Overlegplezier !

Columns

Sinds jaar en dag klagen managers over het voortdurend in overleg zitten. En ik zie al die jaren nul progressie, ja zelfs eerder een toe- dan een afname van overlegstructuren. Een poging tot analyse en te komen tot (nog niet zo eenvoudige) oplossingen.

Ik zie twee hoofdoorzaken van al maar overleggen, de eerste is van psychologische aard de tweede meer organisatorisch.

1 Overleg is comfortabel,

Ik herinner me nog de tijd dat ik als junior consultant het prachtig vond als ik deel mocht nemen aan een MT-vergadering bij een opdrachtgever. Blijkbaar heeft zo'n overleg dus een bepaalde aantrekkingskracht... !

  1. je wordt gezien door je peer group en je leidinggevenden; er wordt naar je geluisterd, je kan waardering oogsten of je doen gelden,...  (en dat is er allemaal niet als je in je hok 1 op 1 gesprekken voert met medewerkers).
  2. het 'delen' en bespreken van vraagstukken werkt stressverlagend; het kan je helpen het vraagstuk scherper te krijgen en door anderen deelgenoot te maken deel je ook verantwoordelijkheid. Daardoor is de kans om 'afgerekend' te worden minder groot. In stressvolle of onveilige situaties zijn er daarom altijd ook veel 'CC-en' in de e-mail correspondentie. 
  3. ook levert het permanent in overleg zitten een prima 'te druk' excuus voor het niet oppakken van zaken waar je minder trek in hebt.
  4. tenslotte geeft deenlnemen aan overleg het gevoel 'aan het werk te zijn' zonder veel te hoeven doen, je kan even 'bijkomen' met name als de groep groot is.

De 'comfortfactor' is al met al dus best groot! 

2 Overleg is vaak nodig,

Strikt genomen is overleg nodig om zaken af te stemmen die niet goed in de operationele 'staande' organisatie kunnen worden afgehandeld. Teveel 'operationele' onderwerpen op de agenda zijn een veeg teken.Grotere wijzigingen of vraagstukken met impact zijn hier natuurlijk wel degelijk op z'n plaats. Als ze te groot zijn is het vormen van een multidisciplinair project in prinicipe  een goed idee.

Als er te vaak en overvolle overlegagenda's zijn, zeker als ze nogal 'operationeel' van aard zijn, de volgende mogelijke 'organisatorische' oorzaken:

  1. verantwoordelijkheden zijn niet helder en/of gedeeld (dus moet alles met minimaal 1 collega worden afgestemd),
  2. er worden geen keuzes gemaakt en geen knopen doorgehakt. Teveel blijft onduidelijk omdat 'de kool en de geit' gespaard moeten worden. Zaken worden daardoor niet opgelost en kunnen eindeloos lang een probleem blijven.
  3. er is veel 'geknipt' in de organisatiestructuur waardoor de onderdelen moeten afstemmen: hoe meer geknipt hoe hoger de 'coörindatielast en hoe meer afstemming nodig,
  4. de basis is niet op orde (processen, systemen, competenties) waardoor er veel verstoringen zijn die (in combinatie met onheldere verantwoordelijkheden) niet snel en goed genoeg worden opgelost,
  5. projectenplannen zijn halfbakken en/of worden niet goed uitgevoerd, waardoor in de uitvoeringspraktijk problemen blijven.

Hoe dan minder overleggen?

Dit is natuurlijk de hamvraag. Zolang de organisatorische onderliggende issues niet worden weggenomen blijft veel overleg dus min of meer onontkoombaar. Werk aan de winkel dus. Een deeloplossing die ik in de praktijk wel eens heb gebruikt is het vormen van een 'operationeel MT' zodat het 'groot MT' zich alleen nog tactisch/strategische agendapunten hoefde bezig te houden. Het blijft een lapmiddel maar het kan verlichting brengen.

Dan blijven natuurlijk nog de diverse psychologische voordelen van overleg overeind; we willen zaken delen en we willen gezien en gehoord worden,...Mijn advies is hier bijvoorbeeld maandelijks een speciaal groot MT voor te organiseren waarin alle ruimte is voor het delen en gezien worden. Dus ook met een informeel deel.

Bovenstaande verandering moet nog wel even in het overleg besproken worden. U bent er dus voorlopig nog even niet van af. Mocht u er mee aan de slag willen, kijk dan nog eens naar het rijtje onderliggende psychologische en organisatorische oorzaken.  Overweeg ook het 'splitsen' in een 'operationeel MT', het 2-wekelijks groot MT voor grotere onderwerpen en het maandelijkse 'gehoord en gezien worden' MT met informele afsluiting.

Zo kan het toch nog gezelllig worden !

Ik wens u nog veel overlegplezier.

Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren

Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)

Word een pro!

SCHRIJF MEE >>

Paul Verburgt
Pro-lid
Leuk artikel!
Ik heb overigens nog wel wat tips om vergaderplezier te vergallen:
1. verbied vergaderingen met een vaste frequentie (te beginnen met de zogeheten bila’s).
2. sta alleen vergaderingen toe na werktijd.
3. stop vergaderingen met > 6 personen.
4. bepaal dat vergaderingen nooit langer mogen duren dan een 1 uur.
5. las vergaderloze weken in.
6. geef verslaafde vergaderaards (die zijn er!) een tijdelijk vergaderverbod.
7. vraag als baas ‘s een tijdje de besluitenlijstjes van de vergaderaars op en geef daar publiekelijk commentaar op.
8. en voor de bazen zelf: geef zelf het goede voorbeeld en hou ‘s op met vergaderen van de vroege ochtend tot de late avond.
Maaikel Klein Klouwenberg
Auteur
Mooie concrete punten Paul, met name punt 7 kan heel 'zuiverend' werken!

Meer over Vergaderen