Concessies doen bij het onderhandelen?

Tijdens een recente bijeenkomst van 'The Netherlands Negotiation Network' kwam een enquête onder Europese diplomaten aan de orde. Volgens Europese diplomaten zijn hun Engelse collega’s de beste onderhandelaars. De Fransen bezetten de tweede plaats en de Belgen eindigen als derde. Nederland staat op een verdienstelijke vierde plaats. De Nederlandse onderhandelaar wordt geprezen om zijn dossierkennis, betrouwbaarheid en resultaatgerichtheid. Maar aan die resultaatgerichtheid zit ook een keerzijde. We zijn te veel gericht op het snel bereiken van een compromis. Omwille van het compromis tonen we al vroeg in de onderhandeling onze concessiebereidheid. In sommige landen –Amerika bijvoorbeeld- wordt een compromis echter niet gezien als een redelijke uitkomst voor beide partijen maar als een verlies. En dat geldt niet alleen voor een aantal landen, ook sommige onderhandelaars zullen een open en snelle concessiebereidheid eerder uitleggen als toegeeflijk en naïef. Of zoals de Engelse ons typeren; ‘Jullie Nederlanders komen al met een concessie zonder dat de ander erom vraagt.’

Concessies horen er wel degelijk bij.  Je wilt dat de ander jou tegemoet komt, dat betekent ook dat jij de andere partij op onderdelen ter wille moet zijn. We kunnen evenwel effectiever zijn in het toepassen ervan. Daarom hieronder een aantal tactieken die de impact van uw concessies vergroten.

Wacht zo lang mogelijk met een concessie

De onderhandeling over een fusie tussen twee scholengemeenschappen is in een cruciale fase beland. Er moet in deze fase bepaald worden op welke onderdelen elke scholengemeenschap bijdraagt aan het terugdringen van overbodige kosten. Op diverse terreinen is de overlap te groot. Dat brengt onnodige kosten mee. De gesprekken verlopen steeds stroever. De onderhandelaar van scholengemeenschap Sint Antonius toont zijn goede wil en doet een concessie. ‘Wij zijn bereid onze sportzaal te sluiten. Ik zou het dan wel op prijs stellen als wij onze muziekdocent mogen behouden.’ Tot zijn verbazing blijft een positieve reactie aan de andere kant van de tafel uit. ‘Jullie sportzaal was toch al aan renovatie toe. Het is ook voor jullie van belang om die uit de begroting te halen. Juist de muziekleraar is in onze ogen overbodig.’ Hier had de onderhandelaar niet op gerekend. Hij dacht het juiste voorbeeld te geven maar in plaats van waardering en een concessie terug te ontvangen, neemt de andere partij achteloos zijn tegemoetkoming in ontvangst en eist zelfs nog meer.

Kom niet te snel met een concessie. Je wekt daarmee de verwachting dat er ‘meer te halen valt’. De andere partij kan bijvoorbeeld denken dat je bewust te hoog hebt ingezet en daarom snel je eisen bijstelt, dat je niet goed tegen weerstand en spanning kunt en daarom gemakkelijk toegeeft, of dat je wel erg graag de overeenkomst wilt en daarom snel bereid bent tot het doen van concessies. Bovendien heeft een concessie op een later moment, wanneer de onderhandeling stroef begint te verlopen, meer impact. Een tegemoetkoming tijdens een stug onderhandelingsproces of vastgelopen onderhandeling is van grote waarde. Het trekt het gesprek weer vlot en geeft een positief signaal dat jij er graag uit wilt komen. Daarnaast geeft het je onderhandelaar een beter gevoel. In zijn beleving heeft hij moeten strijden voor de concessie en moest hij bij jou tot het uiterste gaan. Deze emoties roep je niet op wanneer je direct ingaat op zijn eisen.

Beperk het aantal concessies

Het is heel verleidelijk om je concessies ‘op te knippen’ in meerdere kleine stapjes. Zo houd je de onderhandeling gaande en ben je niet direct je wisselgeld kwijt. Toch is deze tactiek niet aan te raden. Als je te maken hebt met een onderhandelaar die erop uit om is tot het uiterste te gaan, dan kan deze aanpak van kleine toezeggingen je duur komen te staan. Hij houdt namelijk niet meer op met meer concessie eisen. Telkens als je water bij de wijn doet, beloon je de ander en stimuleer je hem juist om door te gaan met verzoeken om concessies. Door het aantal concessies te beperken maar ze daarentegen van enige omvang te laten zijn, voorkom je een dergelijke dynamiek. Door weinig maar serieuze concessies te doen versterk je je geloofwaardigheid en positie in de onderhandeling.

Benadruk je concessies duidelijk

Wanneer je een concessie doet, laat dan duidelijk merken dat deze tegemoetkoming een flinke geste is van jouw kant. ‘Beauty is in the eye of the beholder,’ maar je kunt de perceptie van de ander best beïnvloeden. Ook bij het loven en bieden geldt dat niet alleen de inhoudelijke kant van je concessie telt, maar ook de wijze waarop je deze aan de ander verkoopt. Dus zeg niet: ‘Wij gaan akkoord met de verlenging van de betalingtermijn van dertig naar zestig dagen.’ Maar: ‘Na stevig intern beraad is het mij net gelukt om de directie akkoord te laten gaan met je zware eis om de betalingstermijn te verdubbelen naar zestig dagen.’ De kans dat je je concessie overdreven toelicht, is waarschijnlijk minder groot dan dat je deze onderbelicht. Geef de ander de indruk dat het een belangrijke en aanzienlijke concessie van jouw kant is.

Vraag iets terug voor een concessie

Voor wat hoort wat, ook bij onderhandelingen. Vraag voordat je de ander tegemoetkomt waar hij jou op tegemoetkomt. Of nog beter: leg een concreet verzoek bij hem neer. Onderhandelen is een kwestie van prioriteiten met elkaar uitwisselen. Als je gesprekspartner zo graag een toenadering van jouw kant ziet, wat is hij dan bereid in te leveren? Wederkerigheid geldt ook hier: ‘Ik ben eventueel bereid om dit te doen als u…’

In ruil voor een concessie kun je de ander ook vragen om de deal te accepteren, dan kun je de onderhandeling direct afronden.

Doe een voorlopige concessie

Het is raadzaam om je concessie onder voorbehoud te geven. Dit kan op verschillende manieren. Zo kun je aangeven dat je bereid bent in te gaan op het verzoek op voorwaarde dat je bij de bespreking van het volgende item gecompenseerd wordt. Of dat je je concessies pas gestand doet als het totaalpakket acceptabel is.

Een andere variant betreft het in overweging nemen van iemands verzoek: ‘Ik zal je voorstel bestuderen op haalbaarheid.’ Of: ‘Ik zal uw tegenbod intern voorleggen en kijken of ik het geaccepteerd krijg.’ Deze toezeggingen verplichten je tot niets, maar geven wel blijk van je goede wil.

Vraag zelf om een concessie

Uiteraard kun je ook zelf om een concessie vragen. Hoe vanzelfsprekend dit ook mag klinken, soms vergeet de onderhandelaar om een tegemoetkoming van de andere partij vragen. Met name in situaties waarin de andere partij stevig van leer trekt en significante eisen stelt, kan het zomaar gebeuren dat je onder deze druk vergeet welke concessie jij van de ander verlangt. Vraag net iets meer dan je verlangt en laat na je verzoek of eis een stilte vallen. Soms is deze stilte al genoeg om de ander een toezegging te ontlokken.

Ook al heb je eigenlijk geen behoefte aan een concessie, vraag er toch om. Hiermee creëer je extra concessieruimte. Ook het laten vallen van een eerder verzoek om een tegemoetkoming kan gezien worden als een concessie van jouw kant.

Zeg af en toe nee

Over en weer inleveren hoort erbij. Maar dit betekent niet: u vraagt wij draaien. Durf ook af en toe gewoon nee te zeggen tegen een eis of verzoek om tegemoetkoming. Zeker op voor jou belangrijke kwesties dien je duidelijk aan te geven waar je wel of niet bereid bent toe te geven. Tevens verstevigt zo nu en dan nee zeggen je geloofwaardigheid en duidelijkheid. Het is voor de ander direct inzichtelijk waar de ruimte ligt en waar niet.

Houd een concessie achter de hand

Houd in elk geval één concessie achter de hand voor het geval je in een impasse terechtkomt. Door deze concessie dan in te brengen heeft deze veel meer impact en breng je de onderhandeling weer op gang.

Pas op met opmerkingen in de trant van: ‘Dit is mijn laatste concessie.’ of: ‘Dit is het laatste bod.’ Daarmee geef je de regie uit handen en sluit je min of meer de onderhandeling. Het is nu aan de ander om te bepalen wat er gaat gebeuren. Komt deze je niet tegemoet, dan is het lastig om zonder verlies van geloofwaardigheid weer met een concessie te komen.

Het overzicht van succesfactoren, valkuilen, tips en tricks voor vaardiger onderhandelen vindt u in de kennisbank van ManagementSite.