Productiviteit betekent in het normale taalgebruik "het toevoegen van iets nieuws", een “voortbrengende kracht” (Van Dale). In de economie gebruiken we het begrip productiviteit voor de mate waarin een organisatie arbeid, machines en grondstoffen om weet te zetten in omzet(1).

Tijdens de internethype aan het eind van de twintigste eeuw zeiden sommige economen dat de nieuwe revolutie in informatietechnologie er toe zou leiden dat de arbeidsproductiviteit continu zou blijven toenemen. Inmiddels weten we dat deze aanname niet klopt. Mensen kunnen niet eindeloos opgerekt worden om meer productiviteit te leveren. Bovendien is er een nieuwe ‘productiviteit’ bij gekomen, namelijk die van ‘Informatieproductiviteit’.

Naar mijn mening zal de komende jaren deze informatieproductiviteit voor organisaties de onderscheidende factor zijn en is daarmee de kans op succes.
Maar wat is informatieproductiviteit eigenlijk? Er wordt veel over gediscussieerd, maar het wordt meestal omschreven als: omzet maken met gebruik van informatie, waardoor, op een creatieve manier, steeds weer nieuwe informatie ontstaat. Het doel is om betere beslissingen te kunnen nemen, de time-to-market te verkorten of een nieuw product of dienst te bedenken. Kortom: je door middel van het gebruik van informatie onderscheiden van anderen.

Voorbeelden hiervan zijn er genoeg om ons heen: een energieleverancier die lantaarnpalen op de markt brengt die automatisch aangaan als de buienradar aangeeft dat het gaat regenen op een bepaalde plaats; een vervoersmaatschappij die proactief studenten vooringevulde formulieren, álà de Belastingdienst, mailt om hun vervoersbewijs mee aan te vragen. De combinaties zijn oneindig.

In de jaren 80 en 90 van de vorige eeuw waren de pioniers zich al bewust van het feit dat informatie in een organisatie een financiële- en dus omzetwaarde bezat. In Scandinavië heeft Karl-Erik Sveiby, de kennismanagement expert bij de Scandia bank, de waarde van informatie als “intellectueel kapitaal” op de balans weten te krijgen (2). De econoom Paul Strassman deed onderzoek naar de bedrijfseconomische formule van informatieproductiviteit (3), waarmee een te meten eenheid ontstond die de concurrentiekracht van een organisatie ten opzichte van een ander kon weergeven.

Maar wat zegt dit voor een organisatie? Wat moet een organisatie doen om haar informatieproductiviteit te vergroten, zodat nieuwe innovatieve ideeën ontstaan die leiden tot nieuwe producten en diensten? Als het gebruik van de informatie verbeterd kan worden, waar moet dan op gelet worden, waarop kan gestuurd worden?

Uit onderzoek van de Rotterdam School of Management (RSM) (4) blijkt dat het definiëren van de onderscheidende factoren die informatieproductiviteit tot een succes maken niet zo eenvoudig zijn te geven. De vier conclusies die ik trok na het lezen van dit onderzoek:
1. Ik zie zaken terug die in elke organisatie spelen zoals krachtig topmanagement met een focus op informatie, de juiste managementstijl en een platte organisatie;
2. Als de informatie niet vrijelijk kan stromen tussen de verschillende onderdelen in een organisatie of als communicatie gebrekkig is door het ontbreken van de juiste faciliteiten wordt het moeilijk optimaal te profiteren van de mogelijkheden. In de praktijk zie ik dat organisaties die bureaucratische trekjes vertonen zichzelf beperken in de ontwikkeling van hun informatieproductiviteit.
3. De vindbaarheid van de aanwezige informatie wordt van groot belang geacht.
Ik denk dat dit voor alle organisaties geldt. Als medewerkers de aanwezig informatie niet kunnen vinden, niet willen of kunnen gebruiken of onjuist gebruiken bij gebrek aan training of stimulans, komt de verbetering van de informatieproductiviteit niet tot stand.
4. Tot slot blijkt uit het rapport dat veel organisaties het moeilijk vinden vooraf maatregelen te bedenken om gewenst gedrag te stimuleren. Mijn ervaring als veranderkundige is dat als alle betrokkenen weten wat de noodzaak is en wat hun inspanning oplevert, daar een olievlekwerking van uit gaat. Communicatie is key.

Traditioneel is het een bekend gegeven dat bijvoorbeeld de medewerkers van onderzoeksafdelingen de ruimte (moeten) krijgen om te experimenteren, creatief te zijn en fouten te maken. In de huidige tijd zie ik dat dit precies de elementen zijn die nagenoeg alle medewerkers nodig hebben om informatie productiever te maken. Bijvoorbeeld om andere media te bedienen in een uitgeverij of om partnerships te ontwikkelen als tussen Philips en Douwe Egberts of Nike (over de eigen branche heen kijken om samen iets nieuws te bedenken).

Hoogste tijd om informatieproductiviteit op de agenda te zetten! Want als je goed om gaat met de aanwezige informatie, dan wordt Informatieproductiviteit bijna als vanzelf oneindig!

1) Wikipedia “Productiviteit”
2) Sveby. K.E., 1997. The New Organizational Wealth: Managing and Measuring Knowledge Based Assets
3) Strassmann, Paul A. , 1999. Information Productivity: Assessing Information Management Costs of U.S. Corporations.
4) Larsen, K.B. et al, 2011. Factors Differentiation Concerning Information Productivity