In mijn werk als organisatieadviseur en interim-leidinggevende draait het steeds weer om dezelfde vraag: hoe haal je het beste uit mensen én hun werkomgeving?

Na 25 jaar samenwerken met uiteenlopende organisaties op het gebied van leiderschap, strategie en cultuur, is er één thema dat telkens weer het verschil maakt: medewerker betrokkenheid. Niet als een eenmalige meting of enquête, maar als structurele motor voor groei, dialoog en continu verbeteren.

Laat mij je meenemen in een recente praktijkcase bij Bibliotheek Helmond-Peel (in 2024 uitgeroepen tot Beste Bibliotheek van Nederland) en geef ik je drie concrete stappen om ook in jouw organisatie de medewerker betrokkenheid duurzaam te vergroten.

1. Meet slim: beknopt, concreet en herkenbaar

Veel organisaties willen betrokkenheid meten, maar verzanden in ellenlange vragenlijsten en rapporten die alleen nog een data-analist begrijpt. De energie van medewerkers verdampt zodra het resultaat in een digitale la belandt.

Bij de Bibliotheek Helmond-Peel pakken we het anders aan. Elk jaar bepalen directeur Robin, de ondernemingsraad en ik samen de aanpak, afgestemd op de fase waarin de organisatie zich bevindt. Het onderzoek is geen eindpunt, maar een vertrekpunt voor dialoog en verbetering.

De vragenlijst is kort, concreet en herkenbaar. Naast de 10 vaste vragen zoals “Ik voel me gewaardeerd door mijn leidinggevende” en “Ik heb plezier in wat ik doe” voegen we elk jaar één of twee speelse, actuele vragen toe of iets dat uitnodigt om mee te doen. Zo stelden we vorig jaar een quizvraag over de kernwaarden en voegden we een mini-videoboodschap toe. Het werkt: de respons ligt steevast rond de 78%. 

Na afloop van de meting maak ik een beknopte rapportage van drie pagina’s:

• één A4 met de belangrijkste inzichten en verbeterpunten,
• twee pagina’s met de cijfers en open reacties

Het is dus geen dik rapport of data doolhof, maar gewoon een helder kompas dat uitnodigt tot een gesprek en actie.

2. Maak ruimte voor interactief en écht gesprek

Een meting is pas waardevol als er daarna een inhoudelijk en interactief gesprek plaatsvindt.

Bij de Bibliotheek organiseren we daarom ochtendsessies waar medewerkers zich vrijwillig voor inschrijven. Dat klinkt simpel, maar het werkt: juist die vrijwilligheid zorgt voor hoge betrokkenheid. Ook is er standaard een MT-lid aanwezig bij de ochtendsessies dit laat zien dat het management medewerker betrokkenheid echt belangrijk vindt.

De ochtendsessies starten luchtig: iedereen noemt één woord op de vraag “Wat maakt je trots op de bibliotheek?” en daarna toasten we met een glas alcoholvrije bubbels. De toon is gezet: trots, open, positief. 

Vervolgens gaan we aan de slag met de thema’s vanuit het onderzoek, stellingen, matrixen en energizers. We gooien een bal over en weer om meningen uit te lokken, verzamelen verbeterideeën op grote posters in kleine subgroepen en vullen een impact/haalbaarheidsmatrix in. Er wordt gelachen, gedacht, gediscussieerd en gedroomd. Precies de cocktail waarin echte betrokkenheid ontstaat. Ideeën worden niet geparkeerd, maar omgezet in concrete en haalbare acties.

3. Deel verantwoordelijkheid voor actie

Te vaak blijft betrokkenheid hangen bij enkel het bespreken van resultaten. De HR-afdeling vinkt af, leidinggevenden denken “klaar”, en medewerkers merken uiteindelijk niets. Maar betrokkenheid vraagt juist om gedeelde verantwoordelijkheid en actie. “The proof of the pudding is in the eating.” Wat doe je samen, management én medewerkers om de betrokkenheid en dus ook het dagdagelijks werk te verbeteren?

Tijdens de ochtendsessies bleek er wrijving rond interne communicatie te zijn. Sommigen vonden dat er te veel werd gecommuniceerd, anderen juist te weinig. Tijdens het verdiepen in de ochtendsessies bleek niet de hoeveelheid het probleem, maar de vindbaarheid en het kanaalgebruik. Een paar medewerkers pakten dit op, ontwikkelden samen met het MT een nieuw communicatiekader en brachten dat breed onder de aandacht. 

Dit is maar een klein voorbeeld, maar het laat zien dat je samen de verantwoordelijkheid moet delen van de acties. Het MT pakt hierin de regierol waardoor de medewerker betrokkenheid versterkt wordt. Als je medewerker betrokkenheid behandelt als iets levends groeit niet alleen de organisatie, maar ook het vertrouwen én werkplezier van mensen.

De weg naar duurzame betrokkenheid

Echte medewerker betrokkenheid is geen mystiek HR-thema wat éénmaal per jaar op de agenda staat. Het is een manier van werken die je eenvoudig in drie stappen kunt inzetten:

1. Meet slim en herkenbaar.
2. Ga in gesprek – écht gesprek.
3. Neem samen verantwoordelijkheid.

De resultaten van deze aanpak spreken voor zich. Vergelijk de resultaten uit 2025 met 2021 bij de Bibliotheek Helmond-Peel:

• “Ik voel me gewaardeerd door mijn leidinggevende” ↑ 12%
• “Ik heb plezier in wat ik doe” ↑ 12%
• “Ik ervaar voldoende ruimte om zaken bespreekbaar te maken” ↑ 25%

Reflectie van Robin Verleisdonk, directeur Bibliotheek Helmond-Peel

Een medewerkersonderzoek moet meer zijn dan een terugkerend ‘verplicht nummertje’. In samenwerking met Otie hebben we gekeken hoe we zo’n onderzoek interactief en resultaat- en actiegericht kunnen vormgeven. Gezien de grote mate van betrokkenheid van medewerkers en de goede scores - gemiddeld een 4,1 op een totaal van 5 – mogen we stellen dat dit goed gelukt is. Verbeterpunten moeten breed in de organisatie worden opgepakt, onder regie van het managementteam. Zo hebben we onlangs medewerkers gevraagd wat er volgens hen goed gaat, beter kan en welke actie en rol de medewerker voor zichzelf ziet weggelegd om hier verbetering in aan te brengen. Zo maken we van de Bibliotheek Helmond-Peel nog een fijnere werkplek, want: de Bibliotheek Helmond-Peel: dat zijn we samen.