Breinvriendelijk werken: Wat is dat en hoe bereik je dat

Je brein is niet geschikt om te switchtasken. Houdt het aantal taakwisselingen zo klein mogelijk om jouw brein in topvorm te houden voor denkwerk. Dat kun je realiseren door zo veel mogelijk te werken in batches: taken clusteren die bij elkaar horen. Er zijn een aantal soorten batches die je kunt onderscheiden in je werk.

Batch 1: Online zijn

Kies een beperkt aantal momenten dat je online bent. Leeg en sorteer dan je inbox, WhatsApp, voicemail, notities en eventuele andere verzamelplekken. Beperk ook je gebruik van internet en social media tot deze drie tijdsintervallen. Mijn ervaring is dat drie keer per dag online zijn voor bijna iedereen voldoende is, al is het kiezen van vaste momenten belangrijker dan het aantal momenten.

Voor de hand liggende online momenten zijn: aan het begin van de dag, rond de lunch en aan het eind van de werkdag. Bijvoorbeeld van 8.30-9.00, 12.30-13.00 en 16.30-17.00 uur. Misschien lukt het op een bepaalde dag niet op het tijdstip dat je je hebt voorgenomen, bijvoorbeeld omdat je rond de lunch een vergadering hebt. Plan het online moment dan op het eerstvolgende tijdstip waarop je wel tijd hebt, bijvoorbeeld om 14.00 uur, als de vergadering is afgelopen.

De grote waarde van op vaste momenten ‘online zijn’ zit in de tijdsblokken daartussen, de periodes dat je niet online bent. Als jouw vaste onlinemomenten zijn om 8.30-9.00, 12.30-13.00 en 16.30-17.00 uur gaat het om de periodes tussen 9.00-12.30 en 13.30-16.30 uur. Dan kun je bezig zijn met jouw eigen prioriteiten in plaats van te reageren op de prioriteiten van andere mensen, die bijvoorbeeld via e-mail binnenkomen. Mensen die op advies van mij vaste online momenten hebben ingesteld, melden keer op keer dat ze in positieve zin ‘verrast’ zijn door van de extra rust en focus die hun dat oplevert.

Batch 2: Denkwerk

De belangrijkste batch is: denkwerk. Waarschijnlijk zal dat voor een groot deel de ‘projecten’ betreffen die jij moet uitvoeren, bijvoorbeeld de kwaliteitsrapportage die je moet schrijven, de bedrijfswebsite die je moet vernieuwen of het boek dat je aan het schrijven bent. Jouw brein moet in topvorm zijn bij deze taken en bij de meeste mensen is die topvorm er aan het begin van de dag. Als je de dag in plaats daarvan begint met te reageren op allerlei e-mails is dat eigenlijk ‘parels voor de zwijnen gooien’. Het is zonde om je uitgeruste brein daarvoor te gebruiken.

Veel mensen vinden het lastig om aan denkwerk toe te komen. Eigenlijk moet je als kenniswerker minimaal een uur per dag ongestoord kunnen werken aan één taak. In de praktijk zal dat waarschijnlijk niet elke dag lukken. Wat goed werkt is een vast ritme: een vaste dag of vast dagdeel in de week waarin je werkt aan jouw ‘grote stenen’. Je hoeft dan niet elke week wilskracht te besteden aan de vraag of, wanneer en waar je jouw denkwerk gaat doen. Als je het ad hoc probeert te doen komt het er meestal niet van, is mijn ervaring.

Kies minimaal voor één dagdeel per week. Als je manager bent, kun je bijvoorbeeld met jezelf afspreken dat je elke vrijdagochtend van 9.00-12.30 uur werkt aan strategische projecten. Als je daarbij ook met jezelf afspreekt dat je offline bent en welke dingen je op een specifieke vrijdagochtend wilt hebben gedaan, is de kans groot dat je die dag met een tevreden gevoel aan de lunch zit. Je kunt eventueel je secretaresse of een collega als sluiswachter aanstellen om te bepalen of er op het werk dingen langskomen die écht niet kunnen wachten tot na dit dagdeel.

Batch 3: Soortgelijke taken

Cluster taken die met hetzelfde onderwerp te maken hebben, zodat je zo min mogelijk hoeft te schakelen. Een aantal voorbeelden van batches met soortgelijke taken:

• Lezen van de nieuwsbrieven over je vakgebied
• Bijlages die bij je ontvangen e-mails zitten opslaan bij je bestanden
• Facturen opstellen en versturen
• Je declaraties bijwerken
• Klanten bezoeken
• Functioneringsgesprekken met je medewerkers houden

De eerste vier zijn batches waarbij je geen andere personen nodig hebt. Je kunt je brein dan in een ‘administratieve modus’ zetten. Bij de laatste twee batches moet je jouw brein uiteraard in een communicatieve stand zetten. Plan deze activiteiten als het even kan in de middag. Dan heb je ’s morgens jouw ‘beste energie’ beschikbaar voor denkwerk.

Batch 4: Overwerk

De batch ‘Overwerk’ wil ik apart noemen omdat ik veel mensen daarmee zie worstelen. Als je thuis moet overwerken, bepaal dan zo mogelijk een vastgestelde tijd waarop je dit doet. Bijvoorbeeld alleen zondagmiddag van 13.00-17.00 uur. Zet de rest van de tijd jouw werklaptop en -telefoon uit.

Je bereikt hiermee dat je echt privétijd hebt en echt kunt ontspannen. Als je dit niet doet, kan het zijn dat je het hele weekend niet echt ontspant omdat je het hele weekend een schuldgevoel hebt omdat je eigenlijk zou moeten werken. De tas met dossiers die je mee naar huis had genomen, verandert dan al snel in een monster dat je verwijtend aankijkt en toeroept: ‘Open mij!’
Dit verzin ik niet, diverse mensen hebben mij dit toevertrouwd.

Jan-Dirk Reijneveld (communicatiewetenschapper) is Efficiency Expert. sHij coacht & traint mensen in breinvriendelijk werken, grip op je werk en je doelen realiseren. Jan-Dirk is auteur van het net verschenen boek ‘Meer doen in minder tijd’.