Urgentie verslaving leidt tot burn-out

Werkstress is momenteel een hot topic. Volgens diverse onderzoeken leidt 1 op de 8 medewerkers aan burn-out verschijnselen. Dit is voor de betreffende medewerker, het bedrijf, zijn familie en de maatschappij onwenselijk. In de maatschappelijke discussie wordt vaak de verantwoordelijkheid van werkstress bij leidinggevenden neergelegd. De werknemer zou het “slachtoffer” zijn van incompetent leiderschap. Deels klopt dat maar de werknemer heeft ook een verantwoordelijkheid in het managen van zijn werkstress. Zo zullen werknemers met goed ontwikkelde sociale vaardigheden zich niet snel door incompetente leidinggevenden gek laten maken.

Oorzaak werkstress

Een grote bron van werkstress is “urgentie verslaving” en wordt vaak over het hoofd gezien als veroorzaker. Veel werknemers zijn hieraan verslaafd. Je kent ze vast wel, die medewerkers die als ze het even “rustig” hebben nerveus worden en op zoek gaan naar nieuwe activiteiten. Stilte en rust vinden ze niet prettig. Tijd voor reflectie en bezinning zien ze als verspilling. Hoe drukker hoe beter is hun credo.

Wat is urgentie verslaving en hoe ontstaat het?

Tijd is geld
Urgentie verslaving komt veel voor in organisaties waar de aandacht voornamelijk gericht is op productie en het welzijn van de medewerker ondergeschikt is aan het productieproces. Tijd is geld hoor je in ze dit soort organisaties vaak zeggen en geld domineert de besluitvorming. Zoals elke verslaving zou urgentie verslaving niet bestaan als het geen voordelen oplevert.
Urgentie verslaving levert de volgende “voordelen” op:

• Roept voorspelbare vertrouwde gevoelens op.
• Wordt primaire focus en eist alle aandacht op.
• Wist tijdelijke pijn en negatieve gevoelens uit.
• Schept een kunstmatig gevoel van eigenwaarde.

Deze voordelen zijn tijdelijk want het functioneren wordt op den duur aangetast. Burn-out is vaak het resultaat van dit verschijnsel.

Het afkicken van urgentie verslaving vergt net als andere verslavingen veel om ervan af te komen. Meestal vindt het afkicken tijdens een burn-out plaats omdat het lichaam op de rem trapt. Om na een burn-out terugval te voorkomen is verandering van gedrag noodzakelijk. Een model dat hierbij kan helpen is de Eisenhower matrix.

De Eisenhower Matrix

De Eisenhower matrix komt voort uit de beroemde uitspraak van Eisenhower dat ‘urgente zaken zelden belangrijk zijn en dat belangrijke zaken zelden urgent zijn’. Het model is eenvoudig in gebruik en een effectief hulpmiddel voor het stellen van de juiste prioriteiten.

Missie en talent
Alvorens effectief met dit model aan de slag te kunnen gaan dient eerst te worden onderzocht wat de persoonlijke missie en talenten zijn. Werken vanuit de missie en talenten geeft veel energie en voldoening. Door vanuit de missie en talenten de belangrijke zaken te definiëren wordt een basis gelegd voor een goede werkbalans. Hieronder een uitleg hoe de Eisenhower matrix wordt toegepast.

Werking Eisenhower matrix

Kwadrant 1 vertegenwoordigt de taken die zowel urgent als belangrijk zijn. Het gaat om taken en werkzaamheden die bijdragen aan eigen doel(en), - en dus belangrijk zijn - én op korte termijn uitgevoerd moeten worden. Directe actie is gewenst omdat een deadline nadert, of zelfs al overschreden is, dan wel sprake is van een storing, noodgeval of acuut probleem.

Kwadrant 2 hier staan taken die ‘wel belangrijk zijn, maar niet urgent’: zaken die best nog even kunnen wachten, maar die toch belangrijk zijn. Werkzaamheden in dit kwadrant bieden voldoende tijd om de taken goed voor te bereiden. Zorg dat deze taken aansluiten op de persoonlijke missie en talenten voor een optimaal resultaat.

Kwadrant 3 het gaat hier om de onbelangrijke taken die wel urgent zijn. Hierbij gaat het vooral om onnodige interrupties, zoals verstoringen door telefoontjes en/of mailtjes, onverwacht bezoek en (onbelangrijke) vergaderingen. Laat iemand vooral niet misleiden door de gesuggereerde en/of vermeende urgentie. De betreffende actie is zeker dringend maar vooral belangrijk voor een ánder en niet voor iemand zelf. Delegeer deze taken zoveel mogelijk.

Kwadrant 4 dekt de taken en werkzaamheden die niet belangrijk zijn en ook niet urgent. Het gaat dus om taken die iemand volop kunnen bezig houden maar eigenlijk niets opleveren. ‘Opleveren’ in de zin dat iets iemand wel tijd kost, maar niet(s) bijdraagt aan de realisatie van iemands eigen doelstelling(en). Taken in het vierde kwadrant zijn overigens vaak ontzettend leuk, maar als iemand er de hele dag mee bezig is komt er niet veel uit zijn handen. Voorbeelden van taken waaraan iemand zijn tijd verdoet (‘tijdvreters’) zijn: nodeloos gebabbel met collega’s, surfen op internet, overmatig checken van e-mail en het bezoeken van bijeenkomsten. Dit kwadrant wordt ook wel de kwadrant van de verspilling genoemd. Zorg dat dit kwadrant leeg is en blijft.

Conclusie
Werkstress ontstaat doordat mensen geleefd worden ipv dat ze hun eigen leven in handen nemen. Door tijd te reserveren voor zelfreflectie, zelfonderzoek om te achterhalen wat de persoonlijke missie en talenten zijn, kan vervolgens met de Eisenhower matrix een goede werkbalans worden bepaald. Werken vanuit de missie en talenten elimineert werkstress.