Onvoorzien werk, grote stress factor! Wat te doen?

Ben je net lekker aan het werk, komt er weer iets tussendoor. Een spoedklus, een collega die je hulp nodig heeft, een project dat veel meer tijd kost, of gewoon een onverwacht praatje bij de koffieautomaat. Het is schering en inslag en het gooit elke keer je hele planning door de war. Zo komt er nooit wat af en neemt de stress toe.

Onvoorzien werk is een grote stress factor in het werk. Je probeert alles zo goed mogelijk te plannen en dan kun je er niet al te veel onverwachte zaken bij gebruiken. Het maakt dat je achter de feiten aan blijft lopen, en dat geeft stress en irritatie. Gedachten als ‘waarom doen ze dat nou! Ik moet mijn werk plannen, dat kunnen zij toch ook?’ schieten door je hoofd en maken de situatie er ook niet beter op. Terwijl je eigenlijk wel weet dat er dagelijks onverwacht werk op je afkomt. Je weet wel DAT het komt, alleen niet WAT er komt.

We zijn 1 tot 2 uur per dag kwijt aan onvoorzien werk. 43% geeft dit aan in de 'Werkdrukmeter van Waanbrekers'. Door 26% van de deelnemers wordt zelfs twee uur of meer tijdverlies aangegeven. Dit zijn eigen schattingen van de deelnemers. Resultaten uit metingen bij onderzoek liggen zelfs nog iets hoger.

Dit is dus een stress factor om serieus rekening mee te houden. Zeker als je bedenkt dat dit elke dag terugkomt. Toch sta je daar waarschijnlijk niet bij stil. Kijk maar eens naar je agenda. Hoeveel rekening hou jij met onvoorzien werk? Hou je tijd vrij voor taken, waarvan je niet wist dat ze zouden komen? Als je dit niet doet, terwijl je er toch elke dag zo’n 2 uur aan ‘verliest’, is het logisch dat je veel stress ervaart.

Ik moest in dit kader denken aan afspraken bij de tandarts, huisarts en dergelijke. Een beetje goede tandarts houdt in zijn agenda ook ruimte vrij voor spoedgevallen. Hij weet immers dat er altijd een paar spoedgevallen per week zijn. Die wil hij geen week laten wachten, maar hij wil ook niet steeds overwerken als het aan de orde is.

Tijd beschikbaar houden voor onvoorzien werk, maakt je flexibel en veerkrachtig en verlaagt de stress. Dit is een van de 4 elementen van een gezonde werkdruk. Je hebt de ruimte om tussendoortjes weg te werken. Dat zorgt voor minder oponthoud bij jezelf en ook bij anderen. Je to-dolijst loopt niet te ver op én je kunt aan de slag met je geplande werk op het moment dat je dat hebt bedacht. Raar of niet, uiteindelijk verdient het plannen van ongepland werk zichzelf terug.

Heb je de neiging om dit niet te doen? Dan kom je vanzelf weer in de problemen en loopt de stress weer op. Of je het namelijk wel plant of niet, het is er toch! Je kunt er dus maar beter rekening mee houden. En een keer een rustige dag? Dan heb je meer tijd voor je andere taken, heerlijk toch?

De oplossing

1. Plan dagelijks 1 tot 2 uur in je agenda voor onvoorzien werk. Door hier een standaard afspraak van te maken, kun je geen andere werkzaamheden plannen en is het gemakkelijker om deze tijd vrij te houden.
2. Doe zoveel mogelijk onvoorzien werk op de momenten die je ervoor vrij houdt. Veel dingen hoeven niet direct en kunnen best een paar uurtjes wachten. Door deze klusjes op te sparen, kun je ze aan het einde van de dag stuk voor stuk wegwerken. En kun je de rest van de dag doen wat je had bedacht te doen.
3. Plan deze tijd aan het einde van de dag. Als er dan eerder op de dag onvoorzien werk op je pad komt dat echt niet kan wachten, kun je het werk dat je had bedacht aan het einde van de dag alsnog oppakken.

Kortom: je weet niet welk onvoorzien werk op je pad komt, maar je weet wel DAT het komt. Dit maakt het heel gemakkelijk om rekening mee te houden. Het levert je rust op, veel minder stress en de zekerheid dat je tijd hebt als er iets belangrijks tussendoor komt.

Callista Roelofs is auteur van het gratis aan te vragen E-book Breek uit de Waan van de Dag.