HR maakt digitale transformatie een succes

In veel organisaties heeft de HR-manager nog geen vaste plaats aan de directietafel. Een groot gemis, want HR kan belangrijke ondersteuning bieden bij belangrijke strategische vraagstukken. Onderwerpen als cultuur, organisatiebreed talentmanagement of learning zijn bepalend voor de ontwikkeling van de organisatie, maar worden door de directie niet altijd als even belangrijk gezien. Maar nu veel bedrijven midden in de digitale transformatie zitten, is het een goed moment om te laten zien wat de meerwaarde van HR is op het gebied van bedrijfscultuur.

Het belangrijkste struikelblok voor HR is de moeite die het HR-managers kost om de toegevoegde waarde van hun afdeling met harde cijfers uit te drukken. En harde cijfers zijn onontbeerlijk, ook wanneer het gaat om de bewijslast van ‘zachtere’ vaardigheden. Pas als je weet waar je staat, waar je over praat en wat je wil bereiken, passend binnen de bedrijfsdoelstellingen, word je als een volwaardige gesprekspartner gezien. Heb je geen cijfers paraat, dan word je ook niet serieus genomen.

Transparante processen

Het wordt vaak gezegd dat het voor HR lastiger is om met harde cijfers duidelijk te maken wat de resultaten zijn en welke impact HR binnen het bedrijf heeft. Maar lastig betekent niet onmogelijk.

Ik geef graag een voorbeeld. LuxairGroup, de Luxemburgse vliegmaatschappij, werft jaarlijks 300 mensen voor 250 verschillende functies. De recruitmentprocessen werden voorheen door iedere businessunit afzonderlijk afgehandeld, wat erg onoverzichtelijk en inconsistent was. Zo gebeurde het met regelmaat dat de functieomschrijving tijdens de werving moest worden bijgesteld. Om dit op te lossen, implementeerden Luxair een online recruitment tool om de processen te standaardiseren en vereenvoudigen. Bij iedere vacature kan LuxairGroup precies alle genomen stappen monitoren. HR en lijnmanagers zijn doorlopend op de hoogte van alle ontwikkelingen in het recruitmentproces. Op ieder moment kan HR laten zien wat de status is en welke resultaten er zijn geboekt.

Wantrouwen en frustratie

Veranderingen binnen een bedrijf stuiten nogal eens op weerstand, cultuurverandering is dan ook de grootste hindernis voor een succesvolle digitale transformatie. Dit blijkt uit onderzoek van Cornerstone, uitgevoerd door IDC onder bijna 1.500 Europese HR- en lijnmanagers. In Europa geeft 82 procent van de HR-professionals en lijnmanagers aan dat HR een belangrijke rol speelt in de digitale transformatie van de organisatie.

Het percentage van respondenten dat een belangrijke rol voor HR ziet weggelegd in de digitale transformatie, ligt in Nederland wel lager dan het Europees gemiddelde: 74 procent. De relatie met de lijnmanagers is vrij moeizaam: slects 57 procent van de managers gelooft dat HR-medewerkers de bedrijfsstrategie begrijpen en 50 procent begrijpt niet hoe HR te werk gaat. Om deze frustratie weg te nemen, zal HR moeten laten zien dat ze wel degelijk weet wat de bedrijfsstrategie inhoudt en de HR-doelstellingen hierbij aansluiten. Als er bijvoorbeeld door het management wordt ingezet op groei en een hoger aantal verkopen, is het slim om de vacatures daarop aan te laten sluiten en salesmanagers aan te nemen.

De relatie tussen HR en lijnmanagers is dan wellicht moeizaam, maar het helpt ook niet dat de gemiddelde frequentie dat ze contact hebben om de bedrijfsdoelstellingen te bespreken, maar twee keer per jaar is. Door aan te sturen op een intensiever contact, is er ook meer duidelijkheid bij de lijnmanagers hoe HR te werk gaat. Het begin van een verbetering van de relatie.

Tools bieden inzicht

De digitale transformatie geeft HR de gevraagde handvatten: met behulp van IT-tools kun je gedetailleerd in kaart brengen hoe werknemers zich ontwikkelen en welke opleidingen er nodig zijn om de vaardigheden van het personeel in lijn te laten lopen de ambities van het bedrijf. In Nederland heeft 76 procent van de HR-professionals toegang tot learning tools, maar helaas heeft slechts 51 procent de juiste tools en procedures om te werven, belonen en te behouden. De tools zijn dus wel aanwezig, maar ze sluiten onvoldoende aan op de wensen van de HR-manager.

Het criterium dat een nieuwe dienst of tool een concrete oplossing biedt voor een bestaand probleem, moet bij de selectieprocedure leidend zijn. Ook de mogelijkheid om eenvoudig een data-analyse uit te kunnen voeren, draagt bij aan het beter meetbaar maken van HR-resultaat.

Bij LuxairGroup werd bijvoorbeeld een online recruitment tool geïmplementeerd waarmee de recruitmentprocessen gestandaardiseerd, transparant en gecentraliseerd werden. Hierdoor werd er een gedragsverandering gerealiseerd: de managers werden opgeleid de tool te gebruiken. Alle verzoeken om vacatures uit te zetten werden online afgehandeld, op ieder gewenst moment en zonder tussentijdse meetings. De inzet van de tool maakte veel administratieve handelingen overbodig en zorgde voor een sneller goedkeuringsproces. Voorheen nam pre-screening de meeste tijd in beslag, dit is naar een derde van de tijd teruggebracht. Tijd die nu kan worden ingezet voor onboarding.

HR kan de optimale ondersteuning bieden bij de digitale transformatie. Processen worden vereenvoudigd, werknemers worden getraind in hun vaardigheden en ondersteund in de veranderingen op de werkvloer. Nieuwe tools of processen kunnen werknemers overweldigen, waardoor ze weerstand voelen om mee te gaan in deze veranderingen. Maar met de juiste begeleiding en training neem je de weerstand weg en zorg je ervoor dat werknemers zich niet tegen de ontwikkelingen keren, maar juist de voordelen ervan inzien.

De digitale transformatie zorgt er ook voor dat specifieke gegevens beschikbaar zijn die de ontwikkelingen inzichtelijk en meetbaar maken: wat zijn de ambities van de werknemers, welk te volgen pad hoort daarbij? Volgen medewerkers de benodigde training, zijn werknemers tevreden? Inzichten die erg belangrijk zijn voor HR, maar ook voor de directie, en daarmee is de directietafel weer een stap dichterbij.