Hoe je via fractalen duurzame verandering inzet

Zit jij geregeld met de handen in het haar, omdat je zo hard bezig bent om de nieuwe manier van werken/de samenwerking tussen teams/continu verbeteren/de organisatievisie/…. tussen de oren te krijgen, en vervolgens overal nog steeds voorbeelden ziet van waar het TOTAAL NIET LUKT? 

Goed nieuws. Er is een grote kans dat er al veel meer in beweging is dan je ziet. Dat zit zo. De menselijke geest is voor de overleving gericht op het spotten van gevaar, van dat wat er niet goed gaat. De grote 'zie-je-wel' voorbeelden. Dat heeft ervoor gezorgd dat we op tijd ingrepen bij dreiging en rampspoed. En dat we er vandaag de dag nog zijn als mensheid.  Maar ja, zoals elk voordeel z’n nadeel heeft, komt dit overlevingsmechanisme met een keerzijde. Namelijk dat we maar moeilijk aandacht kunnen opbrengen voor wat wél goed gaat; de kleine verbeteringen en ontwikkeling in positieve zin. Daar kun je jezelf in trainen. 

Eerder schreef ik hier al over de kracht van fractalen: mini-uitingen van een organisatiepatroon. Een uiting die in al haar kleinheid dezelfde structuur vertoont als het grote patroon. Dan gaat het dus om concrete voorbeelden en concreet gedrag. En daarmee heb je een belangrijke sleutel in handen naar het ontwikkelen van andere, gewenste patronen. Het is alleen makkelijker om fractalen te spotten van patronen die je in de weg zitten. Als wij binnenkomen in een organisatie, vallen die ons ook als eerste op. Ook wel logisch. We worden tenslotte gevraagd om verandering op gang te brengen. 

Casus: hoe gewenste verandering goed op gang krijgen

Daarvoor kun je gebruik maken van fractalen. De fractalen van de gewenste beweging wel te verstaan. Zoals in de organisatie van Michiel en co. Reis met ons mee. 

Michiel en zijn twee mededirecteuren zijn de oprichters van een technische organisatie. Als gepassioneerde techneuten zagen ze zes jaar geleden een kans op de markt en zijn ze hun bedrijf gestart. Nu zijn ze uitgegroeid tot een organisatie van 230 medewerkers met meerdere locaties in midden-Nederland. Maar ze merken dat ze nu ‘blijven hangen’.  Ze zijn lekker bezig maar de echte groei, de schaalvergroting, blijft uit. COO Michiel nodigt ons uit om een fractalenonderzoek  te doen. Ze willen zicht op hun cultuurpatronen, zowel de sterke als de eventueel belemmerende.

Zo gezegd, zo gedaan. Wij komen een paar keer met onze fractalen-bril op observeren en luisteren terwijl iedereen gewoon het werk doet zoals altijd. We vangen mini-uitingen van patronen die wij denken te zien. Die leggen we vast in foto’s en tekst, gekoppeld aan het vermoede patroon. We toetsen dit met een dwarsdoorsnede van de organisatie in een interactieve workshop. Bij het merendeel van de conclusies die we tijdens deze workshop gezamenlijk trekken spatten de passie, het plezier en de fijne werksfeer van de muren. Het patroon van de oplossingsgerichte, creatieve en hardwerkende professionals herkennen ze duidelijk als kracht van de cultuur van het bedrijf. Eén conclusie komt echter hard binnen: ‘Door hoe we werken vanuit ieders passie, houden we onszelf klein’.  

Dit wordt zichtbaar door, cru gezegd, de troep die overal ligt. Bij iedere werkplek liggen losse vellen met krabbels en berekeningen, prototypes van leuke nieuwe probeersels in allerlei soorten en maten. Overal iets anders. Met achter de werkplekken hele blije hoofden, vaak met koptelefoons op, die duidelijk opgaan in hun werk. Daar waar we flarden van gesprekken opvangen, overheerst het woord ‘ik’: ‘Ik ben nu bezig met een geweldig nieuw plan’, ‘Ik denk dat dit jullie heel veel kan opleveren’ en meer van dat. Woorden als ‘Wij’, ‘onze organisatie’, ‘mijn collega’s’ horen we bijna niet. Her en der zien we nog wel een cluster bureaus van mensen die samen aan zo’n project werken, maar de zichtbare samenhang tussen projecten en collega’s ontbreekt. Terwijl we overal te gekke voorbeelden spotten van succesvolle innovaties, horen en zien we niets waaruit de samenhang blijkt, het hoe-draagt-dit- bij-aan-het-grote-geheel. 

Tijdens de workshop concluderen ze dat ze dit gebrek aan werken naar een gezamenlijk resultaat herkennen. En meer nog: het is wat hen zo in de weg zit bij de stap die ze willen zetten naar het worden van een serieuze speler in de markt. Ze doen nu inderdaad hele gave dingen, maar allemaal in de marge. Terwijl ze aan alles voelen dat het potentieel enorm is. 

Ineens zien ze het ook overal gebeuren als ze zelf met deze nieuwe bril door de organisatie lopen. Aan de bak dus. Michiel trekt twee andere deelnemers aan hun jasje om plannen te maken om gezamenlijke projecten op te zetten, lange-termijn visies en dromen op te stellen. Dit initiatief wordt in de wandelgangen, ietwat ironisch, al snel met Het Groote Plan aangeduid. Uiteraard doen ze dit ook weer met bergen energie en passie en in volle vaart. Vanuit hun oude patroon dus. Ondanks dat ze echt proberen om her en der meer mensen aan te haken, lukt dat niet echt. Want ja, dit is toch ook weer ‘hun project’ geworden. Ook al gaat het om iedereen. Maar, in het kielzog van het Groote Plan ontstaan toch ook kleine spontane nieuwe fractalen. Mini-uitingen van het patroon dat ze zo graag willen zien: van samenhang en toewerken naar een gezamenlijk resultaat. 

Nog steeds staan er half-affe producten op de werkplekken, maar het zijn er minder en niet alleen meer van de eigen projecten. Een ontwerpschets van Nashim ligt nu ook bij Irma, Jens en Luis op het bureau. Mensen lopen meer tussen plekken heen en weer, er is meer buzz onderling. Behalve de ‘ik denk’ hoor je nu ook meer vragen die gesteld worden. En op een enkele plek hangt zelfs gekscherend het Groote Plan aan de muur, met daaronder post-its van meerdere mensen met acties en ideeën die daaraan kunnen bijdragen. 

Michiel is naar aanleiding van het fractalenonderzoek alerter geworden op dit soort mini-uitingen. Waar hij het voorheen had afgedaan als ‘ook leuk, maar geen onderdeel van het plan, dus focus maar even op de opdrachten die nu lopen’ of het zelfs niet had opgemerkt, grijpt hij nu deze kansen met beide handen aan. Zo vraagt hij Carlo, bedenker van de plaat met het Groote Plan, om hierover te vertellen in de veelbekeken weekvideo. Als een paar weken later anderen hier weer hun eigen versie van gemaakt hebben, maar met hetzelfde grotere doel voor ogen, geeft hij ook hen podium. 

De kleine veranderingen, de fractalen van het nieuwe patroon, noemt hij te pas en te onpas in overleggen of als hij met zijn aanstekelijke enthousiasme becommentarieert wat hij ziet als hij een kijkje komt nemen. ‘Hé, is dat niet de schets van Nashim waar jij nu ook mee bezig bent? En die zag ik net ook bij een paar anderen al liggen. Wat gaaf om te zien dat jullie hier samen aan werken! Enne… hoe hangt dit ook weer samen met ons Groote Plan?’ 

Het zijn allemaal kleine nudges, bevestigingen van wat er al gebeurt maar ook gewoon ideeën voor anderen die misschien nog niet zoveel beeld hadden bij hoe dit nieuwe er dan uit zou moeten zien. Hij maakt het concreet, door de fractalen van waar hij naartoe wil heel duidelijk te laten zien en te benoemen.

Hij zet er de spotlight op waardoor anderen ze ook kunnen zien. Hij geeft de kiempjes van het nieuwe als het ware steeds voeding en licht. Precies wat nodig is om kiemen van nieuw gedrag groter en sterker te laten worden. 

Net als je nieuwe plantjes in je tuin moet koesteren en voldoende water en licht moet geven. En ook weer niet té veel. Hoe je dat weet? Door goed te blijven kijken of ze nog groeien of aan het verzuipen of verpieteren zijn. Een beetje experimenteren met wat extra zorg en aandacht of juist even een tandje terug. 

Tegelijk is het zaak dat je onkruid dat de nieuwe kiempjes dreigt te overgroeien in toom houdt. 

Voor Michiel en zijn collega’s betekent dit dat zij goed in de gaten houden waar oud gedrag de kop opsteekt dat nieuwe initiatieven de das om dreigt te doen. Zoals de projectleider die besluit dat er geen tijd besteed mag worden aan een gezamenlijk project omdat zijn eigen project alle resources nodig heeft.

Zo geef je die nieuwe fractalen van dat wat je juist wél wilt, de ruimte en voeding om verder te kunnen groeien en zich te verspreiden. Zonder dat je daar grote plannen voor hoeft te maken. Het gebeurt namelijk al.