Het nieuwe time management: hoe besteed je de tijd van je leven?

Time management, wie heeft er niet van gehoord, er ooit een cursus in gevolgd, en heeft nog steeds te weinig tijd? Met de komst van de smart phone en alle social media is tijdbeheer er niet beter op geworden. Menigeen verliest zichzelf in alle mogelijkheden en in de snel veranderende wereld om ons heen. Natuurlijk kiezen we zelf daarvoor. Er zit op elk apparaat een aan en uit knop. Een paar essentiële nieuwe timemanagement zaken wil ik met u delen. Allereerst een voorbeeld en een toelichting erop. Dan een uitleg over de titel. Vervolgens een persoonlijke opvatting over wat liefde eigenlijk inhoudt, zowel privé als zakelijk. Dat kan een andere kijk geven op wat ons motiveert

Kennismaking

Schrijven is praten op papier. Ik weet niet hoe oud u bent, nu u dit stukje leest, maar ik word dit jaar zeventig en heb me sinds begin tachtiger jaren van de vorige eeuw non-stop bezig gehouden met time management, ontelbare cursussen en workshops erover gegeven, boeken over geschreven en veel geld mee verdiend.

Nu heb ik het klassieke boek 'Effectief Tijdbeheer' voor de derde keer herschreven. De eerste uitgave was in 1997, de tweede in 2007 en nu dus de derde.
Waarom? Vanwege voortschrijdend inzicht dat het anders kan.

Voorbeeld

Graag vertel ik hier een verhaal van een van mijn cursisten, een jonge manager die een verkoopteam aanstuurt. Een paar weken na onze workshop vertelde hij me vol enthousiasme dat een aantal principes hem drie tot vier uur per dag scheelden.

‘Normaal’, zo begon hij zijn verhaal, ‘kwam ik tegelijk met mijn mensen om negen uur op het werk. Dan stonden we eerst even rond de koffieautomaat te kletsen over het voetbal van gisteren of één of ander televisieprogramma. Zo rond halftien was dan iedereen aan het werk en zocht ik diegenen op met wie ik wat moest regelen of afspreken of ik stuurde ze een mailtje. Dat kostte me heel wat gezoek.

Nu kom ik een halfuurtje eerder en maak ik mijn to-dolijst. Tegelijk maak ik een print van de e-mails voor degenen wie ik wat te vertellen heb. Als ze dan binnenkomen en koffie gaan drinken, doe ik gewoon mee, maar geef ze ondertussen de print, die ik nog kort even kan toelichten. Dat scheelt me een uur, want ik kan dan meteen aan mijn andere zaken beginnen zonder ze eerst weer overal te moeten zoeken.

Om elf uur doe ik mijn deur, die altijd open staat, dicht gedurende zeker één, zo nodig twee uur. Ook zet ik mijn email af en mijn telefoon zet ik door naar mijn assistent. Dan concentreer ik me op belangrijke en urgente zaken, zoals het schrijven van een ingewikkelde offerte of een rapport. Mijn productiviteit ligt sindsdien twee keer zo hoog. Daarna bel ik alle mensen terug die mij gedurende die periode tevergeefs probeerden te bereiken, maak ik in de afterlunchdip een rondje langs mijn mensen, orden mijn archief, ook mijn elektronische archief (!), en gebruik ik de laatste uren van de dag, als de energie weer toeneemt, voor een korte vergadering, een individueel feedbackgesprek of iets dergelijks. Aan het einde van de dag maak ik weer een to-dolijst. Vooral dat laatste is belangrijk om onbelast en vrij van zorgen over het werk naar huis te gaan. Sinds kort ben ik ’s avonds een ander mens. Ik heb voor het eerst in jaren weer ’s avonds geschaatst met mijn zoon en dochter. Al met al heb ik een effectievere tijdsbesteding van drie tot vier uur per dag.’

Welke principes paste deze manager toe?

Allereerst heeft hij begrepen dat bijna iedereen een natuurlijk energie ritme heeft. In de morgen uren zijn de eerste twee uren voor ‘doe-dingen’, de dag inplannen, 20 % vrij houden voor onverwacht (!), telefoontjes, de dagelijkse instructies. Dan vanaf een uur of elf tot een uur de ‘denk-dingen’: deur dicht, ongestoord werken aan je belangrijkste taak die dag, je A-1 prioriteit. Daarna volgt een dip, de afterlunchdip, die niets te maken heeft met de lunch maar alles met de zon in onze genen: we komen uit tropische tijden, gingen ongeveer 70.000 jaar geleden aan de wandel vanuit Afrika en zitten, of we het willen of niet, nog steeds met dat tropische structuurtje in onze genen. Hoe benut je die dip? Maak een wandelingetje, houd even een ‘power nap’ van 10 minuten, voel bewust hoe het met je is, denk even na over hoe de ochtend verliep en check waar je adem zit.

Aan het eind van de middag leven we weer een beetje op. Mooie tijd om een feedbackgesprek te plannen. Een werkdag heeft dus een doen-denken-doen-denken structuur.

Voor goed timemanagement is natuurlijk belangrijk dat je dagelijks een to-do lijst maakt. Dat weet iedereen. Elke dag rijp en groen alle acties, privé en zakelijk door elkaar heen opschrijven, liefst met een blocnootje naast je bed, wat je morgen wilt doen. De manager uit het voorbeeld sluit zijn werkdag af met wat hij de volgende dag verder wil oppakken. Werkt ook heel goed.

Dit is korte termijn. Onmisbaar, maar wel korte termijn
Want waar staan al die mini acties voor? Welk doel bereik je met al je activiteiten? Waar draag je aan bij? Aan welke wereld bouw je? Heb je helder voor ogen wat je taak is in het bedrijf van je keuze? Waarom zit je daar? Wat wil je leidinggevende bereiken met wat jij doet? Wat zijn zijn of haar afgesproken doelen met de naast hogere leidinggevende? Praat je daarover? En dan: als je doorgroeit en als je je ervaring wilt toepassen ten gunste van het bedrijf van je keuze, is daar dan ruimte voor? En weet jij van wat je collega’s proberen te bereiken?

Kortom: hoe geef je zin aan je leven en werken?

Daar helpt het 168-uurs model bij.

Het 168-uurs model nodigt je uit je doelen te stellen op langere termijn.

Plan elke zes maanden een strategie sessie met jezelf. Vraag aan je partner dat ook te doen. Stem af met elkaar. Vul in wat je behoeften zijn, verdeeld over werk en privé. Met andere woorden: ik pleit ervoor dat je helder ziet (of helder ziet te krijgen) waar jullie aan werken in je relatie (privé) en waar jij past in de organisatie van je keuze (werk) met al je unieke mogelijkheden. Natuurlijk kun je het daar niet elke dag over hebben, maar als je er niet minstens twee keer per jaar van te voren over nagedacht hebt en dan besproken hebt met de mensen die je daarover kunt aanspreken, gaat het goed mis. Dus zorg dat je dagelijkse to-do lijst aansluit bij wat je samen afgesproken hebt toen je je contract tekende en breng het ter sprake tijdens je coaching gesprekken of performance reviews.

Waarom die metafoor van de twee benen en wat heeft liefde daarmee te maken?

Op twee benen sta je steviger en loop je makkelijker. Zowel voorwaarts als achterwaarts. De metafoor van de twee benen staat enerzijds voor werk, dat is je ene been, je talenten waarmee je je brood kunt verdienen. Hopelijk met veel plezier. Het andere been staat voor jouw plek in je systeem van herkomst, je roots.

Heb jij ook gemerkt dat met de komst van de smart phone en alle social media menigeen zich aan het verliezen is in stimuli die ‘leeg’ zijn? Dat wil zeggen, dat de berichten zijn als dorre blaadjes, die rond dwarrelen, aangejaagd door een storm die we niet beheersen? Laten we eens kijken naar een aanvulling op de manier van keuzes maken, naast het al genoemde 168-uurs model.

Het gaat vaak toch niet zo makkelijk als ik hierboven beschreef. Rationeel klopt het, maar irrationele zaken spelen ineens op. Hoe vaak erger je je niet aan je leidinggevende of collega, heb je goede afspraken gemaakt (dacht je) en haalt de realiteit die onderuit. Bovendien staat het karakter van de man of vrouw je ineens tegen. Omdat hij of zij steeds meer begint te lijken op…ja, op wie eigenlijk? Wie projecteer je ineens na de euforie van de nieuwe baan over die man of vrouw heen? Wie lukt het jou allergisch te laten worden voor bepaalde personen? Dat is interessant! Want tien tegen een zit daar een verstrikking achter, die te maken heeft met ervaringen in het verleden. Wiens leven leef jij? Wat is je eigen droom en wat zijn de verwachtingen, positief en/of negatief van je ouders? Wat voor schakel ben je in die keten van generaties? Durf je jezelf te worden?

Als je op twee benen wilt lopen raad ik je daarom aan eens een genogram te maken. In een genogram krijgt iedereen van jouw familiesysteem een plekje. Ook wie gescheiden is, ook wie overleden is, ook wie door omstandigheden kortere of langere tijd bij je familie onderdak vond. Ga verder terug dan alleen je ouders, vraag ook naar je grootouders en hun broers en zusters, zelfs je overgrootouders krijgen een plekje in jouw genogram. Zij horen tot je familiesysteem en duiken regelmatig op in de familieverhalen of worden juist systematisch niet genoemd. Met welke thema’s worstel jij en wat zie je terug in dat genogram? De schaamte en de trots die je met je meedraagt is vaak een reden voor de verstrikkingen op de werkvloer en in privé relaties.

Wat houd je dan staande en gaande? Compassie, en vooral zelfcompassie. Zorg liefdevol voor jezelf en voor de mensen thuis en op je werk.

Hoe staat het met de liefde op de werkvloer? De liefde in onze gezinnen?

Daar zit een groot verlangen achter, het verlangen gezien te worden, erkend te worden, een plek te hebben die veilig is, no matter what…

Als we dat uitdiepen spreken we dus van een groot goed dat onze relaties verwarmd (als het er is) of verarmd (als het er niet is).

Hoe zit dat dan op de werkvloer? Hoe ga je daar met je gevoelens om? Als bedrijfssocioloog hanteer ik het uitgangspunt dat een mens een positiebekleder is en een zingever. Je hebt een positie in het bedrijf van je keuze. Daar ligt een contract aan ten grondslag. Je hebt onderhandeld over die baan en ‘ja’ gezegd. De organisatie ook. Ze wilden jou graag hebben.

Het bedrijf is er met een reden. Heeft een bestaansgrond, die vastligt in zijn missie, visie , waarden, strategie en doelstellingen. Het past zich steeds weer aan aan de marktomstandigheden. Het bedrijf heeft ook een cultuur, die mensen in staat stelt samen het doel van de organisatie te verwezenlijken. Jij bent daarin een radertje, met een eigen taak. Die taak is bindend, en binnen die taak mag je zoveel houden van elkaar als je wilt. Je kunt elkaar dus aanspreken, op basis van het doel van het bedrijf en jouw positie en taken daarin, op een liefdevolle manier.

In je familie heb je een plek. Je bent levenslang de oudste of de jongste of de middelste. Je bent als man, vrouw of gender neutraal geboren. Je hebt in je familie ook een cultuur. Daarin heb je geleerd je staande te houden. Was het een voor jou veilige omgeving? Was er sprake van onvoorwaardelijke liefde? Werd je gezien, erkend, gekoesterd? Of was het een onveilige omgeving, met veel angst en spanning? Ervaringen die je weggedrukt hebt, omdat er niet over praten op dat moment de beste strategie was. Doorgaan…morgen weer vroeg op…voorwaarts!

'Het leven wordt voorwaarts geleefd, maar achterwaarts begrepen', aldus de filosoof Kierkegaard. En nu met je aandacht voor je eigen effectief tijdbeheer kun je daar niet meer omheen. Je zult zowel voorwaarts als achterwaarts moeten kijken om te komen tot zelfkennis, tot worden wie je bent.

Alle time management tips, die je leven vergemakkelijken en de efficiency bevorderen staan in het boek. Die herhaal ik hier niet. Maar het hart van alle dingen is een doordachte op oprecht verlangen gebaseerde strategie, gemakshalve benoemd als de 168-uurs cirkel. Van daaruit ga je nadenken over wie je wilt zijn en wat je wilt bereiken. Dan zeg je van harte ja en ook duidelijk nee. Dan ga je vanzelf anders om met social media, met de eisen die deze VUCA (volatile uncertain, complex and ambiguous) wereld aan je stelt, dan sta je op twee benen, heb je stevige wortels en ben je als een boom, die tegen de stormwind bestand is.