Internationaal zaken doen?

Je bent eruit: jouw organisatie is klaar om internationaal uit te breiden. Je hebt ontdekt welke voordelen dit oplevert voor jouw bedrijf en op basis daarvan een ambitieus groeiplan opgesteld. En dan? Waar begin je? Dat is best lastig. Je zult al snel merken dat je een lange lijst met prioriteiten hebt. Welke stappen je moet nemen en waar je op moet letten bij internationaal zaken doen, zet ik daarom in deze blog voor je op een rij. 

Doe het niet alleen

De belangrijkste actiepunten zijn grofweg te verdelen in drie categorieën:
- belastingen,
- het naleven van wet- en regelgeving,
- boekhouding en rapportage.
Bij alle drie de categorieën is het verstandig om lokale expertise in de arm te nemen. Juridische, HR-, fiscale en boekhoudkundige partners helpen je niet alleen om onbekende paden te bewandelen en groeidoelstellingen efficiënter te bereiken, maar ook om je te beschermen tegen het risico op boetes en juridische gevolgen het niet naleven van wet- en regelgeving. Ook zijn lokale partners bekend met de gewoonten, normen en waarden van het betreffende land, wat natuurlijk enorm kan helpen bij internationaal zaken doen. 

De zaken die je zelf moet regelen: 

1. Beslis hoe je je in het land gaat vestigen  
   Voor een succesvolle internationale expansie moet je de balans vinden tussen het maximaliseren van zakelijke kansen in het buitenland en het minimaliseren van operationele kosten en risico's. Het vinden van de juiste balans hiertussen begint met bepalen hoe je je vestigt in nieuwe markten. Is het verstandig om te investeren in een buitenlandse entiteit? En zo ja, in wat voor soort entiteit? Bij iedere optie komt een ander kostenplaatje, tijdschema en papierwerk kijken. Ook heeft jouw keuze  invloed op hoe de belasting- en financieringsinfrastructuur kan worden opgezet. Verdiep je hier dus vooraf goed in, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. En vergeet niet dat je misschien helemaal geen entiteit nodig hebt om je expansiedoelen te bereiken. Er zijn ook andere opties om de markt te betreden, zoals met een global employer of record (EOR). Dit stelt je in staat om wereldwijd werknemers aan te nemen en te onboarden, ook als je geen zakelijke entiteit hebt.  

3. Overweeg hoe de nieuwe entiteit zich tot het moederbedrijf verhoudt
   Indien je wel kiest voor het oprichten van een entiteit, moet je nadenken over hoe deze zich tot het moederbedrijf verhoudt. Het oprichten van een buitenlandse dochteronderneming bijvoorbeeld, kan de kans op internationale belastingproblemen aan de ene kant vergroten. Aan de andere kant beschermt een dochteronderneming je moedermaatschappij tegen aansprakelijkheid als ze in het buitenland opereert. En het heeft veel economische voordelen. Echter, het is wel zaak om de internationale belastingwetgeving te begrijpen en te voldoen aan aanvullende aangifte- en rapportagevereisten. 
   
   
4. Denk na over het aannemen van lokaal personeel
   Wanneer je internationaal gaat uitbreiden, heb je extra personeel nodig. Daar komt meer bij kijken dan je in eerste instantie denkt. Zo ziet de werving en selectie er in andere landen waarschijnlijk anders uit dan je gewend bent. Maar ook arbeidscontracten en zaken als vakantiedagen of communicatie op de werkvloer verschillen per land. Wie lokaal talent aan zich wil binden, moet hierin tegemoet komen om concurrerend te zijn met andere bedrijven. Als je geen interne expertise hebt op dit gebied, kun je gebruikmaken van de diensten van een bedrijf dat lokaal talent voor je vindt. Daarnaast is het belangrijk om ook op HR-gebied compliant te zijn. Ook hierbij kan lokale expertise helpen.

Een global employer of record is een voorbeeld van zo’n strategische partner. Zij kennen de ins en outs van lokale arbeidswetten en -normen en kunnen je beschermen tegen non-compliancy door arbeidscontracten die compliant zijn op te stellen, je op de hoogte te houden van veranderende wetgeving en salarissen, belastingen en uitkeringen van werknemers af te dragen in overeenstemming met lokale wet- en regelgeving.

5. Ontwikkel een transfer pricing studie
   Vanzelfsprekend wil je je belastingen zo efficiënt mogelijk inrichten. Dat doe je door volledig inzicht te krijgen in de belastingimplicaties die jouw bedrijf in elke regio genereert. Een transfer pricing studie is een gedetailleerde economische analyse van je bedrijf, diensten, producten en immateriële activa. Het dient als planningshulpmiddel voor de structuur van je bedrijf in het buitenland en kan je beschermen in het geval van een belastingcontrole. Concentreer je tijdens het proces op risicogebieden. Welke transacties hebben de meeste impact op je transfer pricing positie? Documenteer dit hele proces.
   
   
6. Heroverweeg financiële systemen en processen
   Geconsolideerde rapportering is een uitdaging voor veel bedrijven die wereldwijd actief zijn. Je moet waarschijnlijk je financiële systemen en processen opnieuw evalueren om (indien nodig) je nieuwe dochteronderneming te integreren, te voldoen aan wettelijke rapportagevereisten, veranderingen in boekhoudstandaarden door te voeren (zoals de Europese International Financial Reporting Standards) en mee te kunnen bewegen met de groeiende behoeften van je bedrijf. In sommige rechtsgebieden is het bijvoorbeeld verplicht om jaarlijks een audit in te dienen om aan de wettelijke rapportagevereisten te voldoen. Kortom, je zult jouw financiële processen moeten aanpassen aan de lokale wetgeving.   
   
   
7. Bouw lokale bankrelaties op
   Als je van plan bent om internationaal betalingen te doen, zoals de salarisadministratie voor lokale werknemers, zul je een lokale bankrekening moeten openen. Dit heeft vaak meer voeten in aarde dan je zou verwachten. Mogelijk zijn er bepaalde kapitaalvereisten, duren ‘know your customer’-procedures langer dan je gewend bent én is het aannemelijk dat je fysiek naar een kantoor moet komen om het openen van een rekening af te ronden. Omdat buitenlandse jurisdicties vaak unieke bankvereisten hebben, moet je lokale bankrelaties opbouwen om een idee te krijgen van wat er nodig is om een rekening op te zetten en transacties tussen entiteiten uit te voeren.

De moraal van dit verhaal?

Kies de juiste partners! Internationaal uitbreiden is complex, maar zeker niet onmogelijk. En je hoeft het niet alleen te doen. Sterker nog, doe het vooral niet alleen. Strategische partnerships zijn erg waardevol om je te ondersteunen bij zakelijke uitdagingen waar je zelf geen expertise in hebt, zoals de financiële, juridische of HR-gerelateerde zaken bij internationaal zaken doen.