Het loopt gesmeerd in Tynaarlo, sinds de gemeente in 2010 begon met het toepassen van de door Toyota ontwikkelde bedrijfsfilosofie Lean. Tynaarlo - 32 duizend inwoners, 240 ambtenaren - is kortgeleden door weekblad Elsevier uitgeroepen tot beste gemeente van Drenthe. Zes ambtenaren in wisselende samenwerking hebben mede bijgedragen aan de basis van dat succes - de zes die in het gemeentehuis bekend staan als de Gideonsbende van Lean. 'We worden beter in het vieren van successen', zegt Edwin Sikkens, hoofd Informatiebeleid & Automatisering en lid van de bende. 'Voorheen deden we dat niet. Je doet toch gewoon je werk, nuchtere noorderlingen als we zijn. Nu krijgt iemand die zijn doelen heeft bereikt een pluim op intranet. Trots creëert verbondenheid en geeft energie om verder te werken.' Arachne Molema schreef er in de Volkkrant van 31-08-13 een interessant artikel over.

Meer met minder, dat is de grondgedachte van Lean. Al jaren geleden deed die opgeld in het bedrijfsleven om verspilling uit te bannen en processen voortdurend te verbeteren. Nu hebben Nederlandse gemeenten het ook ontdekt, mede gedreven door de noodzaak te bezuinigen. Vijftien gemeenten - van Amsterdam tot Oss - hebben het collectief ingevoerd. Slimmer werken met Lean. Zo gaan ze het logge ambtenarenapparaat te lijf.

De belangrijkste vraag van Lean

Wat kun je weghalen zonder dat je het door hebt?,is volgens processpecialist Marco Gonlag van Tynaarlo de belangrijkste vraag die Lean je doet stellen. Wat zijn de overtollige en tijdrovende bezigheden? Ze ontstaan vaak doordat wordt gedacht vanuit afdelingen en níet vanuit het proces.

Klassiek voorbeeld daarvan op een gemeentehuis is het verstrekken van vergunningen. 'Wij hebben met Lean alle werkprocessen op het gemeentehuis tot op de minuut in kaart gebracht - zelfs hoe vaak je naar de printer loopt. En daarna al het overbodige eruit gehaald. Nu zijn de stapels op het bureau minder, gaan we met meer plezier naar het werk en worden er minder fouten gemaakt.'

De gemeente als bedrijf, de burger als klant - die kant gaat het met de 'Lean-overheid' op. Het is een slag die niet altijd eenvoudig te maken is, zegt Chris Snijders, die als hoofd Techniek bij Parkeervoorzieningen met Lean pioniert in Rotterdam. 'Een gemeente heeft minder natuurlijke prikkels om een hoger rendement te halen dan een bedrijf. Wel hebben gemeenten te kampen met kleinere budgetten. Lean is een mooi middel om efficiënter te werken en dus kosten te besparen.'

Op de afdeling van Snijders werken veertig man en die maakten per jaar 3.600 overuren. Toen hij het hele proces eens had geanalyseerd, kwam hij er achter dat 'de meeste tijd zat in het oplossen van storingen' - bijvoorbeeld bij de elektronische sleutels van een parkeergarage. 'Die storingen hebben we aangepakt, en te complexe communicatiesystemen hebben we veranderd. In anderhalf jaar tijd hebben we zo het aantal overuren gehalveerd. Het aantal klachten van burgers daalde met 35 procent.'

Hoewel het verleidelijk is de Lean-filosofie toe te passen in een tijd van krapte, vormen Lean en bezuinigingen niet het perfecte huwelijk, zegt Bert van Teeuwen, schrijver van het boek Lean voor de overheid (2012).

De tijdwinst die je boekt moet je volgens de Japanse bedenkers van Lean inzetten om de kwaliteit te verbeteren en niet om kosten te drukken. Bezuinigen en snijden in personeel drukt de sfeer op de werkvloer zodanig dat personeel minder enthousiast zal zijn om zich de Lean-methode eigen te maken - voor hij het weet heeft anders een Lean-ambtenaar zijn eigen baan overbodig gemaakt.

Slimmer werken met Lean

Voor die sfeer waken ze in Tynaarlo. De doorlooptijd voor een bouw- of milieuvergunning is weliswaar teruggebracht van zestig naar ruwweg dertig dagen; de verstrekking van een sportsubsidie duurt geen acht weken meer, maar nog slechts enkele dagen; en het opstellen van de jaarrekening duurde vier weken korter dan normaal. Maar al die tijdwinst heeft niet tot ontslagen geleid. Wel heeft Tynaarlo sinds 2010 amper personeel hoeven aannemen, en hebben sommige ambtenaren hun takenpakket uitgebreid. 'Het gaat ons echt om het verbeteren van de kwaliteit', zegt gemeentesecretaris Jan van Muijen.

Op de afdeling Kunst- en Cultuursubsidies liep het werk Monique Wielinga over de schoenen. Na overleg met de Gideonsbende heeft ze het versturen van ontvangstbevestigingsbrieven geschrapt. Ook hoeven verenigingen die vaste klant zijn bij de gemeente niet meer de papiermolen in: ze kunnen achteraf gewoon een declaratieformulier invullen.

'De subsidie staat dan binnen een paar werkdagen op de rekening en niet meer na acht werkweken.' De bonus voor de gemeente is dat Wielinga nu ook tijd heeft om de sportsubsidies af te handelen.

Bron: Arachne Molema, Volkskrant, 31/08/13