Channels

Het moet begin jaren tachtig zijn geweest, dus kort na de ‘tweede energiecrisis’ waarmee Nederland werd geconfronteerd. Elke zondagmiddag noteerden mijn moeder en ik de meterstanden van gas en elektriciteit. We probeerden het elke week beter te doen dan dezelfde week het jaar daarvoor. Het werd een ‘sport’ te bezuinigen, dus we zetten de verwarming wat lager en lieten geen lampen branden als het niet nodig was. Het resultaat was opzienbarend: beduidend betere (financiële) prestaties én een goed gevoel!

Prestaties verbeteren als deze worden gemeten, mensen er op sturen en zich voor de uitkomsten verantwoordelijk voelen. Dát is precies wat centraal staat binnen batenmanagement. Batenmanagement (benefit management) is een door Britten ontwikkelde techniek die oorspronkelijk bedoeld is om te zorgen dat ICT-projecten succesvol verlopen. Net als veel andere projecten, ontstaan er vaak problemen in de ‘gouden driehoek’ geld (het budget wordt vaak overschreden), tijd (het eindresultaat wordt vaak te laat opgeleverd) en kwaliteit (het eindresultaat levert niet die voordelen op waarop gehoopt werd). Batenmanagement draagt eraan bij dat de voordelen worden gecreëerd en ook daadwerkelijk worden geïncasseerd. Batenmanagement lijkt ook prima te werken bij projecten om de bedrijfsvoering te verduurzamen. Het voortraject is hierbij als volgt:

  1. Identificeer alle beoogde baten op het gebied van de 3P’s (people, planet en profit) van het duurzame initiatief dat uw organisatie start.
  2. Koppel aan alle baten prestatie-indicatoren.
  3. Stel vast wat de te verwachten omvang van de individuele baten is.
  4. Benoem ‘eigenaren’ voor elke individuele bate.
  5. Link de realiseren baten expliciet aan het project en de organisatieverandering die nodig is om de baten te realiseren.
  6. Benoem ‘eigenaren’ die verantwoordelijk zijn voor de organisatieverandering.

Batenmanagement toegelicht

De beoogde baten kunnen een verschillend karakter hebben. Soms is er sprake van een financieel voordeel: het duurzame initiatief leidt tot extra geld of het verlaagt de kosten of uitgaven. Zo kan een nieuwe behandelwijze in een ziekenhuis tot een kostenbesparing leiden van naar verwachting tweehonderd duizend euro. Het kan ook zijn dat sommige voordelen niet in geld vallen uit te drukken, maar wel kwantificeerbaar zijn. Een voorbeeld daarvan is dat een nieuwe behandelwijze in een ziekenhuis de ligduur verkort met vier dagen. Soms is het echter lastig om vooraf expliciet te bepalen wat de omvang van het voordeel is, maar is de uiteindelijke bate wel meetbaar. Zo zou het aantal complicaties die optreden lager kunnen zijn, maar onduidelijk is groot die daling zal zijn. Tot slot zijn er mogelijk waarneembare voordelen. Men kan zien dat zaken beter gaan, zonder dat het in een maatstaf valt uit te drukken. Een betere motivatie bij het personeel door een nieuwe aanpak, is daar een voorbeeld van.

Idealiter worden degenen die straks verantwoordelijk gesteld worden voor het incasseren van één of meer baten ook betrokken bij het inschatten van de hoogte ervan. Daar gaat immers een sterk motiverende werking van uit. Sommige duurzame initiatieven kunnen overigens ook nadelen opleveren. Ook voor deze negatieve baten is het belangrijk dat die vooraf in kaart worden gebracht en ook daarvoor worden mensen verantwoordelijk gesteld. Behalve geplande (positieve en negatieve) baten kunnen er ook onvoorziene voor- en nadelen optreden. Door een betere arbeidsmotivatie ( geplande, waarneembare bate), kan ook het ziekteverzuim dalen, al wordt daar niet op voorhand van uitgegaan. De daling van de opnameduur kan er daarentegen toe leiden dat er spanningen ontstaan met andere zorgverleners in het zorgketen, zoals een Thuiszorgorganisatie, omdat zij nu meer of intensiever moeten handelen. Dat kan een gepland of ongepland nadelig gevolg zijn en ook daar kan iemand voor verantwoordelijk gesteld voor worden.

De rol van de bateneigenaar staat in tabel 1 vermeld.

  Ongeplande bate Geplande bate
Positieve bate Identificeren, maximaliseren en ervan leren Oogsten door goed management
Negatieve bate Begrijpen en vermijden Herkennen en minimaliseren

Tabel 1: Batenmanagementmatrix (ontleend aan Ward & Daniel, 2015)

De ‘bateneigenaren’ worden zij die het beste in staat worden geacht de noodzakelijke acties te ondernemen om de organisatiedoelen met betrekking tot het duurzame initiatief te bereiken. Hiervoor hebben deze eigenaren taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en zeker ook relevante informatie nodig om de hele plan, do, check, act-cyclus te doorlopen. Maar dat alleen is niet voldoende. Ook de organisatie moet veranderen. Er moeten allerlei organisatorische zaken geregeld worden om het duurzame initiatief te doen slagen. Er moeten tijdig investeringsbeslissingen worden genomen, wellicht moet er aan scholing gedaan worden en verandert de informatiestroom. Ook degenen die hiervoor verantwoordelijk worden gehouden, worden in de voorwerkfase benoemd, zodat duidelijk is wie wat gaat regelen.

Natuurlijk moet voorkomen worden, dat er een hele hoop bureaucratische rompslomp wordt gecreëerd, maar door helderheid over de duurzame doelen die bereikt moeten worden en het benoemen van mensen die verantwoordelijk zijn dat dit ook echt gaat gebeuren, zal de kans van slagen verbeteren.

Toen wij thuis zo driftig bezig waren het energieverbruik te verlagen, stonden we veel meer open voor informatie over nieuwe ontwikkelingen op dat gebied. Het gevolg was, dat mijn ouders al snel overgingen tot investeringen in zaken als ‘dubbelglas’ en spouw- en dakrisolatie. Het bleken lucratieve investeringen, ook in financieel opzicht.

Als u mensen in uw organisatie persoonlijk verantwoordelijk maakt om duurzame doelen na te streven, dan raken ze gemotiveerd en zullen ze waarschijnlijk ook actief op zoek gaan naar verdere verbetermogelijkheden. En daar heeft uiteindelijk iedereen baat bij.

Theo van Houten, hoofddocent bij het instituut Financieel Management en onderzoeker bij het Lectoraat Financial Control. Tevens auteur van 3 boeken.

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

x
x