Communiceer duidelijk de performance-verwachtingen

Elke onderneming moet tegenwoordig snel reageren op veranderingen. Denk aan wensen van klanten, veranderingen in techniek en veranderingen van producten en diensten. Daartoe kan een strategie met voldoende focus uw organisatie steun geven om de organisatie door perioden van zwaar weer heen te leiden. Veelal wordt daarbij een beroep gedaan op de kennis en kunde van business controllers. Deze specialisten zijn in staat om strategie te vertalen naar concrete doelen en prestatiemaatstaven.

De financieel manager kan verschillende soorten (performance management) softwaresystemen toepassen. De data hiervoor kunnen bijvoorbeeld komen uit ERP-systemen. Vervolgens worden de prestaties geëvalueerd. De organisatie beloont wellicht de medewerkers die verantwoordelijk voor een specifiek doel zijn of stelt zijn (strategische) doelstellingen bij.

De verschillende management- en accountingmethoden:

• Balanced Scorecard
• Value-Based Management
• Beyond Budgeting
• Activity-Based Management
• European Foundation for Quality Management
• Six Sigma
• Business Process Management/Business Activity Monitoring

Het management kan dus verschillende methoden toepassen om de aanpak van performance management in de organisatie te verbeteren. Wat is nu de beste methode en wat werkt? Er zijn drie factoren bepalen effectiviteit van performance management, gebaseerd op conclusies van onderzoekers van de Pennsylvania State University, de Universiteit van Haifa en de Universiteit van Tilburg.

Onderzocht zijn performance managementsystemen in 16 toonaangevende organisaties. Hierbij is gebruik gemaakt van onder meer de signalling theory om aan te tonen dat afhankelijk van de mate waarin organisaties bepaalde faciliterende maatregelen treffen, medewerkers daaruit afleiden dat het management inderdaad veel waarde hecht aan performance management. Dit is immers iets wat sterk doorwerkt op de effectiviteit van het performance managementsysteem in de desbetreffende organisatie. In het bijzonder is gekeken naar vier faciliterende factoren:

1. het door het management uitgaan van een brede of enge opvatting over performance management;
2. het betrekken van senior managers bij het performance managementproces;
3. het duidelijk communiceren van performanceverwachtingen en
4. het formeel trainen van degenen die betrokken zijn bij het beoordelingsproces, de beoordelaars.

De conclusie van het onderzoek luidt dat vooral de eerste drie factoren een rol spelen bij het communiceren van verwachtingen, die als signaal door de medewerkers kunnen worden opgevat.

Succesfactoren:
De meeste succesfactoren hebben betrekking op de wijze van invoering van Performance Management. Het slagen staat of valt  met een goede veranderstrategie. Vaak wordt Performance Management ingezet in het kader van specifieke doelstellingen als klantgerichtheid, kostenreductie of minder uitval en retouren. Er moet dan een duidelijke samenhang zijn met de beoogde verandering.

1. Betrek uw medewerkers zoveel mogelijk (ook bij de samenstelling van de indicatoren)
2. Wees helder in doel, gebruik en doelgroep
3. Gebruik het als leer- en verbeterproces, en niet om uw medewerkers "af te rekenen"
4. Gebruik indicatoren die gemakkelijk via uw systemen zijn te meten.

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: MetID en MD-Weekly