Soft skills voor projecten

Columns

Sinds we projectmatig werken blijkt dat gestelde einddata vaak niet worden gehaald, alles duurder uitpakt dan begroot en hetgeen opgeleverd wordt afwijkt van de oorspronkelijke wens. Decennialang spitsen steeds vernieuwende manieren om projecten te beheersen zich toe op beheersen van geld, organisatie, kwaliteit, informatie, tijd en risico's. Natuurlijk, methodieken om projecten te beheersen zijn onmisbaar. Dat door voortschrijdend inzicht nieuwe standaarden ontstaan is volkomen verklaarbaar en noodzakelijk. Toch zijn er een aantal basale uitgangspunten en vaardigheden die de kans van slagen aanzienlijk vergroten, en niet te vangen zijn in een methode.

Draagvlak
Zeer klassiek is dat projecten vaak voorzien zijn van (te) grote ambitie en complexiteit en verzonnen worden zonder dat mensen, die de opgeleverde producten ontvangen of beheren, daarvan afweten. Of er veel te laat van horen om te kunnen kijken of die producten wel wenselijk zijn of te beheren vallen zonder extra inspanningen of kosten. Ook wordt van mensen in zittende functies vaak verwacht dat ze meedraaien in projecten, soms zelfs met behoud van reguliere taken. Projecten mogen wat meer aan promotie doen, in elke laag van de bedrijfsbevolking. Tijdig informeren en draagvlak creëren voor de uitkomst van het project.

Betrokkenheid
Een project werkt volgens een bepaald uitgangspunt. Een Business Case, waarin onder andere doelen, kosten en baten en tijdspad staan vermeld. Na verkrijging van het benodigde budget verdwijnt dit document echter meer dan eens in een verre submap van een mailbox, om pas opgeduikeld te worden als er geëscaleerd wordt uit onvrede over het verloop van het project. Bovendien worden voortgangsrapportages vaak niet of slecht gelezen en voelt niemand zich verantwoordelijk voor het eindresultaat in project en lijn. Natuurlijk, ook hier kan een project enthousiasmeren, maar professioneler zou het zijn als mensen uit zichzelf betrokken zijn. Hierbij is bovendien een betrokken interactie tussen lijnmanagement en het project van belang.

Communicatie
Projecten hebben een overlegorgaan, waarbinnen de voortgang van een project wordt besproken met vertegenwoordigers van het project en de opdrachtgever. Projectmanagers vinden zo'n stuurgroep maar lastig. Afwijkingen melden wordt niet graag gedaan. Een kleine afwijking van planning en geld wordt liever zelf weggepoetst en niet gemeld. Na een aantal van deze ogenschijnlijk kleine afwijkingen is het gat in de planning echter substantieel en komt de melding in de stuurgroep te laat. Een open communicatie, glashelder over de kleinste afwijking, zal samenwerking en begrip bevorderen. Daarnaast is een goede vertaling van IT jargon naar de rest van de organisatie essentieel. Dit zal een stuurgroep krachtiger maken, met een gezamenlijke verantwoording.

Veranderen
ICT projecten raken steeds vaker direct de bedrijfsprocessen, vaak met organisatorische aspecten tot gevolg. Projectmanagers pur sang richten zich vaak op hardere kanten en sturen op de meetbare zaken van het project. Verandermanagers richten zich meer op menselijke aspecten als gedrag, emotie en leerproces. Projectmanagers met ervaring in verandermanagement of een aparte verandermanager naast een project zouden veel ICT projecten beter kunnen laten landen in organisaties.

Kom met uw praktijkervaringen op het terrein van managen en organiseren

Deel uw kennis, schrijf 3 columns of artikelen en ontvang een gratis pro-abonnement (twv €200)

Word een pro!

SCHRIJF MEE >>

Roderick Gottgens
Hallo Gerard,

Je basale uitgangspunten zijn een beetje een open deur, maar het kan zeker geen kwaad deze zo nu en dan nog eens nadrukkelijk onder de aandacht te brengen. Ze zijn en blijven namelijk wel waar.

Er is één opmerking in je tekst waar ik zelf zo mijn kanttekeningen bij zet, namelijk je begin:
"Sinds we projectmatig werken blijkt dat gestelde einddata vaak niet worden gehaald, alles duurder uitpakt dan begroot en hetgeen opgeleverd wordt afwijkt van de oorspronkelijke wens."

De kanttekening die ik plaats is de vraag wat er zou zijn gebeurd als er niet projectmatig zou zijn gewerkt. Natuurlijk, er zijn ook projecten die gierend uit de bocht vliegen door slecht projectmanagement, maar in de regel maakt projectmanagement nou juist een heleboel zaken duidelijk en probeert deze nou juist te managen.

Dus, komt het niet behalen van de einddatum, dat alles duurder uitpakt en er afwijkingen zijn door (slecht) projectmanagement, of zorgt projectmanagement er nou juist voor dat we realistischer worden, doordat we zaken inzichtelijk maken?

Meer over Projectmanagement