Top 5 ellende met tijdschrijven

Er zijn in Nederland honderdduizenden medewerkers die dagelijks of wekelijks hun uren registeren. Het tijdschrijven loopt bij veel bedrijven en overheden niet altijd even lekker. Het is nuttig om het bestaande urenschrijfsysteem jaarlijks te evalueren. Het probleem zit nooit in de tooling, die is namelijk ontwikkeld voor professional service firms. Die systemen maken geen fouten. Het gaat mis in de manier hoe urencodes en uurtarieven worden gebruikt door medewerkers, en wat er door managers mee wordt gedaan.

Slimme cfo

De toenmalige cfo van Rijkswaterstaat was een slimme vent. Bij de uitvoeringsorganisatie werkten enkele jaren geleden zo’n 10.000 personen. Die schreven dagelijks uren, en die uren werden van het ene district naar het andere doorbelast. Of aan interne projecten geschreven. Vestzak-broekzak dus. De cfo onderzocht de tijdsbesteding voor het registreren van uren van een medewerker: 1,5 uur per week. Hij heeft zijn rekenmachine gepakt en de volgende berekening gemaakt: 10.000 mensen x 1,5 uur ... dat zijn ruim 300 personen! 300 fte die full time tijdschrijven! Dat is bij - gemiddelde - personeelskosten per persoon van 80.000 euro maar liefst 24 miljoen euro belastinggeld. Hij schafte het tijdschrijven direct af.

Hoe kan het dat dit soort inefficiënte activiteiten bij veel bedrijven en instellingen nog steeds voorkomen? Waarom zijn ze er mee bezig? Dat gaat dan trouwens niet over bedrijven die tijdschrijven toepassen om externe klanten te factureren, professional service firms als advocaten, accountants, belastingadviseurs en consultants. Die moeten dat natuurlijk blijven doen. Het gaat hier om organisaties die de urenregistratie alleen gebruiken voor interne sturing en facturering.

Het ligt niet aan de tooling

Een groot probleem is dat tijdschrijven in 2019 wordt gefaciliteerd door state-of-the-art tooling, waardoor het proces van urenregistratie in beginsel als zeer professioneel overkomt. Die IT-applicaties komen namelijk vaak van bedrijven die uren-schrijven daadwerkelijk gebruiken voor facturering aan (externe) klanten.

Maar als je geen externe klanten hebt die je factureert op basis van geschreven uren, gaan er snel veel dingen mis. Je hebt dan als organisatie te maken met een intern registratiesysteem dat door het management niet serieus wordt genomen.

Top vijf ellende met tijdschrijven

1. Er wordt weinig of niets met de geschreven uren en informatie gedaan.
2. Het aantal codes neemt steeds toe en niemand neemt verantwoordelijkheid.
3. Er wordt financieel doorbelast, wat niet serieus wordt genomen.
4. De code ‘indirect’ is heel populair.
5. De uurtarieven zijn niet up-to-date.

Het grootste probleem is allereerst dat er veelal niet jaarlijks wordt vastgesteld waarom en hoe er uren moeten worden geschreven. Het probleem is dat het niet eens onlogisch klinkt dat je je uren bijhoudt. Maar waarom zou je dat eigenlijk doen? De praktijk leert dat veel managers hun afdeling (gelukkig!) niet leiden door steeds naar de geschreven uren te kijken. En ze gebruiken de uitkomsten niet. Waarom zou je dan veel mensen laten uren schrijven? Als je dan inmiddels een half-functionerende tijdschrijfcultuur hebt, ontstaat daarna het volgende: het is blijkbaar helemaal niet zo erg dat meerdere mensen steeds nieuwe urenschrijf-codes kunnen laten aanmaken. Niemand heeft meer het hele overzicht. Op de derde plaats is het doorbelasten van kosten op basis van geschreven uren naar interne bedrijfsonderdelen een bekend euvel. De ontvanger kan twijfelen aan de kwaliteit van de interne factuur, die als Monopoly of Mickey Mouse geld wordt beschouwd. En als niemand maandelijks naar de uren kijkt, is ten vierde de verleiding groot om dan maar veel van je uren op de code ‘indirecte werkzaamheden’ of ‘werkoverleg’ te schrijven. Op de vijfde plaats is de basis van de gehanteerde interne uurtarieven vaak niet meer bekend. Het is dan niet duidelijk hoe de tarieven worden berekend.

Advies: evalueer jaarlijks je urencodes en uurtarieven

Nederland heeft honderdduizenden medewerkers die uren wekelijks of zelf dagelijks moeten registreren. Het advies is om jaarlijks het urenschrijfsysteem te evalueren, zeker als er geen facturen op basis van geschreven uren naar derde partijen worden verzonden. Het probleem zit hierbij nooit in de tooling. Die is namelijk ontwikkeld voor professional service firms, zoals accountants, advocaten en consultants. Die systemen maken geen fouten. Wel gaat het mis met de masterdata (urencodes, uurtarieven) in de tooling, en de werkwijze van management dat niet voldoende verantwoordelijkheid neemt.