Open brief aan managers: praat meer met je werknemers

Jullie herkennen waarschijnlijk allemaal het volgende gesprek: ‘Hoe gaat het?’ ‘Druk, druk, druk!’. We rennen, vliegen, springen en vragen ons aan het einde van de dag puffend en zuchtend af waarom een dag slechts 24 uur heeft. In deze prestatiemaatschappij draait immers alles om tijd. En dat niet alleen, we moeten onze uren ook nog eens zo efficiënt mogelijk besteden. Klinkt simpel, maar zo makkelijk is het helaas niet.
Onderwerpen als tijd, productiviteit en functioneren zorgen namelijk vaak voor frustraties, zowel bij managers als bij werknemers. De meeste frustraties komen voort uit het feit dat managers en medewerkers een verschillend beeld hebben van wat te doen binnen welk tijdsbestek. De oplossing voor dit probleem is simpel en evident: zorg voor meer openheid.

Openheid over tijd

Uit recent onderzoek blijkt dat het merendeel van de werknemers vindt dat hun manager de planning niet goed op het individu of het team afstemt. Managers plannen vaak te veel in te weinig tijd. Het betekent immers meer resultaat. Een te strakke planning kan echter een te hoge werkdruk en ontevredenheid tot gevolg hebben. Dit vind ik redenen genoeg voor verbetering. Ga de interactie aan met werknemers bij het maken van de planning. Wanneer iedereen zijn taken goed kent kan de voortgang beter worden bewaakt. Als iedereen binnen een organisatie, zowel op individueel- als teamniveau, open is over de planning, zorgt dit voor meer tevredenheid onder werknemers. Hoe je dit van de grond kunt krijgen? Experimenteer eens met korte dagelijkse ochtendmeetings waarbij je gezamenlijk bespreekt wat er moet gebeuren en wie dit kan doen.

Openheid over productiviteit

Daarnaast laten de productiviteitseisen te wensen over. 40 Procent van de werknemers vindt dat de manager onrealistische doelen stelt. Werknemers gaan dus gebukt onder hoge productiviteitseisen. Uit het onderzoek bleek ook dat 22 procent van de werknemers zijn of haar productiviteit niet met de manager bespreekt. En 18 procent bespreekt dit onderwerp alleen als het niet goed gaat. Het is daarom belangrijk om naast de planning, ook de productiviteiteisen beter af te stemmen met de medewerkers. De perceptie van productiviteit moet voor iedereen gelijk zijn. Doe dit bijvoorbeeld met wekelijkse of tweewekelijkse face-to-face gesprekken met iedere medewerker.

Openheid over ontwikkeling

Het sleutelwoord om zowel de productiviteit en de effectiviteit van werknemers te verbeteren is coaching. Wees dus niet alleen op de hoogte van de output van je werknemers, maar ook van de punten waarop zij zich willen ontwikkelen en welke ideeën ze hebben. Zeker voor de jongere werknemers is dit belangrijk: in de leeftijdsgroep van 18-35 jaar wil 40 procent meer gecoacht worden.

Zij willen minder directieve leiding, maar meer persoonlijke sturing en iemand die er voor ze is als zij dat nodig hebben. Hierdoor wordt niet alleen de samenwerking beter, maar het creëert ook meer ruimte voor werknemers om zelfstandig hun talenten te ontwikkelen.

Meer aandacht besteden aan tijd en planning, de productiviteit bespreekbaar maken en zorg dragen voor coaching. Eigenlijk komt het allemaal neer op dezelfde behoefte: creëer méér openheid. Ga als werkgever minder zenden en meer luisteren. Werk dus zelf ook voor je werknemers. Een helder en open beeld van de behoeften en het functioneren van de werknemers komen uiteindelijk de gehele organisatie ten goede. Een win-win situatie!