Casus: aanjagen vanuit de bedoeling

De Gemeente Rhenen is recent bekroond tot beste werkgever 2018-2019 in de categorie gemeenten. Het ‘werken vanuit de bedoeling’ is hier een belangrijke onderscheidende factor in geweest (klik hier voor een animatiefilmpje over deze organisatiekoers). In 2018 is er een ontwikkeltraject gestart om deze organisatiekoers op gang te brengen. Niet door het top-down uitrollen van een plan, maar door medewerkers te laten experimenteren en een groep aanjagers de ruimte te geven. Zij vormen de kartrekkers van de beweging. Als externe veranderkundige begeleid ik dit boeiende proces. In dit interview laat ik graag Dick Roodbeen aan het woord, een van de aanjagers.

Wat betekent Werken vanuit de Bedoeling voor jou?

‘Terug naar de kern van je werk. Zorgen dat jouw werk nog meer betekenisvol wordt.

Omdat je meer waarde toevoegt. Dat vraagt ook om de absurditeit van sommige regels tegen het licht houden. Het is wat mij betreft tijd voor een kentering naar een gezonde balans tussen regels én ruimte.’

Hoe geef je dit vorm in jouw dagelijkse praktijk?

‘Het begint bij mijzelf, dan mijn team en dan de organisatie.

Als ik zelf niets verander in mijn werkwijze, hoe kan ik dan het gesprek aangaan met de ander?

Dat betekent vooral gezond verstand gebruiken en jezelf regelmatig de vraag stellen: wat vind ik hier zelf van? Hoe zou ik graag behandeld willen worden? Hoe zou ik willen dat deze vraag wordt afgewikkeld? En van daaruit het gesprek met de ander aangaan. De optimale variant is natuurlijk de maximale regelruimte opzoeken met als uitgangpunt de ander. Oftewel, ga op zoek naar de maximale ruimte in het grijze gebied.’

Wat werkt daarin voor jou?

‘Ik probeer zo min mogelijk routinematig bezig te zijn.

Je automatische piloot stoppen en niets als vanzelfsprekend aan nemen.

Ik probeer minimaal 1 keer per dag de tijd te nemen voor reflectie. Dat is soms met een boterham achter mijn bureau, tijdens een spontaan gesprek in ons WerkCafé of ’s avonds op de bank.’

Wat betekent waarde toevoegen voor jou?

‘Dat is voor mij het antwoord op de vraag: wat ga ik nu anders doen dan gisteren?

Een gesprek, workshop of bezoek aan een event heeft voor mij pas waarde als ik er iets mee ga doen. Anders is het zinloos geweest. Vanuit mijn functie als financieel adviseur ben ik steeds meer aan het nadenken over de bedoeling van de Planning & Control cyclus. De huidige cyclus werkt - naast de begroting aan het begin van het jaar en de jaarrekening aan het einde van het jaar - met twee tussenrapportages (voorjaars- en najaarsnota). Echter, op het moment van publiceren van deze tussenrapportages is het merendeel van de informatie al via andere kanalen bekend. De vraag is of het huidige systeem dus nog voldoende past in het nu? Dat intrigeert me en daar probeer ik samen met mijn collega’s verbeteringen in aan te brengen. Verder kijk ik bij de inhuur van een tijdelijke collega ook naar zijn of haar affiniteit met het werken vanuit de bedoeling.’

Hoe ga je om met tegengeluiden?

‘Dat vind ik soms best een zoektocht.

Zo had ik gisteren nog een ‘botsing’ met onze externe accountant. Accountants blijven maar vragen op je afvuren vanuit een kader dat alleen maar uit regels lijkt te bestaan en waarbij de bedoeling mijns inziens erg naar de achtergrond is verdwenen. Ik vroeg hem om mij bij iedere vraag aan te geven welke waarde die vraag toevoegt voor het uiteindelijke oordeel van de accountant over de rechtmatigheid en getrouwheid. En ik gaf ook direct aan dat ik niet op alle vragen antwoord zou geven. Dat is geen onwil maar het moet voor mij echt bijdragen en niet alleen ‘nice to know’ zijn of omdat het systeem het toevallig vraagt.’

‘Ook merk ik dat sommige collega’s juist behoeften hebben aan kaderstelling en normering. Dat is soms best een zoektocht met elkaar. Er is tenslotte niet één bedoeling voor iedereen.’

 Welke experimenten ben je nog meer mee bezig?

‘Ik heb nu een experiment over mijn verlofregeling. Deze heb ik namelijk in overleg met mijn manager afgeschaft. Als ik vrij wil nemen, neem ik vrij en ik ga geen verlof meer aanvragen via een systeem waarvan ik de betekenis onvoldoende zie. Ook heb ik bij de gemeentesecretaris gevraagd om het teamuitje anders in te steken. Geen vooraf vastgesteld vast budget, maar teams ruimte geven om met creatieve oplossingen te komen en als stelregel: ‘doe geen gekke dingen en handel alsof het jouw eigen portemonnee is’ en houdt rekening met de politieke context waarin je werkt.

Vanuit mijn rol als aanjager vraag ik ook regelmatig aan collega’s of zij vandaag vanuit de bedoeling hebben gewerkt. Als het antwoord ontkennend is, dan zeg ik ‘jammer, morgen weer een kans!’

 Wat is er in jouw ogen nog meer nodig om de beweging te versterken?

1. Voorbeeldgedrag vanuit het management en de aanjagers en het gesprek erover blijven voeren. En dus niet alleen aangeven: ‘wij werken al vanuit de bedoeling’. Dan creëer je geen opening voor een gesprek of gezamenlijke verkenning hoe het beter of anders kan.
2. Loskomen van de huidige hark en nog meer in netwerken samenwerken en ook nog meer gebruik maken van de professionaliteit van de samenleving. Onze organisatie meer naar opgaven inrichten en dat samen met de samenleving en strategische partners vormgeven. Dat mogen ook commerciële partijen zijn. Van nature zit hier wat argwaan in verband met het winstoogmerk van partijen. Ik geloof erin dat als je transparant bent over een ieders belang, je prima vanuit een gezamenlijk belang grote opgaven kunt aanpakken. Betrek installateurs bij de klimaatadaptie en laat bijvoorbeeld Rabobank geld bijdragen voor duurzaamheidsinitiatieven waar zij ook geld aan verdienen. Prima. Als we daarmee ook samen meer maatschappelijke waarde creëren.
3. Breng ook naar de buitenwereld het eerlijke verhaal en geen hoogdravende verwachtingen. Ons uitgangspunt is volgens de bedoeling te werken, maar de eerlijkheid gebiedt ook om te zeggen dat wij daarin niet altijd slagen. Geef ruimte om te experimenteren en leer er samen van. Iedere kleine stap wordt later een grote stap.

 Rijnlandse veranderprincipes

Tijdens het Grootste Rijnland Praktijk Festival & Grootste Kennisfestival van Nederland op 20 juni, 2019 delen we ’s ochtends en ’s middags met enkele aanjagers onze lessen en uitdagingen.

Onderstaand enkele principes die wat mij betreft een belangrijke rol spelen in het ontwikkelproces (geïnspireerd op ‘Het Rijnland Veranderboekje van Jaap Peters & Matthieu Weggeman, 2018):

• Je gaat het pas doen als je het voelt: bij de start van het proces hebben we professionals zelf betekenis laten geven aan de vier leidende principes. Collega’s formuleerden concrete gedragingen op de vier leidende principes en gingen met elkaar in gesprek over de impact van deze principes op je dagelijkse praktijk. Medewerkers formuleerden ook wat de consequenties van deze principes zijn: waar ga je mee stoppen? Waar ga je mee starten? En waar ga je vooral mee door in de dagelijkse praktijk? Op deze wijze ontstaat een soort collectieve ambitie en wordt er over gepraat, gediscussieerd en geëxperimenteerd.
• Inspiratie, educatie, activatie en felicitatie: het proces komt op gang door goede en slechte voorbeelden, kansen en dilemma’s van binnen en buiten de organisatie te delen. En medewerkers elkaar te laten inspireren en raken. Zo verschijnen er regelmatig persoonlijke praktijkverhalen op Intranet en organiseren we regelmatig workshops om te oefenen met het werken vanuit de bedoeling. Vervolgens proberen we de ‘activatie-knop’ in te drukken: wat ga jij morgen (anders) doen? Kleine en grote succesjes vieren we door een persoonlijk compliment of een voorbeeld breed uit te meten op intranet.
• Doen is het nieuwe praten: we hebben geen dik ‘plan van aanpak’ maar wel een behoorlijke lijst met activiteiten die we ‘van plan’ zijn en gewoon doen!

Meer informatie

• Voor een indruk van het werken vanuit de bedoeling binnen de Gemeente Rhenen bekijk bijgaand item uit het RTL Programma ‘Da’s Goed Geregeld’.
• Voor meer informatie over het Grootste Rijnland Praktijk Festival op 20 juni 2019.
• Voor een uitgebreide Casusbeschrijving Werken vanuit de Bedoeling bij de Gemeente Haarlemmermeer.
• Voor een covery-story door Jaap Peters over Rijnlands organiseren.
• Voor een longread door Wouter Hart over anders vasthouden en werken vanuit de bedoeling.