Laat je teams wankelen of sprankelen?!

Met de ernst en de omvang van de grensoverschrijdende praktijken bij de publieke omroep in Hilversum verlangen we met weemoed terug naar die flagrante serie "The Office" (2005-2013), een soort comedyserie die de dagelijkse gang van zaken volgt op het kantoor van Dunder Mifflin Paper Company. In deze schijndocumentaire valt het personage Michael Scott op door ongepaste opmerkingen en grappen, wat zowel ongemak bij zijn medewerkers als bij de kijkers plaatsvervangende schaamte en helaas veel pijnlijke herkenbaarheid oproept. Deze fictie is echter kinderspel vergeleken met de giftige “Office-praktijken” die onverbloemd naar boven komen in het recent verschenen rapport van de commissie-Van Rijn.

Terug in het heden zien we de volgende trends:

2,6 miljoen Nederlandse werknemers ervaren ongewenst gedrag zoals treiteren, roddelen en kleineren op de werkvloer.
Meer dan een kwart van alle werkenden in Nederland geeft aan slachtoffer te zijn geweest van pestgedrag door een collega.
In één op de zes gevallen van pesten is zelfs een leidinggevende betrokken, volgens vakbond CNV (Bron: AD 24-01-2024).

Anno 2024 zijn deze giftige praktijken nog steeds de wrange werkelijkheid en heeft 1 op 4 vier weleens te maken gehad met een giftig werkklimaat. Tijd voor een team-check up en vier cruciale vragen om dit te hanteren met het noodzakelijke tegengif.

In wat voor team zit jij?
We zetten vier soorten teams op een rij. Bekijk zelf met voor team jij te maken hebt. Teamklimaat gaat vaak over veiligheid of sterk over energie. Er wordt al jaren onderzoek gedaan naar de energie van organisaties en teams in werkend Nederland. Er vallen vier verschillende teamzones te onderscheiden, die wij hebben omgedoopt tot vier verschillende soorten energiezones van teams.

Wat bedoelen wij eigenlijk met de term ‘energie’? Voor sommige ingewijden klinkt het misschien wollig, soft of esoterisch, maar het is onontbeerlijk om in leven te blijven. Energie is net zuurstof. Maar ook een soort water uit de kraan. We denken er nauwelijks over na, maar het is zo voelbaar. Energie draait om positief gedrag en beweging. Een veilige sfeer waarin iedereen zichzelf kan zijn en zich niet inhoudt of zich anders voordoet. Of, in meer of mindere mate, een gebrek daaraan. De andere dimensie is actie, de inzet en de bijdrage om teamprestaties te leveren.

Afbeelding 1 illustreert de relatie tussen ervaren energie en de mate van actie, inzet en bijdrage van individuen binnen een team. De percentages geven de mate van ervaren psychologische veiligheid aan in die teamzones (Bron: “Van Sluimeren naar Sprankelen", Steijger E., Steijger S., Steijger V., A. Jansen van 't Land, 2024).

Deze vier teamzones bieden een kader om de invloed van psychologische veiligheid op teamprestaties te begrijpen. Hoe hoger het percentage psychologische veiligheid, hoe hoger de teamprestatie. Hier volgt een uitleg per zone:

#1. Sluimeren
Te herkennen aan lage of een gebrek aan energie en weinig actie. Er is geen of weinig bezieling, vertrouwen, gevoel van samen de schouders eronder zetten of het beste uit jezelf halen. Het is eerder futloosheid, passiviteit, afwachten of ‘uit staan’. In deze zone komen ook angstteams voor, zoals in The Office. Wordt in managementboeken ook wel de zombiezone genoemd. Code rood. Herkenbare uitspraken:

“Ik moet nog twee jaar tot aan mijn pensioen”.
“Het is maar werk”
“SNIFO: Staat Niet In FunctieOmschrijving. Werk is als een SNIFO-puzzel - als het niet past, laat ik het gewoon vallen."
"Ik ben niet langzaam; ik ben gewoon bezig met mijn pensioencountdown."

#2. Stressen
Te herkennen aan energie-uitbarstingen met negatieve sfeer. Veelal te hoge werkdruk, gejaagdheid, stress, angst. Zien we vaak terug in directieteams waar er veel druk op staat. Hier zien we vaker vormen van ontsporingsgedrag van managers of een dynamiek waar mensen elkaar niet laten uitpraten, waar knetterhoge werkdruk heerst of waar te snel conclusies worden genomen en het er niet constructief aan toe gaat. Deze stuiterballenenergie wordt ook wel als de hyperzone aangeduid. Code rood. Herkenbare uitspraken:

"Ik heb genoeg te doen, mij niet bellen”
“Hoe krijg ik dit nu weer geregeld?”
“Vandaag is overleven gelijk aan koffie, deadlines, en af en toe stiekem een mini-siësta in de toiletruimte."
"Mijn talent? Het circus van het dagelijks leven runnen met zoveel ballen in de lucht dat zelfs acrobaten onder de indruk zouden zijn.

#3. Sudderen
Op zichzelf is sudderen positieve energie. ‘Het vlees staat geduldig te garen.’ Alleen zijn de mensen hier weinig actief. Veel is gericht op meer van hetzelfde. Ook wel hangteams genoemd. Ze doen het werk op de automatische piloot en zetten niet die extra stap. Stabiliteit en gemoedsrust zijn leidend. Het gaat z’n gangetje, soms zelfs herkenbaar als regelrechte gezapigheid. Denk aan de klassieker Debiteuren Crediteuren. Vernieuwing is ver te zoeken, laat staan innovatie. Hier zitten teamleden vaak in de comfortzone, maar is er vaak sprake van schijnveiligheid. Code oranje: wees alert dus. Herkenbare uitspraken:

"We doen het al jaren zo, waarom veranderen?"
"Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?"
"Ons motto: waarom vandaag doen wat we ook tot morgen kunnen uitstellen?"
"In de hangzone zitten we zo diep in onze comfortzone dat het bijna een yoga-positie lijkt."

#4. Sprankelen
Frisdrank met flink de prik erop! Positieve energie en veel actie, vertrouwen, enthousiasme, optimisme, durf, levenslustigheid, stralen van plezier, schitteren, ja ‘shinen’ zelfs! Met de impact van een bruistablet. In deze sfeer zijn er ook dromen, doelen en hoge ambities. Verwar deze vorm van positiviteit dus niet met conformisme. Een hedendaags team is Studio Voetbal, een gezelschap van tegendenkers, dwarsdenkers en vrije geesten die een podium krijgen om de status quo uit te dagen. We zien dikwijls vaste tafelgasten Pierre van Hooijdonk en Rafael van der Vaart onderling veel felle discussies voeren zoals ‘De kracht van huidige Ajax-trainer John van ’t Schip of het ongelijk van Stein’.. Dat levert vaak nieuwswaardige TV op. Code groen. Wordt in vakboeken ook wel de zinzone genoemd. Inderdaad, ze hebben er hier ‘sin an’. Herkenbare uitspraken:

"Niemand kan alles doen, maar iedereen kan iets doen."
“Dit is nieuw voor het team, dus we hebben ieders input nodig”
"Alleen ga je sneller, samen kom je verder."
"Luisteren naar elkaar is als een soundtrack maken. Iedereen heeft zijn eigen deuntje, en als we ze samenvoegen, wordt het een hit voor het hele team!" 🎶

Wat levert het op?

Psychologische veiligheid is wat ons betreft een ontastbaar en vaag begrip. Wij pleiten voor het begrip ‘(positief of veilig) werkklimaat’. Een positief werkklimaat heeft klip en klaar een positieve impact op de prestaties van bedrijven en teams. Uit een studie van Harvard Business School bleek dat bedrijven die een veilig werkklimaat bevorderen gemiddeld 12% meer omzetgroei ten deel valt. En gezondheidszorgonderzoek wijst uit dat teams met een hoger niveau van (psychologische) veiligheid 30% minder medische fouten maakten. Kortom, de inzet is het streven naar teams of organisaties waar het ‘sprankelt’.

In een #MeToo-tijdperk met veel aandacht voor het aanpakken van grensoverschrijdend gedrag, hebben we het juiste medicijn nodig. Zodat we niet langer ‘sluimeren’ als we getuige zijn van misstanden en van binnen weten dat het verkeerd zit. Of ons gestrest voelen omdat het niet goed zit, maar wegkijken, met de ongewenste cultuur mee marcheren of ons in slaap laten sussen.

Vertaald naar de praktijk: hoe je met vier cruciale vragen het werkklimaat kunt versterken

Dat kun je doen met hulp van het onderstaande WOW-SAD-model, dat is gebaseerd op de drie universele natuurwetten: de Wet van binding, de Wet van ordening en de Wet van geven en nemen. Het gaat over de wisselwerking van mensen in teams, groepen of organisaties. Zodra er rust is of de energie goed voelt, is er harmonie. Dan kan het bruisen. Dan is de weg vrij voor een WOW. Maar zodra er onrust, gedoe of negativiteit heerst, is er sprake van teleurstelling. Dus is de gemoedstoestand er één van disharmonie, dus SAD.

Door de kernvraag te stellen of je over het geheel genomen een WOW- of een SAD-gevoel hebt, en de drie bijbehorende vragen, kun je snel inzicht krijgen in de harmonie of onrust binnen een team of organisatie. Dit biedt de mogelijkheid om proactief te reageren op signalen van onveiligheid en zo een positieve bijdrage te leveren aan een veilig werkklimaat.

#1 Kernvraag: heb ik over het geheel genomen een WOW- of een SAD-gevoel?

#2 Voel ik me welkom, erkend, gehoord en gezien? (1e Wet van binding)

#3 Gedraagt ieder zich op een manier die bij zijn rol past? (Of beweegt /staat iedereen op de juiste plek?) (2e Wet van ordening)

#4 Voelt de balans van geven en nemen goed? (3e Wet van geven en nemen)

Vertaald naar teamafspraken

Indien de drie hulpvragen 2, 3 en 4 een duim omhoog krijgen, is het automatisch WOW. Indien vraag 2, of vraag 3 en/of vraag 4, een duim omlaag krijgen, is er al regelrecht SAD-alarm.

Vanuit onze bedrijfspraktijk kennen wij teams van opdrachtgevers die dit model als gezamenlijke “taal” gebruiken en waar de afgesproken wake-up-zin luidt: “Stop, ik voel geen WOW nu.” Hiermee wordt dan op een luchtige manier een ongemakkelijke situatie bespreekbaar en kan deze interventie zo het verschil betekenen tussen een ontsporende situatie of een situatie die onder controle blijft. Dergelijke teams varen er naar eigen zeggen wel bij. Hoezo van sluimeren naar sprankelen?

“Zo'n moment van een onveilige werksituatie kunnen weinig mensen goed communiceren of hebben mensen de moed niet. Slechts een enkeling heeft de moed en kunde om dán adequaat en geweldloos te communiceren“.

Tien krachtige interventies op de werkvloer om ongewenst gedrag te pareren

Hieronder een bonuspakket met 10 afgrenzende zinnen die behulpzaam kunnen zijn om ad rem te reageren tijdens ongewenste of grensoverschrijdende werksituaties. Ze komen voort uit ruim 20 jaar ervaring vanuit ons trainings- en coachingbureau op het gebied van talent- en organisatieontwikkeling en leiderschap.

Stel, iemand maakt een beledigende opmerking die bij de ander over de grens gaat. Een opmerking die verpakt is als een compliment zoals: “goede suggesties hoor, voor iemand net uit de schoolbanken”, “Wat zie je er nog goed uit voor je leeftijd”, “Wat spreek je goed Nederlands” of “O, knap dat jij met jouw maat toch zulke dingen draagt”. Dat kun je als volgt oplossen met een chique klinkslag, door vanuit de goede intentie uit te gaan of het gewoon te benoemen. Kijk zelf wat het beste bij je past:

“Dat bedoel je vast aardiger dan het eruit kwam”
"Dat klonk nogal bot, maar volgens mij maakte je een grapje”
"Skip dat “voor een stagiair/meisje/voor jouw leeftijd’ en ik ben nog blijer met je compliment”
Een licht tikje uitdelen om duidelijk genoeg te zijn en de communicatielijn open te houden: “Oeps, niet ok hoor voor mij. Hoe bedoel je? Want is vast niet met opzet.”
“Wacht even, was dit een compliment?”
“Pardon, ik zie de grap geloof ik niet. Wat bedoel je?”
“Wacht, ik krijg even een “error”, dat klonk als een belediging”
Of een collega die bij de koffieautomaat roddelt over een afwezige collega? "Ik voel me niet prettig bij dit gesprek. Laten we het positief houden. Heb je het al met (de betreffende collega) besproken?"
Of je ziet in een vergadering de ander zijn ogen wegrollen of een wegwerpgebaar maken? Geweldloos: "Ik zag je reactie en dat gaf me een unheimisch gevoel omdat ik het graag transparant houd. Kun je me laten weten wat je dwarszit?”
Of je ziet in een vergadering de ander zijn ogen wegrollen of een wegwerpgebaar maken? Los het met humor op om de spanning te verlichten: "Dat was een indrukwekkende oogrol. Heb ik iets gemist, of is het een geheime vergadercode?"

Lang verhaal kort, wij streven een werkpraktijk na waarin leidinggevenden en teams (mede) door het benoemen van ongewenst of grensoverschrijdend gedrag het beste uit hun mensen, teams en organisaties halen. En reiken bovengenoemde hulpmiddelen en interventies aan, met als motto: “van sluimeren naar sprankelen.”

Maar laten we vanavond de publieke omroep maar eens overslaan en ons nog eens heerlijk vergalopperen aan onze guilty pleasure met een knipoog: ‘The Office’.

Viktor, Erik en Stephen Steijger, Optimaal Talent B.V.