Integriteit naar menselijke maat

Een woningcorporatie heeft integriteit hoog in het vaandel staan. Er is een aantal jaren geleden, samen met medewerkers uit de organisatie, een integriteitscode met richtlijnen en praktijkvoorbeelden opgesteld. Het gaat in die code over onderwerpen als het gebruik van bedrijfsmiddelen, het omgaan met vertrouwelijke informatie, het privégebruik van telefoon en het (privé) internetgebruik onder werktijd, het aannemen van uitnodigingen en geschenken, het bedingen van privé kortingen en het toewijzen van woningen. Er zijn integriteitsworkshops gegeven waarin de code en praktijkcasussen met alle medewerkers besproken zijn. 

De noodzaak voor een andere benadering van integriteit

Toch is de woningcorporatie niet helemaal tevreden. In het werk komen regelmatig situaties voor die of:

• Wel afgedekt worden door regels, maar waarin de menselijke maat uit het oog verloren dreigt te raken. 
• Waarvoor in de integriteitscode regels ontbreken, omdat ze over specifieke gevallen in het primaire werkproces gaan.

Een paar voorbeelden

Mogelijk verlies van de menselijke maat:

1. Een echtpaar van 87 en 92 jaar oud moet vanuit een zorgvraag op deze hoge leeftijd toch nog verhuizen. Belangrijk is woonruimte binnen de eigen kern vanwege mantelzorgers en sociale contacten. Regelgeving Passend Toewijzen (huur-inkomen) maakt dat eigenlijk niet mogelijk omdat ze 900 euro te weinig inkomen hebben op jaarbasis.
2. Bij een huurster werd een wietplantage in huis gevonden. De wietplantage was niet van haar, maar van haar partner. Zij had de aanwezigheid van de plantage zelf gemeld en zij had meegewerkt aan het beëindigen van de plantage. De regel is dat huurders waar een wietplantage wordt gevonden, worden uitgezet.
3. Een crediteur belde met de vraag of een factuur al betaald kon worden. De bevoegde collega's hadden extra snel de factuur goedgekeurd om hem eerder te betalen, maar de vervaldatum was nog niet verstreken. Het bleek echter dat de werkzaamheden veel eerder waren uitgevoerd dan de factuurdatum. De betaaltermijn was op de factuurdatum gebaseerd, daardoor wachtte de crediteur dus al erg lang op zijn geld.

Ontbrekende  regels: 

1. Een man verwaarloosde zijn woning dusdanig dat de woning in een hele slechte staat verkeerde. Hij bleek niet in staat dat zelfstandig weer op orde te krijgen. 
2. Huurder met financiële problemen is verhuisd naar het buitenland. Inboedel en persoonlijke spullen bleven achter. Tijdens de inspectie troffen we laptops en telefoons in de woning aan en waren criminele schuldeisers bezig in de woning te komen om achter de gegevens te komen van de huurder en familie.

Medewerkers geven zelf aan dat ze over dit soort zaken meer het gesprek met elkaar aan zouden willen gaan. Er is behoefte om integriteit en integer handelen beter aan te laten sluiten op de complexiteit van de dagelijkse werkpraktijk van de medewerkers. Integriteit moet over meer gaan dan wat er nu in de integriteitscode staat. De woningcorporatie staat daarachter. De woningcorporatie wil integriteit én graag meer laten aansluiten op het dagelijks werk én graag beter verbinden met de professionaliteit en het eigenaarschap van haar medewerkers.

In deze nieuwe benadering staat het professionele handelen van de medewerkers centraal. Het formuleren van meer regels of een uitgebreidere code is niet de oplossing. In complexe situaties moeten medewerkers de ruimte krijgen en durven nemen om zelf afwegingen te maken en die met collega’s te toetsen.

De woningcorporatie wil een ontwikkelaanpak waarbij alle medewerkers over langere tijd, op en rond de werkplek, met elkaar in dialoog zijn over morele dilemma’s in het werk.  De woningcorporatie heeft Werkwijzen gevraagd haar te ondersteunen.

Hoe zijn we begonnen?

Zoals gebruikelijk begint Werkwijzen met het houden van interviews met medewerkers uit alle lagen en van alle afdelingen van de organisatie. Daaruit kwam naar voren dat voor medewerkers van de woningcorporatie geldt dat:

• Zorgen om integriteit niet nodig zijn; we zijn het en we verwachten het van elkaar
• Integriteit vooral als persoonlijk kenmerk werd opgevat. “Je bent integer”
• Het begrip integriteit nogal diffuus bleek te zijn (41 betekenissen, o.a..:
  Zelf verantwoording nemen voor je handelen, Professioneel werken, Gebruik van gezond verstand van medewerker, Een manier van handelen die ik achteraf kan uitleggen, Het gebruiken van macht in de juiste omstandigheden, etc., etc.)
• De integriteitscode een beperkte bekendheid had, de kernwaarden waren beter bekend
• De organisatie in een veranderende wereld werkt. De vertaling daarvan naar integriteit was nog niet begonnen.

Naar aanleiding van de interviews hebben we een enquête uitgezet onder alle 176 medewerkers van de organisatie, daarvan zijn er 114 ingevuld. De uitkomst van de enquête kwam in hoofdlijnen overeen met de zaken die in de interviews naar voren kwamen. Aanvullend zagen we een aantal interessante opmerkingen:

• Het gesprek over integriteit leek maar weinig plaats te vinden
• Enkele respondenten vulden aan: eilandjes, afwijkingen, nieuwsgierigheid, discutabele besluiten hogerop, meten met twee maten, soms weinig respectvol over elkaar spreken
• Er was een bandbreedte in de reacties tussen enerzijds de noodzaak van uniformiteit en anderzijds respect voor ieders eigen mening
• De vraag werd gesteld of mensen elkaars mening ook wel echt kenden
• Sommigen hadden weinig zicht op het hoe en het waarom van anders werken, dat leidde tot ongemak
• Soms wegkijken; het is niet mijn probleem
• Er was een vraag naar handvatten voor integriteit om zelf dilemma’s af te pellen en op basis daarvan te komen tot eindoordeel

Wat inspireerde ons? 

In de aanloop naar het ontwerp van interventies kwamen we in aanraking met het artikel: “Integriteit 3.0, naar een derde generatie integriteitsbeleid” van Edgar Karssing en Sacha Spoor. Dat artikel bleek voor ons een schot in de roos. Inspirerend! In het artikel werden drie perspectieven (geen niveaus of volgorde) op integriteit geschetst. De inhoud van het artikel hebben we omgezet naar een matrix, we geven u hier de verkorte versie. 

Nu is het natuurlijk niet zo dat je zomaar het werk van anderen kunnen gebruiken en kunt aanpassen voor je eigen doelen. Tijdens het contact met Edgar Karssing bleek dat hij en Sacha Spoor het juist op prijs stelden wanneer wij hun idee wilden toepassen in de werkpraktijk. Dat hebben we gedaan!

De drie grootste voordelen van het artikel waren dat het:

• Ons een conceptuele onderbouwing gaf van een derde perspectief op integriteit 
• Ons richting gaf 
• Heel concrete aspecten benoemd werden van de drie perspectieven op integriteit 

De vertaalslag naar de werkpraktijk werd daarmee relatief eenvoudig. Vanuit Integriteit 1.0 en 2.0 kijken we vooral naar overtredingen, risico’s en machtsmisbruik. Dat mondt vaak uit in regels, beleid, protocollen en codes. En die gaan vaak over: relatiegeschenken, privégebruik van bedrijfsmiddelen, kortingen of het omgaan met vertrouwelijk informatie. Allemaal zaken waarvan het goed is dat het geregeld is, maar ze raken de kern van het werk onvoldoende.

Die kern van het werk raak je wel vanuit het perspectief van Integriteit 3.0. In dat perspectief is bijvoorbeeld macht niet iets wat alleen maar gevaarlijk is. Macht kan ook constructief zijn. Macht is in dat perspectief een vermogen om zaken te laten werken.

Macht kan constructief zijn. Die macht dient wel ingebed te zijn in professionaliteit en moreel vakmanschap. 

Daarmee vonden we het haakje voor het programma van de woningcorporatie. De woningcorporatie wilde vormgeven aan Integriteit 3.0, gebaseerd op de professionaliteit en het moreel kompas van medewerkers 

Waar is dialoog over gevoerd?

In het perspectief van Integriteit 3.0 is de professionele dialoog het belangrijkste instrument. We hebben de medewerkers collectief handvatten en onderwerpen aangereikt om over het thema na te denken en er met elkaar over in gesprek te gaan. Daarvoor hebben we twee digitale instrumenten ingezet, het digitale dialoog portal Change Support en Mentimeter. Via het digitale portal Change Support kregen alle medewerkers, via hun eigen account, wekelijks een filmpje, een toelichting en een vraag te zien. Medewerkers werden uitgenodigd erover na te denken, met elkaar in gesprek te gaan en een antwoord op de vraag te geven. De antwoorden werden samengevat en medewerkers konden de samenvattingen van hun antwoorden teruglezen op het portal. Op Mentimeter werden, via narrowcasting, humoristische plaatjes en vragen getoond. Ook daar konden medewerkers hun antwoord op geven.
De  gestelde vragen waren gebaseerd op de eerste twee categorieën van het werk-woordenmodel; verbeelden en verbinden. De vragen (cursief) en hoofdlijnen van de antwoorden, in de categorie verbeelden, waren:

• Wat betekent integriteit voor jou?
  Uit alle reacties sprak dat integriteit als iets waardevols gezien wordt. Tegelijkertijd zagen we ook dat iedereen daar zijn/haar eigen woorden voor heeft.
• Een belangrijkere rol voor mijn professionaliteit en moreel kompas vind ik …
  Medewerkers antwoordden dat integer werken in eerste instantie gebaseerd moest zijn op je eigen moreel besef. We lazen ook waarschuwingen dat daar ook grenzen aan zitten. Het moreel besef van de één kan best andere accenten hebben dan het moreel besef van de ander. Wat vrijwel in alle antwoorden terugkwam is dat medewerkers vinden dat ze met elkaar moeten blijven praten over de afwegingen die ze maken.
• Mijn voorbeeld van positief en integer gebruik van macht …
  We lazen in de antwoorden dat medewerkers regelmatig bijzondere situaties tegenkomen. In zo’n bijzondere situatie is een standaardregel eigenlijk niet van toepassing. Aan de voorbeelden zagen we dat Integriteit 3.0 al op een heleboel momenten ingezet werd. Als laatste over het onderwerp macht. Macht wordt vaak gekoppeld aan machtsmisbruik. Maar macht kan ook zijn dat je ervoor kiest om iets te doen wat niet helemaal volgens de regels is. Als je daar goed over nagedacht hebt en dat besproken hebt, is het geen machtsmisbruik maar een positief gebruik van macht.

De vragen en hoofdlijnen van de antwoorden, in de categorie verbinden, waren:

• Wat heb jij nodig om een ander vragen te stellen?
  Het belangrijkst leek te zijn veiligheid. Het gaat dan om veiligheid te bieden aan degene aan wie je de vraag stelt, “niet in een volle kantine”. Maar ook veiligheid voor degene die de vraag stelt: “Een open houding van alle collega's en een positieve feedback op het moment dat je de vraag stelt”. Sommige mensen maakte het niet zoveel uit, zij stellen de vraag toch wel. Er volgde nog een mooie waarschuwing; er over praten is goed, maar dat mag geen excuus zijn om van alles goed te vinden. 

• Ga jij soms anders om met lastige situaties dan anderen? Wat zegt dat dan?
  Er bleek veel met elkaar gesproken te worden in/over lastige werksituaties. Medewerkers volgen hun eigen normen en waarden en staan tegelijkertijd open voor andere perspectieven of willen zichzelf toetsen om zo professioneel mogelijk te handelen. Ook lazen we opnieuw dat het vertrouwen er niet bij ieder is om lastige situaties te bespreken. Of dat er een verschil ervaren wordt over wiens rol het is om iets te bespreken.
• Wat zou jij graag eens willen (durven) uitleggen?
  Een grote groep medewerkers legt zaken uit als zij dat nodig vinden. Een andere groep had op dat moment geen zaken die hij of zij uit zou willen leggen. Er bleken veel zaken die (nog) niet uitgelegd konden worden omdat ze vertrouwelijk waren vanwege privacy, AVG. Er konden ook persoonlijke zaken zijn waardoor mensen dingen niet meer uitlegden, dat leek met voorzichtigheid, teleurstellingen of frustratie te maken te hebben. 

Moreel kompas

Het proces van de uitkomsten van de vragen en de dialoog konden niet duidelijker aantonen dat integriteit binnen de woningbouwcorporatie over meer gaat dan over het aannemen van relatiegeschenken, privégebruik van bedrijfsmiddelen, kortingen of het omgaan met vertrouwelijke informatie. Integriteit heeft voor medewerkers grote betekenis als het om de dagelijkse werkpraktijk gaat. En door de antwoorden vonden we bevestiging van het belang en de kracht van het (bespreken/ijken/benoemen van het) morele kompas van de medewerkers. Er was met die uitkomst voldoende fundament  om nieuw beleid te formuleren met als uitgangspunt het inzetten van het moreel kompas van de individuele medewerkers van de corporatie. 

Handvat moreel kompas

De woningcorporatie heeft het nieuwe integriteitsbeleid vastgelegd in het: “Handvat moreel kompas”, met als ondertitel “wat gij niet wilt dat u geschiedt…”

1. Neem de verantwoordelijkheid en het initiatief om - op basis van jouw rol - de goede dingen goed te doen (professioneel handelen).
2. Denk na over je eigen handelen vanuit je moreel kompas. Waarom doe je dingen zoals je ze doet? Hoe leg je het thuis uit of op een verjaardagsfeestje als het in de krant of op Facebook komt te staan? 
3. Zoek voortdurend naar de balans tussen zorg voor de huurder, zorg voor de organisatie, zorg voor jezelf en zorg voor de mensen met wie je samenwerkt.
4. Blijf met collega’s in gesprek over integriteit en jouw moreel kompas.
5. En heel belangrijk: als er iets gebeurt wat je niet begrijpt of waar je het niet mee eens bent:
   • Durf te vragen
   • Durf te vertellen
   • Durf te denken

Vervolgens is er een overzicht van inspirerende voorbeelden in het handvat moreel kompas opgenomen. Die voorbeelden komen ván collega’s en zijn vóór collega's, ze gaan over de inzet van het moreel kompas in concrete werksituaties. Die voorbeelden zijn niet bedoeld als regels, maar als vergelijkingsmateriaal. Hoe heeft een ander iets aangepakt, met impliciet de vraag: “Hoe zou jij dat doen”?” En ja, er zijn ook een aantal voorbeelden opgenomen waarin het allemaal niet zo duidelijk was en waarin we constateren dat er vragen overblijven. Aan die voorbeelden is het kopje “Leren van elkaar” meegegeven.

Onze conclusie

Onze conclusie is dat regels niet het laatste woord hebben. Wij pleiten voor het investeren in de normen en waarden, samengevat het moreel kompas, van de professional. Hebben we de garantie dat er zich nooit meer integriteitsincidenten of -schendingen voor zullen doen?  Nee dat is onmogelijk, dergelijke garanties bestaan niet. Wat we wel gedaan hebben is dat we integriteit gekoppeld hebben aan de professionaliteit van vakmensen, die eigenaarschap voor hun werk en hun organisatie willen nemen.

Medewerkers voeren, op basis van hun moreel kompas, steeds vaker het professionele gesprek over hun werk en over hun werkgedrag. Organisaties zullen die dialoog aan moeten gaan en moeten faciliteren.

We hebben een volgende stap gezet in de ontwikkeling van integer handelen. Met de herkenning en de erkenning van het belang en de kracht van dat morele kompas en de professionele dialoog daarover, hebben we de professional en zijn dagelijks werk tot anker van de integriteit van de woningcorporatie gemaakt.

Herman Bosman Werkwijzen
Saskia Koopman HR Manager Stadlander

Met dank aan:

Edgar Karssing (Nyenrode Business Universiteit)
Sacha Spoor (Nyenrode Business Universiteit)
Frans van Oostrum Adviseur integriteit en moreel vakmanschap