Er zijn dingen veranderd die we 5 jaar terug niet hadden kunnen bedenken. Niet alleen worden er twee oorlogen gevoerd waar wij indirect mee te maken hebben, maar ook zaken als Covid en de klimaatverandering geven de nodige veranderingen. 

De afgelopen 30 jaar heeft de wereld in een vrij stabiel patroon geleefd. De kosten en salarissen stegen geleidelijk, onze welvaart is stap voor stap toegenomen en de technologische innovatie groeide eveneens gestaag. Dit gaf als resultaat dat voor veel organisaties het plan voor de komende jaren bestond uit de oude situatie ‘met een paar procent erbij’. Dat werkte dan ook prima, tot enkele jaren terug. Goed nadenken over de komende jaren en afwegingen maken worden nauwelijks nog gedaan.
Het CPB maakt een toekomstvisie voor 2050, maar dat is onvoldoende concreet voor een organisatie in de komende 3 jaar.

Wat na vandaag?  

Veel organisaties bevinden zich in roerige tijden. Dat kan komen door sterk stijgende kosten, maar ook door het wegvallen van klanten of financieringsproblemen. Duitsland is in rep en roer omdat de auto-industrie voor hen redelijk onverwacht de lucratieve Chinese markt zag slinken en daarnaast mogelijk de Amerikaanse afzet sterk zal teruglopen. De huidige Nederlandse regering bezuinigt bij veel hulporganisaties, die vervolgens geen idee hebben hoe ze de nieuwe situatie moeten hanteren. En de meeste gezinnen verwachten dat hun salaris enigszins meestijgt met de kosten en ze hopen dat ze deze zomer ergens een mooie vakantie kunnen boeken.

Start als organisatie met scenarioplanning 

Scenarioplanning is een methode om een beeld te vormen van de toekomst, meestal gebaseerd op een of meer veranderende factoren. Door dit uit te werken voor de eigen organisatie worden mogelijke gevolgen ingeschat. Op basis van deze gevolgen is te bepalen wat de opties zijn om ongewenste gevolgen te beperken. Deze opties in beleid en strategie verwerken.

Om u te helpen noemen we enkele factoren, en waarom deze kunnen veranderen:

• De komende jaren zal er veel meer geld naar defensie gaan. Dit trekt een wissel op onze budgetten en middelen. Afhankelijk van uw sector zal dit meer of minder werk geven.
• Medewerkers zullen nog moeilijker te vinden zijn. Industrie en zorg trekken hard aan medewerkers, dus zullen salarissen mogelijk verder omhoog gaan.
• Grondstoffen zijn al schaars, en door de handelsbarrières zullen de kosten vrijwel zeker verder omhoog gaan
• Energie zal nog verder in prijs stijgen. Het verbruik groeit nog steeds, en een generieke oplossing is er niet snel – daar zijn jaren van infrastructurele projecten voor nodig. Vandaag de dag moeten de leveranciers op piekmomenten al bijna alle extra capaciteit inzetten om aan de vraag te voldoen. Bij een defect in de infrastructuur zal een uitval van enkele uren per maand mogelijk standaard worden.
• Onzekerheid: het consumentenvertrouwen kan snel omslaan, vooral als er een incident plaats vindt waar grote groepen mensen last van hebben. Dat kan bijvoorbeeld een hevige regenperiode in de randstad zijn, waar systemen uitvallen en veel schade optreedt. Dit kan leiden tot angst en een tijdelijke verkoopstop van luxe goederen (keukens, auto’s, vakanties, festivals, restaurants) waardoor leveranciers in deze sectoren plotseling met een omzetterugval worden geconfronteerd.
• Amerika zet per direct bepaalde diensten van Google, Amazon en Microsoft stil. Of een internet hack legt 80% van het internet in Europa plat. U bent zich waarschijnlijk niet bewust hoeveel er dan niet meer werkt. Starlink is in het recente verleden al enkele uren uitgeschakeld in bepaalde delen van de wereld, en zonder waarschuwing vooraf.
• De aanvoer van goederen uit China loopt opeens met 80% terug vanwege een conflict: er zal heel snel schaarste zijn aan de meeste non-food goederen, met stijgende kosten tot gevolg.
• De inflatie stijgt harder dan verwacht, waardoor geldontwaarding optreedt en lage inkomensgroepen in de problemen komen.

Vanzelfsprekend kunt u of uw organisatie de genoemde problemen niet even oplossen. Dat zal zelfs de Europese Unie nauwelijks lukken. Maar voor uw organisatie kan het nuttig zijn te bepalen welke zaken kunnen optreden en na te denken wat u dan zou kunnen doen. U kunt een verzekering afsluiten tegen waterschade maar nauwelijks tegen het feit dat uw locatie of productiemiddelen gedurende weken niet te gebruiken zijn. 

Hoe brengt u scenarioplanning in de praktijk?

• Begin eenvoudig: zet een niet te grote groep mensen bij elkaar en verzamel zaken die impact kunnen hebben op de organisatie
  - Doe dat eerst per persoon, en bundel de input. Mogelijk worden de aanwezigen nog getriggerd door input van anderen.
  - Cluster daarna de veranderingen een samenhangende groepen, bijvoorbeeld klimaat, internationaal, medewerkers, innovatie etc.
  - Vervolgens werkt iedereen voor zichzelf de impact en mogelijke oplossingen uit, per cluster. Breng dat bij elkaar en verzamel het.
  - De laatste stap is de prioriteitstelling: in welke volgorde willen we hier iets mee – bepaal de termijn. Zorg voor een goede samenvatting. 
• Na 1-2 weken komt de groep weer bij elkaar. De suggesties hebben kunnen inwerken en mogelijk zijn er nieuwe inzichten. De dagelijkse werkzaamheden brengen wellicht nog op ideeën. In deze sessie is het belangrijk verfijning aan te brengen en te bepalen welke concrete acties gewenst zijn. Bepaal per cluster wat gewenst is, welke stappen nodig zijn en hoe dit concreet aangepakt moet worden. Dat betekent een koppeling met actiepunten.
  Deze stap 1 of 2 keer herhalen. Daarna is het goed om een beknopte visie te schrijven en het in de organisatie te delen. Iedereen moet daarbij op de hoogte zijn van eventuele gewenste aanpassingen, en waarom. Periodiek moet u toetsen of de gewenste aanpassingen op schema zijn.

Op deze manier helpt scenarioplanning om rekening te houden met riskante veranderingen. Door vooraf na te denken over de gevolgen en de mogelijke voorzieningen kunt u sneller komen met aanpassingen in de dagelijkse processen, besturing en businessplanning.

Er gaat echt veel veranderen

Hoewel niemand in detail weet wat er zal veranderen, is het zeker dat de komende jaren er veel veranderingen over ons heen zullen komen. Europa zal niet meer automatisch op Amerika kunnen rekenen. China zal mogelijk hogere prijzen rekenen en de kosten voor defensie en klimaat zullen stijgen. Europa (en Nederland) zullen meer dan ooit voorbereid moeten zijn op een meer zelfstandig bestaan: we produceren steeds minder in Europa en hebben daar ook steeds minder kennis van. Qua energie hebben we bronnen buiten Europa nodig. Qua IT leunen we sterk op tech-giganten in Amerika. Het volume aan voedingsmiddelen dat in Europa is geproduceerd neemt af en wordt duurder door gestegen kosten, zie de prijzen in de supermarkt.

Wat kunt u echt doen?

De geschetste mogelijke veranderingen kunt u als persoon of organisatie niet tegenhouden. Maar u kunt er wel over nadenken. Als u dit serieus doet zult u zien dat vele dagelijkse processen beïnvloed worden in de scenario’s die u geschetst heeft: kijkt naar uw leveranciers, uw klanten/afnemers, welke voorzieningen heeft u getroffen, wat doet u met uw locatie en productiemiddelen, welke medewerkers trekt u aan en hoe past u uw eigen proces eventueel aan?

Wat u niet meer kunt doen is de toekomstverwachtingen op gisteren en vandaag baseren. Organisaties die dat doen worden mogelijk hard geraakt door een ‘onverwachte’ verandering en daar mogelijk maar beperkt van herstellen.

Ga serieus scenario’s uitwerken, afstemmen en wees voorbereid op de toekomst.

Zie ook de kennisbankpagina's Risicomanagement en Crisismanagement.