Breinvriendelijk werken

Iedereen heeft dingen die hij of zij wil bereiken in zijn leven. Maar al te vaak sneeuwen die doelen onder tussen alle e-mails en ad hoc zaken. Stop om wél toe te komen aan die inspirerende doelen in jouw leven in ieder geval met schakelen. Hoe kan je dat doen?

Doe eens de volgende test: pak een stopwatch en schrijf onderstaande letters en cijfers op. Schrijf de eerste keer eerst alle letters op en daarna alle cijfers. De tweede keer schrijf je eerst de ‘S’, daarna de ‘1’, daarna de ‘W’, daarna de ‘2’, dan de ‘I’, enzovoort. Neem beide keren de tijd op.

S     W     I      T    C    H     T     A     S     K    E     N

1      2     3      4    5     6     7      8     9   10   11    12

Gemiddeld doen mensen er bij de tweede methode 30 à 40 procent langer over. Dat komt omdat het op een heel simpel niveau switchtasken is: continu schakelen tussen taken. Daarnaast kost het de meeste mensen ook meer energie en gaan sommigen fouten maken.

Als het switchtasken bij zo’n simpele oefening al zoveel kost, kun je nagaan hoe inefficiënt het is als je het bij ingewikkelder taken gaat doen.

Elke keer als we schakelen van de ene taak naar de andere blijft ons brein voor een deel ‘gevuld’ met de taak waarmee we bezig waren. Daardoor ben je niet met je hele aandacht bij de nieuwe taak, werk je trager, daalt je IQ en maak je 20 procent meer fouten.

Schakel zo min mogelijk

De breinwet ‘Schakel zo min mogelijk’ kun je op vele manieren toepassen in jouw werk. Ik zeg weleens: ‘Jouw brein kan maar in één stand tegelijk staan.’ Voorbeelden van een mogelijke stand van je brein zijn:

• Denkwerk verrichten
• Je inbox legen
• Prioriteren
• Communiceren
• Nieuwsbrieven scannen

Het hoofddoel van deze breinwet is dat je ervoor zorgt dat je ongestoorde tijd in je leven hebt. Dan krijgt jouw brein de ruimte om denkwerk te verrichten, zonder dat het tussendoor moet schakelen naar jouw inbox, collega’s die iets van jou willen, enzovoort.

Tips

Hoe kan je dat bereiken? Hier alvast drie tips:

• Zet alle notificaties uit (van e-mail, WhatsApp, enzovoort). Kies in plaats daarvan 2 à 3 vaste momenten per dag waarop je wél je e-mail en WhatsApps bekijkt en wél online gaat. Het gevolg: je schakelt veel minder.
• Maak onder je inbox 3 mappen aan: actie, later/misschien en afwachten. Ruim eerst je inbox daarin leeg, bepaal dan wat prioriteit heeft en begin dan met het uitvoeren van de prioriteiten. Zo voorkom je dat je de hele tijd schakelt tussen sorteren, prioriteren en uitvoeren: die drie doen een totaal verschillend appèl op je brein.
• Als je besluit om ‘s avonds niet meer te werken let er dan op dat je dan ook geen e-mails of WhatsApps van je werk ziet binnenkomen. Anders ben je wéér aan het schakelen en heb je nog geen pauze. Als je voor werk en privé dezelfde telefoon hebt verwijder dan bijvoorbeeld de icoontjes van je werkmail en WhatsApp van de voorpagina.

Meer tijd over

Als je stopt met schakelen wordt het veel makkelijker om jouw doelen te bereiken. Je houdt meer tijd over. Meer tijd om aan je gezin te besteden, aan je vrienden, aan je hobby’s of je komt eindelijk aan die Masterstudie toe die je al zo lang wilde doen.