Survival of the fittest. Iedereen weet al lang dat dit niet betekent dat de sterkste overleeft, maar degene die zich het beste weet aan te passen aan de veranderende omgeving.
Procesmanagement gaat bij veel organisaties nog steeds over het optimaliseren van de bestaande situatie. Dit is voornamelijk een intern feestje gericht op het wegnemen van knelpunten. Een proceseigenaar stuurt dan een proces aan en monitort dat het proces naar behoren wordt uitgevoerd. Dat is natuurlijk belangrijk, maar leidt in een continu veranderende omgeving al snel tot tunnelvisie. Je ziet zelden een proceseigenaar een meerjarenplan voor zijn of haar proces presenteren, alles is gericht op het hier en nu. De organisatie eindigt met een proces dat uitstekend is georganiseerd, maar totaal niet meer aansluit bij de buitenwereld. Operatie geslaagd, patiënt overleden…
Wat gaat er mis? Het lijkt wel alsof er door de waan van de dag nauwelijks aandacht is voor toekomstige ontwikkelingen en innovatie. Wie houdt nog in de gaten of het proces aansluit bij de behoeften van de omgeving? Wie heeft de blik naar buiten en vertaalt ontwikkelingen in concrete aanpassingen van het proces?
In onze optiek moet de proceseigenaar zich ontwikkelen tot leider van innovaties. Procesleiderschap gaat over de continue afstemming van het proces op de omgeving. Een echte procesleider heeft voor zijn of haar proces een visie en een plan: Hoe zorg ik dat dit proces nu en in de toekomst de maximale toegevoegde waarde levert? Het is de taak van de procesleider om uit te leggen waarom een proces op een bepaalde manier moet worden uitgevoerd. Het waarom ligt vaak buiten het proces, of zelfs buiten de organisatie.
Omdat de omgeving verandert, moet het proces natuurlijk ook veranderen. De procesleider is bij uitstek de persoon om richting te geven aan deze verandering. Om deze rol in te vullen heeft de procesleider een innovatiebudget nodig. Hiermee is de taakomschrijving van de procesleider helder; hij of zij maakt de organisatie toekomstrobuust!
Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren
Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)
Word een pro!
SCHRIJF MEE >>
De vraag is welk proces geoptimaliseerd dient te worden en welke aanpalende processen er in de directe of indirecte periferie van het te optimaliseren proces geraakt gaan worden?
Voorts is de vraag welke impact de voorgenomen optimalisatie heeft op de organisatie en haar share en stakeholders. Welke invloed heeft de procesoptimalisering op de propositie, de marketing mix, (product)kosten, bezetting, kwaliteit van de bezetting, automatiseringsgraad, SLA’s, de relatie met share en stakeholders?
Voorafgaand aan een voorgenomen procesoptimalisatie is een gedegen impactanalyse meer dan wenselijk. De uitdaging ligt in het overzien en doorgronden van de totale waardeketen.
Op basis van de impactanalyse, waarin de bevraging van share en stakeholders is meegenomen, kunnen in overleg met share en stakeholders, goed afgestemde plannen voor de korte, midden, en lange termijn gemaakt worden.
De rol, bevoegdheden, taakomschrijving en het budget van procesleider zal afgestemd moeten zijn met de relevante share en stakeholders binnen de te optimaliseren waardeketen.