Via welke stappen is de werkkostenregeling in te voeren?
Stap 1 Inventariseer alle werkkosten
Toets of het totaalbedrag aan werkkosten de vrije ruimte van de totale fiscale loonsom* overschrijdt door alle afgesproken arbeidsvoorwaarden (CAO, arbeidsovereenkomst, personeelshandboek) na te gaan. Check dit tegen de werkelijke betalingen in de financiële administratie, zoals kasbetalingen, declaratiestromen, facturenadministratie, vergoedingen in natura (bijvoorbeeld kortingen op producten uit eigen bedrijf), vaste kostenvergoedingen, verstrekkingen in verband met thuiswerken etc. het gaat bij de bepaling van de financiele ruimte om de kosten incl. BTW. Ook is het moment van belang waarop het voordeel fiscaal wordt genoten: de jaarlijkse reservering voor een vijfjaarlijks personeelsfeest telt alleen voor het jaar waarin het feest plaatsvindt.
Stap 2: Bereken het budget
Maak vervolgens, afhankelijk van het feit of er een overschrijding plaatsvindt, de keuze om bepaalde kosten al dan niet als werkkosten aan te merken. Die keuze hangt namelijk samen met mogelijkheden om arbeidsvoorwaarden aan te passen. Cao’s en het advies- en instemmingsrecht van de OR kunnen ook beperkingen opleveren.
Stap 3: Bepaal gevolgen voor administratieve processen
De kosten die de werkgever als werkkosten wil aanmerken, moeten maandelijks worden getoetst aan de werkkostenruimte. Er moet eventueel eindheffing over worden afgedragen. Bij overstap moet de administratie daaraan worden aangepast en bijvoorbeeld worden gesplitst in:
NB. Overschrijding van het werkkostenbudget leidt tot een heffing van 80% op het deel dat de werkkostenruimte te boven gaat. Steekproeven op declaratiestromen en grootboekrekeningen kunnen voorkomen dat kosten onjuist worden geboekt en het budget toch overschreden wordt.
* Voor de berekening van de vrije ruimte is een tweeschijvenstelsel ingevoerd. Tot en met een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 3%. Over het restant van die loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18% (2022).
Toets of het totaalbedrag aan werkkosten de vrije ruimte van de totale fiscale loonsom* overschrijdt door alle afgesproken arbeidsvoorwaarden (CAO, arbeidsovereenkomst, personeelshandboek) na te gaan. Check dit tegen de werkelijke betalingen in de financiële administratie, zoals kasbetalingen, declaratiestromen, facturenadministratie, vergoedingen in natura (bijvoorbeeld kortingen op producten uit eigen bedrijf), vaste kostenvergoedingen, verstrekkingen in verband met thuiswerken etc. het gaat bij de bepaling van de financiele ruimte om de kosten incl. BTW. Ook is het moment van belang waarop het voordeel fiscaal wordt genoten: de jaarlijkse reservering voor een vijfjaarlijks personeelsfeest telt alleen voor het jaar waarin het feest plaatsvindt.
Stap 2: Bereken het budget
Maak vervolgens, afhankelijk van het feit of er een overschrijding plaatsvindt, de keuze om bepaalde kosten al dan niet als werkkosten aan te merken. Die keuze hangt namelijk samen met mogelijkheden om arbeidsvoorwaarden aan te passen. Cao’s en het advies- en instemmingsrecht van de OR kunnen ook beperkingen opleveren.
Stap 3: Bepaal gevolgen voor administratieve processen
De kosten die de werkgever als werkkosten wil aanmerken, moeten maandelijks worden getoetst aan de werkkostenruimte. Er moet eventueel eindheffing over worden afgedragen. Bij overstap moet de administratie daaraan worden aangepast en bijvoorbeeld worden gesplitst in:
- Vergoedingen of verstrekkingen in het kader van wellevendheid, sympathie of uit piëteit
- Intermediaire kosten
- Gerichte vrijstellingen
- Nihil-waarderingen
- Belaste loonvoordelen die op de loonstrook worden afgerekend
- Belaste loonvoordelen die zijn aangewezen als werkkosten
NB. Overschrijding van het werkkostenbudget leidt tot een heffing van 80% op het deel dat de werkkostenruimte te boven gaat. Steekproeven op declaratiestromen en grootboekrekeningen kunnen voorkomen dat kosten onjuist worden geboekt en het budget toch overschreden wordt.
* Voor de berekening van de vrije ruimte is een tweeschijvenstelsel ingevoerd. Tot en met een loonsom van € 400.000 bedraagt de vrije ruimte 3%. Over het restant van die loonsom bedraagt de vrije ruimte 1,18% (2022).
Pro-abonnees downloaden gratis het Ebook met 255 vragen en antwoorden over Loonheffingen.