De kunst van onderhandelen

Onderhandelen is cruciaal voor uw organisatie. Deals met leveranciers en klanten, interne besprekingen; voortdurend bent u aan het onderhandelen. Informatie, vertrouwen en een goede strategie bepalen het resultaat.

Exploreren: de vijf belangrijkste punten

Onderhandelen is behalve een spel van geven en nemen  vooral een speurtocht naar informatie. De kunst is: zoveel mogelijk te weten zien te komen over de situatie en de betrokkenen.

1. Niet alleen maar praten over wat de tegenpartij wil, ook uitzoeken waarom hij dat wil. Een achterliggend motief kan vaak heel eenvoudig ‘geneutraliseerd' worden.
2. De beperkingen van de tegenpartij proberen te begrijpen en op te lossen. Juridische overwegingen, bedrijfspolitiek, angst voor precedentwerking, verplichtingen aan derden, tijdsdruk, het zijn allemaal factoren die een gunstig onderhandelingsresultaat in de weg kunnen staan. Slimme onderhandelaars houden hier rekening mee en proberen ‘er samen uit te komen'.
3. Zie eisen als kansen. Ga niet in het defensief als de andere partij met schijnbaar onredelijke eisen komt, maar beschouw ze als uitgangspunt voor verder onderzoek naar de behoeften en belangen van de onderhandelingspartner. Bepaal vervolgens welk aanbod je daar tegenover kunt stellen.
4. Maak van concurrenten medestanders. De aanname dat branchegenoten per definitie rivalen zijn is kortzichtig; heel vaak is het mogelijk om zowel elkaars concurrent als elkaars samenwerkingspartner te zijn.
5. Blijf aan tafel, ook als de onderhandelingen zijn stukgelopen. Zelfs als een deal niet te winnen is, heeft het zin om informatie te blijven inwinnen. Het kan nuttig zijn voor toekomstige onderhandelingen met dezelfde partij of met een ander bedrijf, maar ook voor een beter inzicht in strategieën van andere spelers in de branche. En soms kan dit soort vasthoudendheid zelfs alsnog tot een succesvolle deal leiden.

Bouw aan vertrouwen: drie tips

Wie onderhandelt en daarbij veel informatie moet prijsgeven, is altijd enigszins wantrouwend. Besef dat beide partijen daar last van hebben. Maar als er te weinig vertrouwen over en weer is, zijn er extra maatregelen nodig. Dan komen de volgende tips van pas:

• Deel informatie met elkaar en moedig ‘wederkerigheid' aan, laat de andere partij merken dat je jezelf ook kwetsbaar wilt opstellen.
• Onderhandel over meerdere onderwerpen tegelijk, dat haalt de druk een beetje van de ketel.
• Doe verschillende, gelijkwaardige voorstellen tegelijk. Soms kan een detail in het aanbod net het verschil maken.

Vijf adviezen om uw strategie te verbeteren

1. Creëer een visie: zie het als een 'pitch'. Degenen met wie u onderhandelt moeten duidelijk zien waarom een deal met u voor hen voordelig is.  "Je moet in hun wereld kruipen, een visie creëren waarin zij centraal staan. Mensen raken bij onderhandelingen vaak verstrikt in een web van cijfers en feitjes, zonder meeslepend verhaal dat de feiten in perspectief zet."
2. Wees bescheiden: zeg nooit ‘graag of niet'. Onderhandelingen vinden plaats in een emotionele context. Mensen reageren emotioneel, totdat ze een beslissing hebben genomen. Wie agressief of opdringerig overkomt gooit zijn eigen glazen in, want de onderhandelingspartner zal een negatief gevoel over u krijgen en dus ook over uw voorstel.
3. Weet wat u wilt. Vóór u een onderhandeling ingaat moet u eerst weten wat u uit die onderhandeling wilt slepen en in hoeverre u concessies kúnt doen. Wie onderhandelt zonder duidelijk omschreven doel kan niet verwachten een deal te sluiten die voor hemzelf gunstig is.
4. Sluit nooit op voorhand een compromis. Het ergste wat u kunt doen is een onderhandeling openen met een mogelijk compromis. Uit een succesvolle onderhandeling rolt uiteindelijk een compromis waar u beide tevreden mee kunt zijn. Als u vraagt om iets wat al minder is dan u eigenlijk wilt, eindigt de onderhandeling in een compromis van een compromis. Onderhandelingen komen zeer zelden uit op meer dan u wilde hebben.
5. Investeer in uw vaardigheden. Onderhandelen is soms lastig. U denkt misschien dat u er van nature goed in bent, maar dat kan vies tegenvallen. Het loont daarom de moeite er regelmatig wat over te lezen of een training te volgen.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recente bijdragen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (Bronnen: KluwerManagement en  Sjaak Overbeeke: Beter communiceren met Voelers, Denkers en Doeners )