Vereenvoudigen is stap één. Verankeren is stap twee. Dit artikel laat zien hoe teams op de werkvloer zelf de regie houden over eenvoud — met vijf vragen die elke maand helpen om het simpel te houden.

Hoe je ‘simpel werken’ blijvend maakt op de werkvloer

Iedere organisatie die wil vereenvoudigen, kent het moment van opluchting.

De rompslomp is gesnoeid, het overlegcircus teruggebracht tot drie stoelen en een thermoskan, en iedereen roept: “Zo, dát werkt beter!”

Tot het na een paar maanden weer langzaam terugkruipt. Nieuwe formulieren (“alleen tijdelijk hoor”), een werkgroep “Simpel 2.0” — en voor je het weet is de eenvoud weer ingepakt in complexiteit.

Waarom is dat zo moeilijk vast te houden?

1. Eenvoud vraagt onderhoud
   Eenvoud is geen eindtoestand, maar een gewoonte. Net als een opgeruimde werkbank: als je niet oplet, ligt er morgen weer gereedschap op.
   Op de werkvloer zie je het meteen als eenvoud verdwijnt. Mensen beginnen te mopperen (“Dat deden we eerst toch sneller?”) of verzinnen sluiproutes om de rommel te ontwijken. De reflex is vaak: nóg een procedure erbij. Terwijl het antwoord bijna altijd het tegenovergestelde is. Een team dat eenvoud wil behouden, moet dus af en toe poetsen: oude formulieren weggooien, taken schrappen en processen herijken.
   
   Eenvoud vraagt discipline — maar vooral aandacht.
   
   
2. Gedrag vóór systeem
   Organisaties zijn goed in het tekenen van processen, maar slecht in het trainen van gedrag. Terwijl vereenvoudiging juist dáár begint: in kleine keuzes op de werkvloer.
   
   Een monteur die zegt: “Wacht even, waarom doen we dit eigenlijk?” Een verkoper die besluit een onnodige stap over te slaan. Een planner die durft te zeggen: “Daar was vroeger een goede reden voor, maar nu niet meer.”Dat zijn de momenten waarop eenvoud leeft. Als je wilt dat dat blijft, moet je dat gedrag zichtbaar maken, waarderen en herhalen.
   
   Niet met posters of PowerPoints, maar door leidinggevenden die het zelf doen. Door collega’s die elkaar aanspreken. En door regelmatig samen terug te kijken: wat hebben we simpeler gemaakt deze maand?
   
   
3. Verbrand de schepen (ook in het klein)
   Eenvoud beklijft pas als het alternatief verdwijnt. Zolang het oude Excel-bestand “voor de zekerheid” blijft bestaan, zal iemand het gebruiken.
   Wie simpel wil blijven werken, moet dus af en toe iets onherstelbaar verwijderen. Niet wreed, maar bewust.
   Dat mag klein zijn:
   - de oude mappenstructuur dichtzetten,
   - de vijfde rapportage schrappen,
   - het formulier gewoon wissen.
   
   Pas als dat gebeurt, ontstaat ruimte voor nieuw, eenvoudiger gedrag.
   
   
4. Samen eigenaarschap houden
   Eenvoud is kwetsbaar als het iemands project blijft. Zodra die persoon vertrekt, groeit het onkruid terug. Zorg daarom dat teams zélf eigenaar zijn van wat simpel blijft. Maak het concreet: laat afdelingen elke maand één ding kiezen dat overbodig is geworden en dat ze samen weghalen. Vier dat. Hang een “simpel-muur” op waar successen staan: welke regels, taken of handelingen zijn afgeschaft? Zo wordt vereenvoudigen iets leuks, iets van iedereen — niet iets wat “van bovenaf” komt.

De Simpel-check: vijf vragen om eenvoud te verankeren

Gebruik deze mini-tool eens tijdens een teamoverleg of afdelingsbijeenkomst:

Gebruik de antwoorden als onderhoudsbeurt voor eenvoud.

Want simpel blíj́ven vraagt net zo veel aandacht als eenvoudiger máken.

Slot

Eenvoud verankeren begint niet met regels, maar met ritme.

Wie het klein houdt, wint. En wie het leuk houdt, houdt het vol.