Wat ik nou weer meemaak....We zijn met z’n zestienen. Professionals. En betrokken. En ervaren. Voortvarend zijn we een bedrijf aan het starten. Of nou ja, starten… het is een overname. Of een doorstart. Of eigenlijk een vervolg. Het is een trainingsbureau. En het wordt een steward-owned company.

Google dat maar eens. Het is precies het soort samenwerking waar je blij van wordt. Missie voorop, winst niet weg, maar wel ondergeschikt. Mooi geregeld. Vol enthousiasme zijn we aan de slag. 

Met zo’n grote groep professionals is er aan initiatief en ideeën geen gebrek. Maar eerst moeten we door een beetje ‘noodzakelijk kwaad’ heen. 
Notarisbezoek, bankrekening, statuten. Dat werk.

​De missie is helder. De rest? Niet te volgen.

Onze missie is duidelijk. Het staat zelfs met een prachtige volzin in de statuten. In normaal Nederlands. Eén zin, helder. En dan… volgt er een tsunami aan onleesbare taal. ‘Ontstentenis’, ‘belet’, ‘alsdan’, ‘onverminderd’. Alsof het 1952 is en we met ganzenveer bij kaarslicht zitten te schrijven.

Dat is nergens voor nodig. Want juridisch houdbare taal kan ook gewoon duidelijk zijn. ‘Klare taal’ is net zo rechtsgeldig. Dus het liefst zou ik de statuten opnieuw laten opmaken. Maar ja. De notaris is niet goedkoop. En we gaan die 13 pagina’s niet nog eens laten herschrijven “maar dan goed!”. De notaris die dit maakte, heeft een goede naam, dus we vertrouwen er op dat het inhoudelijk allemaal wél klopt.

Dan maar zelf aan de slag. Met nóg meer tekst. Met 16 experts die samen een bedrijf besturen, kan het geen kwaad om wat samenwerkingsafspraken te maken. Daar had de notaris gelukkig ook een oplossing voor: reglementen. Die kun je als bedrijf zelf maken. Net zo veel en lang als je wilt, en je kunt ze ook tussentijds wijzigen, als dat nodig is. Zolang je het maar vastlegt en het voor iedereen duidelijk is. Ideaal, dachten we. Dus een klein groepje ging er mee aan de slag.

Wat er uitkwam? Zes reglementen. Negentien pagina’s extra tekst. En jawel: ook daar kwamen de ingewikkelde zinnen al snel terug. Hoe menselijk. Als je net je vingernagels met een nagelschaartje hebt geknipt, dan ga je niet opeens je teennagels met een heggenschaar doen.

​Wat er misgaat als je regels opstelt ‘voor de zekerheid’

Bij het lezen van die teksten viel me meteen wat op. Sommige artikelen zaten ook al in de statuten. Maar soms net anders. Andere zinnen waren tegenstrijdig. Niet gek overigens, bij zoveel lappen tekst. En veel artikelen waren gericht op wat mensen niet mogen:

“…heeft geen goedkeuringsrecht”
“…geen formeel toezicht”
“…behoeven voorafgaande goedkeuring van…”

Alsof we elkaar niet vertrouwen. Alsof we individuen zijn met eigen belangen, in plaats van een groep met een gedeeld doel.

Tekst geeft geen garantie bij conflict

Ik snap de reflex wel. “Laten we het goed vastleggen, dan komt het later niet in de soep.” Maar eerlijk? Als het ooit echt misgaat, dan blijkt die tekst vaak minder waterdicht dan je dacht.

Er is áltijd ruimte voor interpretatie. Altijd wel een advocaat die het anders leest. Ik ben er ten minste nog nooit eentje tegengekomen die je een garantie durft te geven.

Maar wat dan? Vertrouwen werkt beter dan 19 pagina’s regels.

Wat echt werkt?

• Een duidelijke missie. Waar iedereen achter staat.
• Gesprekken. Over wat goed loopt en wat schuurt.
• En de vrijheid om te stoppen als je je niet meer in de missie herkent.
• Zonder dat je het conflict eerst moet ‘opzoeken’ in artikel 14b onder punt 3 van het huishoudelijk reglement.​

Laten we het eenvoudig houden

“Wees niet naïef, niet iedereen bedoelt het goed,” hoor ik je denken. En daar heb je gelijk in. Maar daar zijn nou de statuten voor. En de wet. In Nederland hebben we heel veel, heel goed werkende wetten. In tegenstelling tot de VS hoef je dat soort dingen niet in contracten nogmaals vast te leggen. Laten we dat dan ook niet (na)doen. Onze wet regelt al een hoop.

Reglementen kunnen we invullen met zaken die wíj́ belangrijk vinden. Over hoe we elkaar beter maken en onze missie nastreven. In duidelijke taal. Met teksten over hoe wij graag willen samenwerken.  Dat we het eenvoudig houden bijvoorbeeld.