Channels

Samenwerking met een logistieke dienstverlener kan uw onderneming veel opleveren. Bij logistieke dienstverlening gaat het om het overnemen van logistieke activiteiten en het vervullen van de informatiefunctie door een logistieke dienstverlener. Zo’n 80% van de ondernemingen besteedt het transport uit. Maar, steeds vaker worden ook andere logistieke activiteiten uitbesteed.

Niet alle uitbesteding is even succesvol. Onderzoek door a Cap Gemini laat zien dat veel verladers niet tevreden zijn. Tarieven stijgen van jaar tot jaar, beloofde verbeteringen komen niet en de verwachte verbetering van de servicegraad blijft uit. Het management van logistieke dienstverleners denkt niet strategisch na over de samenwerking en de ICT-systemen functioneren niet naadloos. Hoe kunt u een succesvolle uitbesteding realiseren?

Al sinds mensenheugenis besteden internationale handelaren hun transport uit aan deskundige dienstverleners. Logistieke dienstverlening is in de afgelopen 10 jaar in een stroomversnelling gekomen. Niet alleen besteden ondernemingen vaker uit en zijn de eisen strenger geworden maar ondernemingen besteden ook steeds meer en andere logistieke activiteiten uit. Uitbesteding verschuift van traditionele activiteiten als transport, opslag en handling, naar value-added activiteiten (herverpakken, recycling, assemblage, testen), informatietechnologie en zelfs naar het overdragen van supply chain management, de verantwoordelijkheden voor het optimaliseren van de logistieke concepten en het realiseren van nog hogere customer service prestaties.

Samsung kiest DHL als logistieke dienstverlener
Wereldwijd is Samsung de grootste fabrikant van geheugenchips, TFT-LCD-schermen, mobiele telefoons, monitoren en videorecorders. Samsung Electronics Benelux heeft een driejarig contract afgesloten met logistieke dienstverlener DHL. Samsung verwacht met DHL als partner de logistieke organisatie te optimaliseren en daarmee de dienstverlening aan het dealernetwerk structureel verder te verbeteren. De bestellingen die dealers in de Benelux bij Samsung plaatsen, zullen door DHL worden klaargemaakt voor verzending. DHL Euro Express verzorgt de distributie van de bestellingen in Nederland, Speedpack is de vervoerder in België. “Wij hechten grote waarde aan een optimale logistieke organisatie en een overeenkomstige dienstverlening aan onze zakelijke partners”, aldus Frans Hulshof, Vice President van Samsung Electronics Benelux. “Met DHL kunnen wij de servicegraad aan onze dealers nóg verder vergroten.”

Waarom besteden ondernemingen hun logistiek uit?

1. Concentratie op kernactiviteit
De wensen van de klanten dwingen ondernemingen steeds meer zich bezig te houden met hun kernactiviteiten. Uitbesteding geeft ruimte en de flexibiliteit snel in te spelen op marktveranderingen. Bovendien biedt de logistieke dienstverlener innovatieve distributieconcepten, waarmee de onderneming nieuwe afnemers kan bereiken of bestaande afnemers een beter service kan bieden.

2. Geen zorgen meer
Bij uitbesteding neemt de logistieke dienstverlener de zorg over voor het inhuren van de juiste arbeidskrachten op het juiste moment; geen tijd meer besteden aan het plannen van de arbeidscapaciteit, maken van vakantieplanning, CAO-perikelen, volgen van de arbeidsmarkt en huisvestings- en magazijnvraagstukken. Dat vereist wel dat de dienstverlener een partner is die zijn processen nauw afstemt op die van de verlader, met een vlekkeloze integratie van planningsprocessen en van de afwikkeling van wereldwijde verschepingen, inclusief douane-aangelegenheden, en de bundeling van goederenstromen.

3. Financiële voordelen
Uitbesteding kan de financiële ratio’s beïnvloeden: dezelfde omzet met minder mensen betekent een hogere omzet per werknemer en uitbesteden van voertuigen en gebouwen zal de balans verkorten en het rendement op eigen vermogen doen groeien.

4. Vaste kosten variabel maken
Veel ondernemingen hebben nauwelijks inzicht in de werkelijke logistieke kosten. Kosten zijn verborgen in kostensoorten die niet direct met logistiek te maken hebben. Logistieke dienstverleners werken met een open calculatiesysteem dat laat zien welke kosten voor elke handeling gemaakt worden. Hierdoor worden de vaste kosten variabel gemaakt. Men betaalt alleen voor wat men nodig heeft. Op deze wijze worden de werkelijke kosten zichtbaar en kunnen ze op eenvoudige wijze in de calculatie meegenomen worden.

5. Lagere investeringen
Door het logistieke proces niet zelf meer uit te voeren kunnen investeringen in ICT lager uitvallen. Door gebruik te maken van pieken en dalen van andere ondernemingen, levert uitbesteding in een magazijn dat wordt gedeeld met andere verladers synergie op in het gebruiken van magazijnruimte. Er zijn dus geen investeringen in overcapaciteit nodig.

6. Hogere logistieke kwaliteit
Uitbesteden betekent gebruikmaken van de deskundigheid en ervaring van de logistieke dienstverlener.

7. Minder groot afbreukrisico
Als logistiek niet tot de kernactiviteiten behoort, dan schept uitbesteding meer zekerheid. De operationele en financiële risico’s worden bij de logistieke dienstverlener neergelegd.

De passende logistieke dienstverlener

Er zijn vele duizenden logistieke dienstverleners; zie www.logistiek.nl voor een recent overzicht van de top 100 Europese logistieke dienstverleners. De vraag is wie nu het beste past bij uw onderneming? Logistieke dienstverleners verschillen in hun strategie en die strategie moet wel bij u passen. Er is een onderscheid tussen een blauwe en een groene wereld.

Tabel: Karakteristieken logistieke dienstverleners

Marktkarakteristieken Blauw Groen
Aantal verladers Veel Beperkt
Aantal dienstverleners Veel Beperkt
Toetreding Eenvoudig Moeilijk
Drijfveer Economies of scale Economies of scope
Dienstverlening Homogeen Heterogeen

 

Klantkarakteristieken Blauw Groen
Besluitvorming Operationeel / tactisch Tactisch / strategisch
Betrokkenheid Gering Hoog
Aard van de relatie Transactioneel Partnership
Diensten Standaard Klantspecifiek

Blauwe wereld: operationeel excelleren

In de blauwe wereld staat een efficiënte exploitatie van transportmiddelen centraal, omdat het prijsniveau door scherpe concurrentie en onderhandelingsmacht van de klanten voortdurend onder druk staat. Er doen zich weinig onderscheidingsmogelijkheden voor, anders dan op het operationele vlak.

Groene wereld: logistiek innoveren

De groene wereld omvat diensterleners waarbij de aandacht niet ligt in het aanbieden van lijndiensten of transportcapaciteit, maar op innovatieve ketenregie. Er zijn drie typen groene dienstverleners:

  • Systeemaanbieders voor geselecteerde klantengroepen: een pakket samenhangende functies op het gebied van de fysieke goederenstroom en de daaraan gekoppelde informatiestroom.
  • Ondernemingen die hebben gekozen voor een nauwe en diepgaande specialisatie in termen van een product/markt/technologie-combinatie.
  • Specialisten in de uitvoering van bijzondere projecten.

Voorbeelden van dienstverleners in de groene wereld zijn: DHL Solutions, UPS Supply Chain Solutions, TNT Solutions, UTI, Exel Logistics, Nippon Express, maar ook Nederlandse spelers als Frans Maas en Wim Bosman.

De keuze voor een blauwe of groene partner hangt samen met de positie van het inkopen van logistiek binnen het inkoopportfolio. In mensentaal bepalen het aandeel van de transport- en distributiekosten in de inkoopwaarde en de transparantie en de complexiteit van de transportmarkt de keuze voor de aard van de partnership en daarmee van de dienstverlener.

Groene partners zijn vooral te vinden in de bovenkant van de matrix. Als transportkosten minder belangrijk zijn, bijvoorbeeld bij service-parts en hoogwaardige componenten, dan is de strategische partnership vooral gericht op betrouwbaarheid en zekerheid. Zijn de transportkosten wel belangrijk, bijvoorbeeld bij toiletpapier en consumentenelektronica waarbij klanten strenge eisen stellen aan de tijdige en complete levering, dan is een strategische partnership op zijn plaats gericht op het verbeteren van de betrouwbaarheid en de totale ketenkosten.

Blauwe partners vinden we in de onderkant van de matrix. Tactische partnerships zijn er vooral in het palletvervoer, koeriersdiensten en pakjesvervoer. Hier zoekt een verlader eens per jaar de juiste one-stop-shopping partner. Het loont niet de moeite, hoe graag inkopers dat ook willen, om voor elke zending opnieuw de goedkoopste aanbieder te zoeken.
Er is dus heel veel inkoop van transportdiensten die uitstekend op dag-dagelijkse basis kan gebeuren, gericht op tactische winstgevendheid en dus de laagste prijs. Daarvoor zijn geen partnerships nodig, laat staan wenselijk hoe graag de dienstverlener dat ook zou willen. Inkoop via elektronische marktplaatsen is dan een prima optie (www.teleroute.nl).

Selecteren van een groene partner

Veel managers maken zich zorgen over logistieke samenwerking: weet de dienstverlener wel voldoende over mijn bedrijfstak, zijn hun informatiesystemen wel goed, loop ik geen risico’s door alles op één paard te zetten, zullen het management en onze medewerkers de nieuwe dienstverlener accepteren en wat gebeurt er als de dienstverlener slecht presteert? Het is dan ook niet verrassend dat ondernemingen bij het selecteren van dienstverleners in de meeste gevallen een zogenaamde invitation to tender (ITT) starten waarop, naast de bestaande dienstverleners, andere dienstverleners mogen inschrijven en waarna harde onderhandelingen plaats vinden.

Voordat de selectie van een dienstverlener kan plaatsvinden, moet eerst duidelijk zijn welke dienstverlening, serviceniveaus, enz. worden verwacht van de dienstverlener. Op basis van een ITT is het mogelijk vast te leggen wat van een dienstverlener wordt verwacht en hoe een goed inzicht in offertes van de dienstverleners kan worden verkregen.

Selecteren in een dynamisch markt?

Bij het opstellen van de ITT (zie checklist) wordt er van uitgegaan dat een onderneming een stabiele goederenstroom heeft. Wanneer dit niet het geval is, dan is het vooraf neerleggen van gedetailleerde eisen geen verstandig uitgangspunt. Bijvoorbeeld wanneer de karakteristieken van de goederenstroom (ordervolume, orderregels per order, enz.) sterk kan fluctueren, het volume van de toekomstige goederenstromen sterk kan afnemen of toenemen of bestemmingen veranderen (van binnenland naar meer export). Dan kan de keuze voor een dienstverlener vandaag optimaal zijn op basis van huidige uitgangspunten, maar niet optimaal voor de toekomst.

Op dat moment is behoefte aan een dienstverlener die in staat is om op dergelijke veranderingen mee te bewegen. Een selectie is dan meer gericht op kwalitatieve overwegingen (een profielschets van de dienstverlener), een vergelijking op basis van een aantal kwantitatieve scenario’s en daaraan gekoppelde tariefstructuren of zelfs een prijsvraag of ‘beauty contest’ waarbij dienstverleners hun visie op de relatie mogen presenteren. Zogenaamde ‘open boek’ kostenstructuren passen in dergelijke situaties, een vaste tarievenstructuur (per orderregel, per zending of m3) minder.

Checklist ITT

1. Introductie
Historische schets
Achtergronden uitbesteding
Doelstellingen procedure
Scope distributielogistiek activiteiten
Selectieprocedure

2. Beschrijving
Organisatie
Producten
Klanten/marktsegmenten
Strategie onderneming

3. Huidige distributiestructuur
Gewenste distributiestructuur

4. Beschrijving distributielogistiek activiteiten
Transport in
Handling in
Opslag
Waardetoevoegende activiteiten
Handling uit
Transport uit
Retouren
Administratieve activiteiten

5. Selectiecriteria

6. Contractvoorwaarden en betalingscondities

7. Procedure
Tijdschema
Vertrouwelijkheid gegevens
Inzenden offertes
Vervolgpresentaties
Verbod op canvassing

8. Presentatie offerte

Bijlagen:
– kwantitatieve gegevens over de goederenstromen
– invulschema’s.

Ervaringen en advies

Het is belangrijk dat een vaste structuur wordt gevolgd in het selectieproces en om de juiste partijen aan te schrijven. Goede bronnen hiervoor zijn Internet (www.logistiek.nl, www.ndl.nl en www.pdg.nl) en externe adviesbureaus.
De totale kosten zijn niet het enige criterium op basis waarvan de offertes worden beoordeeld. Het gaat om een combinatie van criteria, waarvan kosten er slechts één zijn. In het algemeen is het ook belangrijk dat er een goede culturele en organisatorische fit bestaat met de dienstverlener.

Na de offerte en selectie is het nodig om de activiteiten verder te detailleren. Hiertoe wordt een Letter of Intent (LOI) getekend voorafgaand aan een definitief contract. Deze LOI legt de uitgangspunten en reeds gemaakte afspraken vast, alsmede de nog te maken afspraken en ontbindende condities. Het zal niet de eerste voorgenomen dienstverleningsovereenkomst zijn die toch niet blijkt te werken bij nadere detaillering. Het goed vastleggen van de condities voor ontbinding en de verdeling van resterende kosten voorkomt moeilijkheden. Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald!

Het managen van de partnership

Op 22 maart 2005 ontving voor het eerst een logistiek samenwerkingsverband tussen opdrachtgever en logistieke dienstverlener de LogiMatch Award 2005. LogistiekKrant en Physical Distribution Group (www.pdg.nl), de belangenvereniging van logistieke dienstverleners, stelden de LogiMatch Award in. Dit is de bekroning voor die combinatie die het meest vernieuwende, succesvolle en inspirerende logistieke concept in het leven heeft geroepen. De prijs is uitgereikt aan ACR Logistcs.

ACR Logistics, als groene partner, bundelt de activiteiten van Kimberly-Clark, Lever Fabergé en Glaxo Smith Kline om voordelen door de hele keten te realiseren. De drie verladers bundelden hun krachten in Manufacturers Consolidation Centre te Raamsdonksveer. Zij bedienen nu hun afnemers gezamenlijk en in een keer. De logistieke kosten, in het magazijn en bij het transport, zijn verlaagd door orders samen te voegen. Bovendien krijgt de afnemer minder vrachtwagens voor de deur en is de betrouwbaarheid van leveringen gestegen. Afnemers waren bereid zich aan te passen aan de nieuwe, gecombineerde, bestelmethode. Een prima voorbeeld van een strategisch partnership met een groen partner.

10 geboden bij uitbesteding

Ondanks slechte ervaringen kijken ook veel verladers terug op een jarenlange succesvolle samenwerking met hun logistieke dienstverlening. Bij samenwerking gelden de volgende 10 geboden:

  1. Heb het eigen huis als verlader eerst op orde
  2. Selecteer de juiste partner op basis van de juiste procedure: groen of blauw en voor de korte termijn of de lange termijn
  3. Ga uit van de juiste gegevens
  4. Kijk ook naar de langere termijn: toekomstige volumes en nieuwe distributiekanalen
  5. Geloof niet in loze beloften
  6. Behoud kennis ook in eigen huis
  7. Plan de invoering samen in detail
  8. Vergeet de integratie van ICT-systemen niet
  9. Volg prestaties nauwgezet: plan do check act
  10. Vergeet niet: “It takes two to tango…. and to have fun”. Ook na de invoering moet de fun-factor worden behouden voor de ‘uitbestede’ medewerkers

Op 21 en 22 april houdt de Council Of Supply Chain Management Professionals (www.cscmp.org) haar congres in Amsterdam. Centrale thema is Europese distributie. Logistieke dienstverlening is een belangrijk onderwerp tijdens het congres.

Literatuur

B. van Dorp, A.P.M. Kempe, H.R. Commandeur, Strategisch Marketingmanagement in de transportsector, Kluwer Bedrijfswetenschappen 1992.
A.R. van Goor, M.J. Ploos van Amstel, W. Ploos van Amstel, Werken met distributielogistiek, Wolters Noordhoff, 2003.
C.F. Lynch, Logistics outsourcing – a management guide, Council of Logistics Management, 2000.

Het primaire proces! Daar gaat het toch om!

Veel lezers van ManagementSite zijn geinteresseerd in produktie-management, inkoop, sales en distributie: Het primaire voortbrengings-proces tot en met de klant beter in elkaar steken! De komende periode zal ManagementSite daar diverse bijdragen over publiceren. De rubrieken ‘Supply Chain & Inkoop’, ‘Performance Management’ en ‘Marketing’ bevatten reeds een schat aan praktische info. Lees bijvoorbeeld:
Prijs meest onderschatte marketinginstrument
Bedrijven verkopen hun producten vaak té goedkoop. Ze gaan niet uit van de waarde die hun product of dienst heeft voor de klant. Men baseert zich liever op de kostprijs en zet daar dan een bepaalde marge bovenop. Heel merkwaardig!
Jos Burgers
De rol van prestatie-indicatoren bij efficiencyverbetering
Veel voorbeelden en korte cases! Een sterk element  is de koppeling met continue resultaatverbetering.
Jurgen Hoppenbrouwers

 

Reageer

Na het plaatsen kunt u uw reactie nog 30 minuten aanpassen.

Reacties

Hoi Walther,

remember me rythovius college eersel ergens in de vorige eeuw
zag je artikel, en was je al een paar keer tegengekomen in de logistiek. Zelf heb ik 10 jaar bij DAF gezeten en 6 jaar randstad, met inmiddels een eigen bedrijf i-test. kijk maar eens op de site http://www.i-test.nl

alle goeds toegewenst

Marcel

Het artikel gelezen vanwege interesse in outsourcing als onderwerp. De genoemde selectiecriteria en geboden zijn namelijk op vele vlakken van outsourcing toepasbaar. Ik zelf heb een logistieke achtergrond en heb de college’s van de auteur mogen bijwonen gedurende mijn studie. Uit ervaring met mijn huidige werkzaamheden voor Karmac (BPO uitvoerder op het gebied van digitaliserings- en administratieve processen) kan ik aangeven dat de theorie op vele vlakken van outsourcing toepasbaar is.

Hoewel ik niet bij een logistieke afdeling werkzaam ben, heb ik dit artikel met aandacht in één stuk gelezen, zonder dat het vermoeide. Dat komt deels door de compacte en heldere schrijfstijl, maar meer nog door de interesse die de schrijver voortdurend weet vast te houden.

Het meest bijzondere is misschien wel dat de inhoud van het artikel voor veel meer gebieden toepasbaar is. Ik denk daarbij aan het uitbesteden van werk aan derden, de outsourcing, maar ook off shoring. Het kan ook helpen je ideeën over ketenregie te concretiseren en richting te geven.

Wat dat betreft: dank en lof aan de schrijver.

Dan vooral als termen. De principiële verschillen waren mij wel bekend. In België doet vooral Hessenatie Logistics verwoede pogingen op via IT in de groene groep te komen, ook al komen zij origineel uit de blauwe. Maar met hun Sanoma-contract op zak lijkt het te gaan lukken.

Goed overzicht. Managen van de relatie in uitbesteding is heel belangrijk. En dit start met een goed begrip van de situatie voor beide partijen, en een goed onderbouwde SLA. Misschien is dit ook eens een artikeltje waard?

Jan

Als werknemer van verladersorganisatie EVO ben ik blij met dit soort artikelen. Het helpt de bedrijven op praktische wijze op weg, maar verzuimt niet om lezers eerst grondig over zichzelf te laten nadenken: ben ik groen of blauw? Het vervult tevens een belangrijke functie in de wereld vol met misvattingen over de relatie tussen logistiek dienstverleners en verladers.

Zelfkennis bij verladers.
Ik merk uit allerlei gesprekken met verladers dat die zelfkennis inderdaad essentieel is. Een groentehandelaar heeft behoefte aan responsieve (snel reageren op veranderingen) dienstverleners omdat de hoeveelheid te verzenden groente flink kan variëren op korte termijn. Hij moet dus wellicht niet de goedkoopste inschakelen, maar iemand die aan de responsiviteits-eis kan voldoen, aangezien hij beseft dat hij omzet kan mislopen als bananen niet vervoerd worden. Zo wil een leverancier van kunstheupen vooral een voorspelbare, betrouwbare logistieke keten en dus een betrouwbare dienstverlener (anders ligt u te wachten op de operatietafel). Of misschien is dit juist de reden om het transport in eigen hand te houden? Een textielsuper die bekend staat om zijn lage prijzen zal waarschijnlijk goedkoop transport belangrijk vinden. Die zelfkennis is eerste voorwaarde voor het selecteren van de juiste dienstverlener. Pas dan kan de LDV de verlader ondersteunen in zijn core-business.

Misvattingen over relatie logistiek dienstverlener en verlader.
Ik krijg regelmatig van logistiek dienstverleners, ambtenaren en journalisten de suggestie toegeworpen dat het alleen maar om de prijs draait voor onze leden. Da’s onzin, hoewel lage logistieke kosten uiteraard belangrijk zijn. Het is volstrekt legitiem dat verladers lage logistieke kosten willen. Sommigen van u (u natuurlijk niet!) zullen ook een goedkope onderbroek willen kopen bij genoemde textielsuper. Verladers en logistiek dienstverleners zijn volwassen. Als een verlader teveel naar de prijs kijkt en daardoor andere problemen voor de kiezen krijgt (retouren, schades, slechte informatie over logistieke prestaties), moet ie dat zelf oplossen. Als een logistiek dienstverlener vindt dat de prijs die de verlader biedt te laag is, kan ie ‘nee’ zeggen..

Ketenwinst belangrijker dan bedrijfswinst
EVO is groot voorstander van het promoten en creëren van slimme samenwerking tussen logistiek dienstverleners en verladers. Het gaat er uiteindelijk om de suboptimalisatie in ketens te doen verdwijnen: de consument betaalt alle ketenkosten, dus het verlagen van ketenkosten is slimmer dan het verlagen van de kosten van alle individuele schakels. Het gaat er hierbij natuurlijk om de marktmacht die partijen hebben op een gezonde manier in te zetten. Da’s makkelijker gezegd dan gedaan. Wij willen de bewustwording van het nut van logistieke samenwerking vergroten via onze media, maar ook via een vorig jaar opgericht supply chain management-netwerk dat tevens toegankelijk is voor niet-leden. Ik vertel u er graag meer over als het u interesseert ([email protected], 079-3467316). Walther geeft aan waar u terecht kunt om de juiste logistieke partijen te vinden. Voor ondersteuning van verladers bij Invitation To Tenders is EVO een veel geraadpleegde vereniging door haar (zowel groene als blauwe) leden.

Walther,

Weer een zeer prettig leesbaar stukje dat de zaken die er echt toe doen nog even prima op een rijtje zet.

Groet,
FRANS MAAS LOGISTICS AMSTERDAM B.V.
marcel blomjous – general manager

In nabije toekomst weer in de wereld van de verkoop (van logistiek).

Dank voor de prima reacties.

Goed om te horen dat lezers de concepten ook breder toepasbaar vinden dan enkel binnen de logistiek.
Ze hebben dus zeker gelijk als ze stellen dat het groen/blauw vraagstuk zich ook voordoet bij andere outsouringsvraagstukken. Denk ook aan wat Strikwerda schrijft over shared service centra.
Ook daar speelt het vraagstuk wie de groene rol mag invullen (uitbesteder zelf of juist dienstverlener).

Jan de Kimpe noemt de rol van ICT bij het worden van een groene speler. ICT is zeker een voorwaarde, maar niet de enige. Het moet in de haarvaten van de logistiek dienstverlener zijn verankerd (dus in de mensen, de processen, de samenwerkingspartners in de keten en zeker bij het management). Ik hoop ook dat Hessenatie dat begrijpt, anders wordt het een drama.

p.s. ik daag natuurlijk iedereen uit om zelf ook eens een artikel of column over het mooie logistieke vakgebied aan te dragen

Weer een zeer prettig leesbaar stukje dat de zaken die er echt toe doen nog even prima op een rijtje zet.

Groet,
FRANS MAAS LOGISTICS AMSTERDAM B.V.
marcel blomjous – general manager

Goedendag,

N.a.v. uw artikel een paar vragen c.q. opmerkingen.

Het lijkt me dat er bedrijven zijn die blauw en groen tegelijk zijn of er tussenin vallen. Bedrijven kunnen zelfstandige bedrijfseenheden/divisies hebben die of het blauwe of het groene karakter hebben.

Kunt u mij voorbeelden geven van dit type bedrijven? (Bedrijven die groen en blauw zijn en bedrijven die ertussen vallen)

Gaarne reactie.

Bij voorbaat dank,
Bastiaan Langeveld.

Toon alle 9 reacties
x
x