Wendbare organisatie dankzij business wargaming

Ik moet nog horen van de eerste topvoetballer die na de jeugdopleiding is gestopt met trainen omdat hij het vak al beheerste. Toch denkt menig leidinggevende, directielid of bestuurder dat trainen vooral voor anderen is. Waarom vergelijken diezelfde leidinggevenden hun werk dan vaak met topsport? Omdat ze veel tijd kwijt zijn aan werk? Of omdat ze veel moeilijke keuzes moeten maken? Ik geloof niet dat dat de essentie van topsport is. Volgens mij is de essentie dat je beter wil zijn dan de concurrentie, en daarom continu bezig bent met verbeteren en trainen.

Train op meer

De Baseball World Cup, het wereldkampioenschap honkbal, werd al sinds de oprichting in de jaren dertig gedomineerd door twee landen. De Verenigde Staten en Cuba. Ok, Venezuela deed in de jaren veertig ook aardig mee, Colombia won in 1965 en Zuid-Korea wist het in 1982 te winnen. Maar verder? Óf Cuba, óf de VS. Brian Farley, die in 2010 hoofdcoach van het Nederlandse honkbalteam werd, wist dat hij een moeilijke klus te klaren had. Honkbal is geen populaire sport in Nederland, dus is het aantal goede spelers dat komt bovendrijven ook klein. Geen enkele van zijn spelers was individueel goed genoeg voor een allstar-team, terwijl honkbal in Cuba en de VS volkssport nummer één en twee zijn.
Zijn methode? Het oprekken van de comfortzone van zijn spelers. En dat vertaalde zich tijdens trainingen ook heel praktisch. Aangezien de Amerikaanse en Cubaanse werpers veel harder konden gooien, waren hun spelers ook gewend aan hogere balsnelheden. De Nederlandse niet. Dus hoe bereid je je daar op voor? Brian deed dat door de afstand tussen pitcher (werper) en slagman tijdens de trainingen steeds verder te verkleinen. In een wedstrijd gebeurt dat natuurlijk niet, maar het leerde zijn team wel om op kortere reactietijden te trainen. Zo waren ze niet alleen voorbereid op het werpgeweld van de twee kampioenslanden, maar hadden ze zelfs onder nóg moeilijkere omstandigheden getraind. Sinds de jaren tachtig had geen enkel ander land dan Cuba of de VS het wereldkampioenschap meer gewonnen. Tot 2011. Toen won Nederland.
Mijn punt? Train niet alleen op wat je naar verwachting tegenkomt, maar op meer. Dan zit de rest in je comfortzone.

Wargaming

Een van de technieken die organisaties kunnen gebruiken om te trainen op een onzekere en dynamische wereld is wargamen. Het met elkaar doorlopen van verschillende scenario’s en methoden van optreden, om zo beter voorbereid te zijn op onvoorspelbare omstandigheden. De exacte oorsprong van wargaming als scenarioplanning is moeilijk te achterhalen. Ook in de oudheid zullen er al genoeg generaals zijn geweest die in de voorbereiding van een aanval de ‘maar wat als…’ vraag stelden, gevolgd door een bredere deliberatie over dat mogelijke scenario. Voor degenen die af en toe wel eens schaken, dat is ongeveer hetzelfde als wat in je hoofd gebeurt als je probeert te anticiperen op de mogelijke acties van je tegenstander bij een mogelijke zet. Het belangrijkste verschil tussen schaken en de werkelijkheid is echter dat er bij schaken maar een beperkt aantal zetten mogelijk is. De werkelijkheid kent die beperking vaak niet.

Het bewust inzetten van wargamen om te trainen op onvoorziene omstandigheden kennen we uit het Pruisen van de 19^e eeuw. En dat is niet zomaar. Het was namelijk in 1806 dat Pruisen een vernietigende nederlaag leed tegen het leger van Napoleon, in de Slag bij Jena en Auerstedt. Maar in plaats van bij de pakken neer te zitten, of terug te grijpen op oude militaire waarheden, koos men voor een heel andere aanpak. Een grondige analyse en hervorming van het gehele militaire denken, met als belangrijkste grondslag dat men beter dan de ander moest leren omgaan met onzekerheid en onvoorspelbaarheid. Het bekendste resultaat hiervan is Auftragstaktik, een methode van denken en aansturen die leidde tot een gigantische operationele snelheid en die in de late 20^e eeuw in de vorm van Mission Command ook als doctrine door het Amerikaanse leger is overgenomen. Helaas zit bij de Amerikanen nogal eens de neiging tot controle in de weg. Maar uit datzelfde denken, uit het idee dat de onvoorspelbaarheid van het slagveld zó groot was geworden dat het benutten daarvan wel eens tot de overwinning zou kunnen leiden, is ook het idee van actief wargamen ontstaan. Een innovatie die vaak toegewezen wordt aan baron Georg von Reisswitz, maar eigenlijk zijn vader toekomt. Het was zijn vader die een wargame ontwikkelde die in 1812 ook daadwerkelijk door het leger in gebruik werd genomen, maar het zou uiteindelijk de zoon zijn die het doorontwikkelde en voor een eerste échte doorbraak van de wargame zorgde. Hij verving het spelbord door een topografische kaart en introduceerde dobbelstenen om onzekerheid en kans in het spel te simuleren. Uiteindelijk was het Helmuth von Moltke die zó enthousiast was over wargamen dat hij na zijn aantreden als stafchef van het Pruisische leger het gebruik ervan dusdanig sterk stimuleerde, dat het gemeengoed werd. Tegenwoordig wordt wargaming niet alleen meer door defensie gebruikt, maar vindt het zijn weg naar steeds meer verschillende domeinen, zoals bijvoorbeeld commerciële cybersecurity.

Typen wargames

Er zijn verschillende typen wargame.

Simulaties, rollenspellen
In één variant worden deelnemers bijvoorbeeld onderverdeeld onder verschillende rollen, zoals een concurrent of een stakeholder. Vanuit daar simuleert men een specifiek scenario, waar ieder vanuit zijn eigen rol op probeert te acteren. Een goede voorbereiding vooraf, in de vorm van voldoende onderzoek en voorafgaande analyse, is hierbij net als andere typen rollenspellen essentieel voor de kwaliteit van de simulatie. Een andere methode is om iedereen zijn of haar eigen rol te laten behouden, en te simuleren wat te doen in een specifiek scenario. Bijvoorbeeld een plotselinge omzetdaling van 15%, of een sanctie m.b.t. de import van specifieke reserveonderdelen. De verschillende deelnemers simuleren daarbij hun acties, waarbij er extra aandacht is voor de effecten daarvan op elkaars gebieden van verantwoordelijkheid en de mogelijke reacties van concurrenten of andere relevante actoren. De te kiezen vorm hangt uiteraard af van het te bereiken doel.

Scenario's simuleren
Het doornemen van verschillende toekomstige scenario’s en what-ifs heeft een aantal grote voordelen. Ten eerste raken de betrokken teamleden op elkaar ingespeeld, of dat nu een directieteam is, een verkoopteam of een IT-team. Het met elkaar bediscussiëren van de beste wijze van optreden in een specifieke situatie zorgt ervoor dat mensen elkaars denkwijze, perspectief en handelingsvoorkeuren beter leren kennen en het optreden, mocht de situatie zich voordoen, ook soepeler gaat. Daarnaast worden individuele verwachtingen en verantwoordelijkheden veel scherper. In de voorbereiding voor de logistieke operatie van de Olympische Spelen in 2004 te Athene is deze methode succesvol toegepast. Enerzijds werden de verschillende plannen daardoor nog eens kritisch getest, maar anderzijds waren medewerkers hierdoor veel beter voorbereid op de verschillende rampenplannen. Belangrijker is echter iets anders. Het effect van het trainen op onverwachte situaties is namelijk ook dat onverwachte situaties waarop niet getraind is, effectiever te lijf gegaan kunnen worden. Men is namelijk beter op elkaar ingespeeld en heeft elkaars verantwoordelijkheden scherper.

Ook cognitieve biases, zoals groupthink of de menselijke neiging tot zelfoverschatting, kunnen door wargaming te lijf gegaan worden. Een wargame daagt bestaande denkpatronen uit, waardoor een breder repertoire aan handelingsmogelijkheden ontstaat. Door situaties te simuleren, daarop te moeten reageren en achteraf te evalueren, wordt een bepaalde creativiteit getriggerd die in de werkelijkheid moeilijker te activeren is. Niet alleen omdat veel organisaties niet te tijd nemen, of simpelweg vergeten, om goed te evalueren, maar ook omdat simulaties veel sneller doorlopen kunnen worden dan de werkelijkheid en een veelheid aan scenario’s toelaten. Aangezien een groot deel van het werk van leidinggevenden het maken van strategische, tactische of operationele beslissingen is, is het trainen hiervan essentieel om te groeien als leider. Wargaming is in die zin voor leiders hetzelfde als het verkleinen van de werpafstand bij de training van het team van Brian Farley. En hoe meer de organisatie ingericht is op de dynamiek en onvoorspelbaarheid van de markt, hoe meer hetzelfde geldt voor de enkele medewerker.

Wargamen biedt daarnaast ook de mogelijkheid om zwakheden in de eigen strategie te analyseren. Daarvoor kan gebruik gemaakt worden van verschillende methoden, maar het doorlopen van in ieder geval het meest waarschijnlijke scenario, het meest gevaarlijke scenario en het meest optimistische scenario biedt een goede start. Idealiter wordt er nog wat meer tijd voor genomen, door bijvoorbeeld deelnemers ook uit te dagen om tijdens het scenario relevante what-ifs in te brengen. Op de problemen die tijdens het wargamen naar voren komen, kan vervolgens in dezelfde simulatie een oplossing worden gezocht.

Nu zal de criticaster wellicht suggereren dat het niet nodig is om met zoveel mensen te oefenen, dat kost toch ontzettend veel tijd? Waarom niet gewoon een select gezelschap over alle what-ifs laten nadenken en deze in draaiboeken laten zetten? Het antwoord heeft wederom te maken met de menselijke natuur. Wij zijn geen rationele wezens, ook al denken we van wel.

We onthouden verhalen beter dan feiten, ervaringen beter dan cijfers en beelden beter dan tekst.

Effecten

Het gezamenlijk doorlopen van verschillende scenario’s, het erover nadenken, sparren en evalueren creëert nieuwe verbindingen in ons brein die ervoor zorgen dat we receptiever zijn voor soortgelijke signalen in de toekomst. Zoals het brein van de honkballer wel kan lezen over snellere worpballen, maar het moet oefenen om erop te kunnen acteren. Daarnaast is een tijdsbesparing niet persé zinvol. Meer doen is niet hetzelfde als meer bereiken, daar heb je betere beslissingen en een betere uitvoering voor nodig. En voor beide zijn training, waaronder wargaming, noodzakelijk.

Misschien wel het belangrijkste voordeel van wargaming is dat het ons de kans geeft om realistische scenario’s te doorlopen zónder dat we er emotioneel ingezogen worden.

Organisaties bestaan uit mensen en reageren daarom ook logischerwijs zoals je van een groep mensen zou verwachten. Bij een crisis of dreiging die ernstig genoeg lijkt, ontstaat al snel een emotioneel gedreven tunnelvisie. Stress, een overload aan informatie, ongerustheid of zelfs angst kunnen ervoor zorgen dat leidinggevenden sneller last krijgen van framing bias of confirmation bias en niet meer openstaan voor informatie of geluiden die op een andere ontwikkeling of interpretatie wijzen.

Er ontstaat dan een organisatorische starheid in denken die in sommige gevallen leidt tot een oplossing die erger is dan het probleem. Die emoties kunnen ook nog eens leiden tot een handelingsoverschot; soms vraagt een crisis ook om gewoon even op je handen te zitten en te wachten op het effect van je acties. Een schip heeft tijd nodig om het roer te volgen, teveel sturen en je raakt de controle kwijt. Door te wargamen kunnen situaties zónder de emotionele context die ontstaat als je er midden in zit doorlopen worden. Daardoor is er meer ruimte voor rationele overwegingen, waarmee de gegenereerde oplossingen kwalitatief vaak beter van aard zijn, ook al is het misschien niet exact dezelfde crisis waarvoor geoefend is.