Slimmer werken: geef effectiviteit altijd voorrang. Hoe werkt dat!

Columns

Tijdens het aantrekken van onze schoenen staan we er nooit bij stil. Maar er zijn enorm veel mogelijkheden om je schoenveters te gebruiken. Een schoen die bijvoorbeeld met zes paar ogen is uitgerust, kan bijvoorbeeld op bijna oneindig veel manieren worden gestrikt. Amerikaanse wiskundigen kwamen na flink doorrekenen op bijna twee biljoen keer uit. En wie even googelt op ‘tie shoelaces’ komt de meest verschillende stijlen tegen, om het voetleer te strikken. Wat dacht u van de ‘spiderweb’, de ‘twistie’, of de ‘double back’? En op de betreffende sites staan vaak prachtige tekeningen en animaties, die onmiddellijk tot de verbeelding spreken. Kinderen die alleen met de klassieke methode van strikken zijn opgegroeid kijken dan hun ogen uit. Dankzij het internet kun je tegenwoordig je sneakers een bijzondere uitstraling geven. Doe de schoenvetertest.

Geef effectiviteit altijd voorrang

Niet alleen de jeugd laat zich inspireren door de ongekende mogelijkheden van de veter. Ook sommige volwassenen raken in de ban van de schoenveter. Nog niet zo lang geleden schreef Co Berendsen het boek ‘De schoenvetertest’. Daarin richt deze Nederlandse consultant zich met name op managers. In zijn boek laat hij met behulp van 250 sleutelwoorden zien, hoe je op een meer effectieve manier leiding kunt geven. Hierbij wordt in het boek een onderscheid gemaakt in bijvoorbeeld communicatie, het bereiken van doelen, of de manier van samenwerken. Het boek is eenvoudig van opzet, en verschaft de lezer tal van handvatten om effectiever te kunnen werken. Zo staat het boek vol met ezelsbruggetjes, tips en ideeën. Wat dacht u van het volgende vergelijking?

Drukke kruispunten zijn hét schoolvoorbeeld van een ingewikkeld verkeerssysteem. Ten eerste komen hier stoplichten aan te pas om het verkeer te regelen. Die moeten op hun beurt weer worden aangestuurd door een geavanceerd computersysteem, die rekening moet houden met de verkeerssituatie op verschillende tijdstippen. Daarentegen blinkt een rotonde uit in al haar eenvoud. Hier geen geavanceerde elektronica om het verkeer in goede banen te leiden. Daar is slechts één eenvoudige regel voor nodig: het verkeer op de rotonde heeft altijd voorrang.

Naar analogie van de rotonde, zouden we binnen organisaties ook veel effectiever te werk kunnen gaan. Er worden daar nog steeds veel kruispunten aangelegd, die berusten op een weinig functioneel sturingsmechanisme. Gevolg is dat er vaak sprake is van een weinig doelmatige bedrijfsvoering. In het boek wordt verder een onderscheid gemaakt tussen efficiëntie en effectiviteit. Effectiviteit moet altijd boven efficiëntie gaan. Het is met andere woorden belangrijker je doel te bereiken, dan het met weinig inspanning te missen. In de praktijk zien we vaak dat nogal gefocust wordt op efficiency. Zeker in een tijd van recessie. Hoe kunnen we het beter doen wat we doen, heeft dan de eerste prioriteit. En in tijden van economische voorspoed doemt dikwijls hetzelfde beeld op.


Anno 2018 zijn de kpi’s die we op ons dashboard zien nog steeds heilig, en overheerst het kortetermijndenken. Dat geldt niet alleen voor commerciële bedrijven maar zeker ook voor veel overheidsinstellingen.

Voorbeelden toepassen effectiviteit
De Nederlandse brandweer vormt hierop geen uitzondering. Bij deze organisatie is de opkomsttijd al jarenlang een belangrijk ijkpunt. Dat wil zeggen dat na de melding de brandweer binnen een bepaalde tijd ter plaatse moet zijn. In de meeste brandweerregio’s wordt een gemiddelde opkomsttijd van acht minuten gehanteerd. Voor ieder corps wordt nauwkeurig bijgehouden of die norm niet teveel wordt overschreden. Door middel van bijvoorbeeld geavanceerde routeplanners probeert men steeds sneller bij de brandhaard te komen. Soms is dat een behoorlijke klus in verstedelijkte gebieden, waar niet alleen woonwijken, maar ook havens en petrochemische industrie het stadsbeeld bepalen.  Wellicht is dit een goed voorbeeld van een combinatie van efficiëntie en effectiviteit. Dat kan ook natuurlijk.

Maar wat dacht u van een brand blussen op de prairie van Noord-Amerika? Dat is een totaal andere context. Op de Great Plains kun je die opkomsttijden gerust achterwege laten. Op de uitgestrekte grasvlakten is het vaak een hele tour, om bij de brandhaard te komen. Laat staan om de brand meester te worden. Brandweerlieden moeten daarnaast constant op hun hoede zijn, omdat ze door het vuur ingesloten kunnen worden. Gelukkig wist één brandweerman daar op een effectieve wijze mee om te gaan. Tijdens een insluiting door vuur, stak deze vuurbestrijder gewoon het gras om zich heen aan. Op die manier ontstond er een brandvrije ruimte, waardoor de verzengende hitte van de hoofdbrand weinig invloed meer op hem had. Tegenwoordig hoort vuur met vuur bestrijden, daarom tot het standaardrepertoire van de brandweer in dit gebied. Ook in het Engelse Liverpool zijn ze met vlag en wimpel voor ‘de schoenvetertest’ geslaagd. Daar is de effectiviteit van het brandweercorps met sprongen vooruit gegaan. Hier zet men tegenwoordig naast repressie ook in op preventie. Niet alleen branden bestrijden, maar ook branden voorkomen. Het corps heeft daarom de afgelopen jaren veel huisbezoeken gedaan, en voorlichting gegeven. Vervolgens zijn in de meest kwetsbare gebieden gratis brandmelders geïnstalleerd. Tegenwoordig hoeft men veel minder uit te rukken, zijn er minder slachtoffers, en heeft een flinke besparing op de kosten plaatsgevonden. Niet alleen nadenken over wat nog beter kan, maar je vooral afvragen of je nog wel de juiste dingen doet, vormt de basis onder het succes. Mede door die omslag in denken, heeft het bedrijfsresultaat een flinke impuls gekregen.

Er zijn heel veel manieren om je schoenen te strikken. Maar vraag je steeds af wat het doel van je inspanning is. Ga je de Vaalserberg beklimmen of wil je de marathon van Rotterdam uitlopen. Doe daarom altijd eerst de schoenvetertest, voordat je op pad gaat. Dat geldt niet alleen voor sportievelingen, maar zeker ook voor de brandweer en andere beroepsbeoefenaren:

  • Plaats altijd effectiviteit boven efficiëntie
  • Eerst doeltreffendheid en dan pas doelmatigheid
  • Belangrijkste vraag: Doen we nog wel de juiste dingen?
  • Specifieker: Aan welk doel dient de oplossing bij te dragen?
  • De opkomsttijd zo kort mogelijk houden, of zoveel mogelijk mensenlevens redden?

Bronnen
Berendsen, Co, De schoenvetertest, Nieuwe Dimensies, Eemnes.
Bommerez, Jan, Kun je een rups leren vliegen?, Nieuwe Dimensies, Eemnes.
Winsemius, Pieter, Je hoeft niet gek te zijn om wereldkampioen te worden, maar het helpt wel, Uitgeverij Balans, Amsterdam.

Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren

Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)

Word een pro!

SCHRIJF MEE >>

Meer over Slimmer werken