Het succesvol invoeren van Het Nieuwe Werken

Bij het invoeren van Het Nieuwe Werken is het van belang dat mensen worden betrokken bij de invoering, dat de werkomgeving goed past bij de taak en dat de ruimte effectief wordt gebruikt. De beste resultaten worden behaald wanneer de gebruikers worden betrokken bij het vormgeven van het nieuwe concept. Bovendien neemt op die manier het vertrouwen in het management toe.

Het kantoor moet in feite “naadloos om de mensen en hun taken heen passen”. Het kantoor wordt meer een overlegruimte. Dus er moet aandacht zijn voor goede vergaderruimtes. Wanneer er veel gebeld wordt zijn belruimtes nodig in het kantoor en wanneer er veel geconcentreerd wordt gewerkt zijn concentratieruimtes essentieel. En heel belangrijk: de technische infrastructuur moet picobelo in orde zijn, anders kunt u het HNW wel vergeten want dan ergert iedereen zich kapot.

Zorg voor een Digitaal archief
. Een papierloos kantoor bestaat weliswaar nog nergens, maar organisaties die met HNW zijn begonnen, hebben heel wat archiefruimte en kasten opgeruimd. De praktijk wijst uit dat 75% van het papieren archief weg kan. Groot voordeel van digitaal archiveren is dat stukken nooit uitgeleend kunnen zijn. Iedereen moet dan wel bij stukken kunnen die voor hem relevant zijn.

Ook thuis is een werkplek. De kosten van de thuiswerkplek worden, binnen bepaalde grenzen, betaald door de organisatie. De werkgever moet zorgen voor een ergonomisch verantwoorde werkplek, waarbij een laptop/pc en telefoon tot de basisuitrusting behoren. Natuurlijk dient online inloggen op het bedrijfsnetwerk ook geregeld te zijn. Thuiswerkers hebben bij vertrek een overname- of terugbrengverplichting. Vooral bij thuiswerk zijn de beveiliging van gegevens, de beschikbaarheid van informatie en goede afspraken over onderlinge samenwerking uiterst belangrijk. Het is dan ook raadzaam om met de thuiswerker een thuiswerkovereenkomst af te sluiten.

Performancemanagementcyclus
HNW lijkt misschien op vrijheid blijheid voor medewerkers, maar hier staat onlosmakelijk tegenover zij hun verantwoordelijkheid moeten nemen en ervoor moeten zorgen dat ze hun afspraken nakomen en targets halen. In HNW is onderpresteren binnen een mum van tijd bij iedereen bekend en leidt tot een snelle verwatering van normen en waarden, waardoor het met de organisatie als geheel ook snel slechter zal gaan.

Hoe kunt u dit voorkomen? De performancemanagementcyclus vormt de basis van de wijze waarop leidinggevenden inhoud geven aan hun taak in HNW. Performancemanagement is een hulpmiddel voor organisaties om het prestatieniveau te verbeteren. Hierbij wordt er een verbinding gelegd tussen strategie en uitvoering, waarbij de organisatie de gekozen doelstellingen vertaalt via de afdelingsdoelstellingen naar individuele doelstellingen en (kern)competenties. Met performancemanagement handelt een organisatie resultaatgericht.

De performancemanagementcyclus bestaat uit drie gesprekken:

1. Het planningsgesprek
   In dit gesprek, aan het begin van een periode, maken de medewerker en de leidinggevende SMART afspraken over enerzijds de te behalen resultaten en anderzijds over hele concrete activiteiten die de medewerker onderneemt om de voor zijn functie relevante competenties verder te ontwikkelen.
2. Het voortgangsgesprek
   Dit gesprek, halverwege de periode, is bedoeld om te kijken of de destijds gemaakte afspraken nog steeds realistisch zijn en of de medewerker op schema ligt. Zo nodig neemt de leidinggevende maatregelen om bij te sturen.
3. Het beoordelingsgesprek
   In dit gesprek, aan het einde van de periode, oordeelt de leidinggevende over de mate waarin de afspraken zijn gerealiseerd, zowel de werkafspraken als de afspraken over het werken aan competenties. Veel organisaties koppelen daar een prestatiebeloningscomponent aan.

Dit ‘aansturen op resultaten en ontwikkeling’ vraagt een andere wijze van leidinggeven. Enerzijds moeten zij werknemers loslaten en minder dicht op de huid zitten, anderzijds moeten ze heldere en vooral meetbare afspraken maken met werknemers en deze checken.

Begin met een pilot
Bij een pilot wordt de  gewenste nieuwe situatie op bedrijfsniveau alvast bij een deel van de organisatie doorgevoerd en geëvalueerd. Het voordeel hiervan  is dat de positieve effecten gedeeld kunnen worden met de werknemers en dat eventuele problemen in de volgende fasen kunnen worden aangepakt. Een pilot is ook nuttig om mogelijke nadelen in kaart te brengen en van tevoren te benoemen (naast alle positieve effecten). Het is hierbij belangrijk om duidelijkheid te scheppen. Kortom, toets de nieuwe situatie eerst in de praktijk met medewerkers voordat het op bedrijfsbrede schaal wordt ingevoerd.

Meer over HNW in de KennisBank

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. In elk bericht vermelden wij de oorspronkelijke bronnen. Bron: HrPraktijk