemende behoefte van de werknemer aan meer flexibiliteit, en het is geen wonder dat de vraag naar werken op afstand, ofwel remote werken, hard groeit. Maar hoe ga je hiermee om als manager?

Niet alleen voor werknemers is remote werken een uitkomst; ook steeds meer bedrijven zien er de waarde van in. Remote werknemers betekenen immers minder kosten voor kantoorruimte, benodigdheden en reiskosten, het maakt je een aantrekkelijkere werkgever en bovendien wordt de talent-poel een stuk groter: het is mogelijk om het beste talent te vinden in bijvoorbeeld Frankrijk of zelfs Brazilië of Australië. Maar deze manier van werken vergt wel een goede aanpak. Dus hoe ga je om met remote medewerkers?

Zoek een communicatiebeleid dat werkt

Het spreekt voor zich dat communicatie belangrijk is – dat is zo binnen elke organisatie – maar met een remote medewerker kan dat net even wat lastiger zijn. Je kan immers niet zomaar even langslopen om iets te bespreken. Al helemaal als de medewerker zich in een andere tijdzone bevindt kan communicatie een uitdaging zijn. Zorg daarom dat er genoeg (vaste) contactmomenten zijn, en dat deze niet alleen verlopen via chat of e-mail, maar ook veel via telefoon of voice- of video chat. Geschreven tekst kan immers anders overkomen dan het bedoeld is, wat weer kan zorgen voor miscommunicatie. Pas hier op met micro managen: je kan niet verwachten dat medewerkers productief aan het werk kunnen als ze constant gebombardeerd worden met chatberichten of telefoontjes.
Communicatie draait meer om het bespreken van zaken; het persoonlijke aspect is ook van belang, wat ons brengt bij het volgende punt.

Maak remote medewerkers deel van de cultuur

Voor een medewerker die niet het dagelijkse reilen en zeilen (en de praatjes bij de koffieautomaat) meemaakt, is het makkelijk zich vervreemd te gaan voelen van de organisatie. Op de managers beurt is het makkelijk om een werknemer die je niet ziet als vanzelfsprekend te gaan beschouwen. Contact is daarom cruciaal. Zorg dat zij de waarden van de organisatie delen en uitdragen, ook in hun manier van werken. Bespreek tevens met de remote werknemer niet alleen het hoognodige, maar informeer naar hun voortgang, overwinningen en valkuilen en houdt ze op de hoogte van wat er gaande is binnen de organisatie. Is er een bedrijfsupdate of een meeting met een team waar de medewerker ook bij betrokken is? Bel ze in via video chat. Is er een bedrijfsuitje? Nodig ze uit.
Houdt ook in gedachten dat de werknemer er niet alleen is om taken voor jou uit te voeren; zeer waarschijnlijk hebben zij net zoveel ambitie en willen zij net zo veel groeien als de medewerkers die op kantoor zitten. Geef ze dan ook die kans.

Verschaf de juiste tools voor remote werken

Tot nu toe zijn al tools als voice- en video chat, chatprogramma’s en e-mail genoemd, maar het belang van de juiste tools moet nog eens extra benadrukt worden. Zoals onderhand duidelijk is, zijn tools voor communicatie van uiterst belang, want nogmaals: er is (zeer) weinig persoonlijk contact. (Video)chat programma’s als Microsoft Teams of Skype for Business kunnen hier een uitkomst bieden. Denk ook na over tools voor samenwerken, file-sharing of simpelweg tools die het werk van de remote medewerker makkelijker maken. Digitale werkplekken als Office 365 of Workspace 365 zorgen dat medewerkers alles hebben wat ze nodig hebben, vanaf elke locatie en elk device, en maakt file-sharing en samenwerken een stuk overzichtelijker dan wanneer bestanden heen-en-weer gemaild worden. Informeer regelmatig of de medewerker nog iets mist en kom ze hierin tegemoet. Denk ook na over beveiliging, al helemaal als de medewerker gebruik maakt van verschillende losse tools. Met medewerkers buiten kantoor heb je hier minder controle over; stel regels op en biedt veilige opties om deze controle terug te krijgen.

Duidelijke afspraken en deadlines

Elke samenwerking vergt duidelijke afspraken, maar deze zijn extra belangrijk met een werknemer op afstand. Bespreek dit uitgebreid voordat de samenwerking überhaupt begint en zorg dat alle partijen gelijke verwachtingen hebben van deze samenwerking en weet wat er van hen verwacht wordt. Waar veel bedrijven echter de mist in gaan, is wanneer ze denken dat dit voldoende is. Iedereen zit namelijk op één lijn, toch? Dit blijft echter een constant proces. Bespreek met regelmaat of deze afspraken nog steeds voor alle betrokkenen werken en of er onderdelen moeten worden toegevoegd, aangepast of helemaal geschrapt.

Ondanks het feit dat er veel voordelen zitten aan het werken met remote werknemers, zijn veel bedrijven nog weifelend over het inzetten ervan. Het is immers vaak nog onontgonnen terrein. Maar als de werkzaamheden van een bedrijf het toelaten, is het zeker de moeite waard om op zijn minst eens te proberen.