Hoe ontstijg jij als manager de waan van de dag?

Heb je ook wel eens het gevoel dat je als manager meer aan het overleven bent dan dat je de regie zelf in handen hebt? Dat je de hele dag door brandjes aan het blussen bent. Je rent van de ene naar de andere vergadering en komt niet toe aan die dingen die je het liefst zou willen doen?

Veel leidinggevenden ervaren een hoge werkdruk. De hele dag door gebeuren er onverwachtse dingen, komen mensen uit je team met vragen die opgelost moeten worden of komen er vragen van bovenaf die urgent blijken te zijn. Deze adhoc-momenten die direct aandacht vragen kunnen ervoor zorgen dat je een ontevreden gevoel over de invulling van je werk hebt.

Een hoge werkdruk ervaren heeft twee kanten. Enerzijds ontleen je een gedeelte van je identiteit aan ‘druk zijn’. Het geeft je een kick om druk te zijn vanuit de gedachte om er toe te doen. Bij iets te horen of iets te betekenen. Deze kant is vaak onbewust aanwezig maar houdt je eigen drukte in stand. Het werkelijk doorzien wat je aan het creëren bent vergt moed en eerlijkheid. Het betekent dat je je eigen onbewuste gedachtes, waarmee je dit patroon van ‘druk zijn’ in stand houdt, onder ogen zult moeten zien. Alleen dan kun je beslissen of jij dit patroon wilt veranderen.

Anderzijds ben je werkelijk niet meer in staat om de hoeveelheid werk in te dammen. Je ervaart een continue hoge werkdruk. Dit is vaak een kwestie van onmacht. Je baalt omdat je niet meer weet hoe je de regie in handen krijgt.

Hoe je werkdruk verminderen?
Door te zien welke zaken dringend/niet dringend zijn en welke zaken belangrijk/niet belangrijk zijn. Het volgende model is ongelofelijk effectief om de waan van de dag te ontstijgen.

Kwadrant 1: Dringend en belangrijk
Dit zijn zaken als; crises, urgente problemen, projecten waar een deadline voor geldt. Je werkt van probleem naar probleem en bent vaak brandjes aan het blussen.

Kwadrant 2: Niet dringend en belangrijk
Dit zijn zaken als; voorbereiding, werken aan relaties, nieuwe mogelijkheden onderzoeken, planning.
Je richt je hier op mogelijkheden en niet op problemen. Hier gaat het om focus en leiderschap.

Kwadrant 3: Dringend en niet belangrijk
Het gaat hier om zaken als; interrupties, sommige telefoontje, post of vergaderingen. Of aardigheden tegenover anderen.
Vaak zijn het zaken en onderwerpen die voor anderen belangrijk zijn.

Kwadrant 4: Niet dringend en niet belangrijk
Hier gaat het om zaken als; tijdverdrijf, bijpraten bij koffieautomaat, sommige post, plezierige activiteiten.
Dit lijken tijdverspillende activiteiten omdat ze niet dringend en op dit moment niet belangrijk zijn. Ze zijn wel nodig voor ontspanning en plan ze daarom in voor andere momenten.

Veel mensen besteden te veel tijd aan kwadrant 1 en 3. Je bent de hele dag bezig met urgente zaken. Dit zet je onder druk. Je bent hier vooral bezig met het oplossen van problemen van anderen.

Hoe effectief om te gaan met deze kwadranten?

Stap 1: Ontdek aan welke kwadranten je de meeste aandacht besteedt. Zit je vooral in kwadrant 1 en 3, realiseer je dan dat je winst te boeken hebt in kwadrant 2. Hier zitten activiteiten zoals voorbereiding, planning en netwerken die er voor zorgen dat je focus aanbrengt in je werk en leiderschap toont.

Stap 2: Focus aanbrengen betekent: Weten wat jij belangrijk vindt. Maak helder welke doelen jij hebt in je werk, welke waarden je belangrijk vindt en welke verantwoordelijkheden bij jou werk horen. Pas als je dit weet kun je prioriteiten aanbrengen. Kun je NEE zeggen tegen de dingen die daar niet bij horen en JA zeggen tegen hetgeen je wel wilt doen. Dit is de belangrijkste stap om effectiever te worden en om je niet meer te laten leiden door de waan van de dag.

Stap 3: Besteed minder aandacht aan kwadrant 3 en 4. Besteed zaken uit kwadrant 3 uit omdat ze niet belangrijk voor jou zijn. Omdat ze urgent zijn moeten ze wel gedaan worden. Zorg verder dat je activiteiten uit kwadrant 4 minder vaak doet. Let wel: Zorg dat de sociale contacten blijven.

Uiteindelijk leiden stappen 1 t/m 3 tot minder activiteiten in kwadrant 1. Als jij je zaken op orde hebt door je te richten op kwadrant 2, dan leidt dit bijna altijd tot een vermindering van brandjes blussen en tot vermindering van crises management. Dit zorgt voor focus en krachtig leiderschap en leidt waarschijnlijk tot veel meer plezier in je werk.