Klacht: “Onze stafafdeling wordt gemeden door de lijn”

Een veel gehoorde klacht van stafafdelingen is dat zij te laat worden ingeschakeld door lijnafdelingen. P&O klaagt dat externe adviseurs worden ingehuurd buiten het ‘raamcontract’ om. I&A klaagt dat software wordt aangeschaft die niet binnen de architectuur past. Juridische zaken klaagt dat contracten worden gesloten, zonder dat zij de tekst vooraf hebben beoordeeld. Zelden vraagt men zich af ‘waarom’ zij door de lijnafdelingen worden gemeden. Ze zouden schrikken van het antwoord: Jullie hebben onvoldoende toegevoegde waarde.

Dat antwoord is hard, ontnuchterend en levert een kans om de effectiviteit van stafafdelingen te vergroten. Tenminste, als deze wordt herkent; en dat is maar de vraag. Stafafdelingen worden immers maar al te vaak bevolkt door ‘PIOFAH-professionals’. Mannen en vrouwen die hoge cijfers halen als zij getoetst worden op de kennis van hun vakgebied, maar zakken voor examens die gaan over de behoeften van de lijnafdeling. Hun leidinggevenden – vaak bevorderd op grond van vakkennis en senioriteit – zijn er veelal op uit om langs bureaucratische weg hun ‘expertmacht’ te vergroten. Klagend over het ongehoorzame lijnmanagement vragen zij de directie om richtlijnen, protocollen, verplichte advisering en interne controlemaatregelen. Langzaam maar zeker ontstaat zo een verwijdering tussen staf en lijn. Een verwijdering waaraan tijd, geld en werkplezier verloren gaat.

Een succesvolle stafafdeling levert ondersteuning vanuit de eigen vakinhoud, op basis van behoeften in de lijn, om de organisatie als geheel effectiever en efficiënter te laten draaien. Hiervoor zijn medewerkers nodig die relaties aangaan met managers en medewerkers in de lijn. Die kunnen luisteren en doorvragen, belangen kunnen achterhalen en deze kunnen verbinden met de inhoud van hun vakgebied. Die de verantwoordelijkheid in de lijn kunnen laten en grenzen durven te stellen als dat nodig is. Om stafmedewerkers dit soort gedrag te laten vertonen zijn managers nodig die hun aansturing, werving en selectie hierop afstemmen. Die zelf het goede voorbeeld geven door in gesprek te gaan met lijnmanagers en te achterhalen waar de toegevoegde waarde van zijn of haar afdeling zit.

Om stafmanagers op dit spoor te zetten is soms een topmanagement nodig dat klagende stafmanagers in overweging geeft hun toegevoegde waarde te vergroten of een andere baan te zoeken.