Het managen van projectteams

Vaak zijn teamleden het oneens over de exacte doelstellingen en wie er precies deel uitmaakt van het team. Naarmate een team groter wordt, wordt het managen van de onderlinge relaties ook steeds ingewikkelder.Het is een mythe dat naarmate teams langer bestaan, hun effectiviteit afneemt.

Nieuwe teams maken 50% meer fouten dan een langer bestaande teams. Teams moeten strak en robuust worden bestuurd - de teamleider moet de omvang van het team beperken en het team duidelijk afbakenen. Zogeheten `team destroyers` moeten onverwijld verwijderd worden en de leider moet het team een duidelijke richting geven. Dit vergroot wel de kans op interne kritiek.  Maar kritiek is ook nodig om bestaande routines ter discussie te stellen.

Hoe krijg je je mensen enthousiast?
Hoe vaak komt het niet voor dat men al met een project begint zonder dat het management ervoor heeft gezorgd het team te motiveren? Door schade en schande worden managers wijs en komen ze erachter dat het onmogelijk is succes te hebben wanneer medewerkers zich gedwóngen voelen mee te doen.

1. Dwingende reden
Het eerste dat een manager moet doen is medewerkers een dwingende reden geven de status quo niet meer te willen handhaven. Een effectieve manier hiervoor is te laten zien hoeveel het de organisatie kost als er dingen fout gaan. Faalkosten ontstaan doordat werk overgedaan moet worden, door klagende klanten die met een probleem zitten opgescheept, door activiteiten of processen die weinig waarde toevoegen enzovoort. Dat mensen de nadelen van een bepaalde situatie gaan inzien, kan dus worden bereikt door ze ervan te doordringen wat het streven naar kwaliteit en continu verbeteren allemaal kan opleveren - ook voor hen persoonlijk.

2. Visie op de toekomst
Een tweede effectieve manier is om een visie op de toekomst te creëren op zodat mensen hun ideeen en creativiteit daadwerkelijk kunnen inzetten. De sluimerende verbeeldingskracht van elke medewerker moet vrij gemaakt worden.

Voorbeeld of rolmodel
Het helpt als alle betrokkenen het gevoel hebben 'aan boord' te zijn, waar uiteraard een kapitein voor nodig is: de leidinggevende. De lijst van hoedanigheden die de leiding moet bezitten omvat punten als:
* gepassioneerd zijn over de verandering,
* de reikwijdte ervan verhelderen,
* met overredingskracht scheppen van consensus,
* verwijderen van blokkades,
* participeren in projecten
* plan tijd waarin je ongestoord kunt werken
* zeg op een assertieve manier "nee" als dat nodig is
* zorg dat je alleen datgene voor je hebt waar je mee bezig bent (clean desk)
* zorg voor voldoende afwisseling tussen inspanning en ontspanning en doe elke dag 5 minuten NIETS
* pak als eerste aan waar je tegenop ziet

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (Uit: Management Team Gebaseerd op: Harvard Business Review )