Als er één parameter iets zegt over de onderlinge samenwerking binnen een organisatie, dan is dat wel het thema ‘op tijd betalen’. Dat raakt vrijwel iedereen: het gaat namelijk om het proces van inkoop tot en met de facturering! Momenteel - heel terecht - een hot issue zeker nu blijkt dat de overheid zo’n slechte betaler is. Recent werd de minister van Binnenlandse Zaken om die reden nog naar de Tweede Kamer geroepen. Het percentage van rekeningen dat op tijd - dus binnen de 30 dagen - betaald moet zijn, moet immers fors omhoog, niet in de laatste plaats  om de economie te stimuleren.

Wat is er aan de hand? Waarom wordt er toch zo ontzettend lang gewacht met dat betalen van die rekeningen? Waarom kost dat zo veel tijd en moet daar zo vaak achteraan gezeten worden door die leveranciers? Heel simpel. Er wordt te weinig integraal gehandeld én niemand voelt zich eindverantwoordelijk. De complete regie ontbreekt; iedereen doet een stukje van het proces en gooit het daarna over de bekende schutting. Pas bij aan het einde van de keten - bij de financiële administratie - wordt dan duidelijk hoeveel er niet geregeld is. Daar staan de volle bakken met die probleemfacturen. Daar komen ook de telefoontjes binnen van woedende leveranciers die - heel begrijpelijk - nou eindelijk wel eens willen weten op welk moment ze hun centen krijgen. Onlangs had ik de eer en het genoegen om een taskforce voor te mogen zitten die de opdracht kreeg om dit betaalproces weer op de rails te krijgen. Als je daar dan in duikt, dan zie je pas hoeveel leed er is. Pas dan komt de échte ellende boven tafel. Niet alleen blijkt dan dat de financiële administratie op de stoel is gaan zitten van de verantwoordelijke budgethouder, maar er is ook veel te weinig gekeken naar de leverancierskant. Aan de voorkant wordt veelal fors geïnvesteerd in dikke contracten met tal van clausules, maar het daadwerkelijke beheer van die contracten en het leveranciersmanagement vergeten we dan. Ook blijkt dat op sommige gebieden er helemaal geen raamcontracten zijn en dat iedereen zelf maar wat mag aanrommelen. Je kunt je voorstellen dat die factuurstroom sowieso in het bakje ‘ellende’ terecht komt. Tenslotte blijkt dat als gevolg van het doorbelasten aan de uiteindelijke gebruiker er een heel circus aan interne administratieve handelingen opgestart wordt wat de uiteindelijke betaling zeker niet bevordert, to put it mildly!

Maar interessant is natuurlijk de vraag: ‘waarom gaat het eigenlijk zoals het gaat’? Waarom stappen die collega’s van die financiële administratie niet eens een keer binnen bij hun collega’s uit de primaire processen en zeggen ‘en nou is het afgelopen, dit zijn de spelregels, zo doen we dat hier, we blijven jullie rommel niet opruimen’. Het antwoord is eenvoudig. Dat zijn loyale hardwerkende collega’s die geleerd hebben om klantgezwicht te opereren. En deze collega’s hebben op hun beurt bazen die dat blijkbaar ook niet doen. En daar begint het mee: het elkaar opzoeken, in onderlinge dialoog het probleem met elkaar benaderen. Het aanvliegen van dit vraagstuk als een gemeenschappelijke uitdaging. Met duidelijke en helderde afspraken over de spelregels: de verantwoordelijke budgethouder gaat over het budget, die doet de boodschappen, de financiele administratie handelt die facturen administratief af. En hoe krijg je dit dan managerial aangestuurd? Door gewoon één proceseigenaar te benoemen - volgens het zwaartepuntprincipe - die afspraken maakt over de performance van wat er in dit werkproces geleverd moet worden. In dit geval heel simpel: het percentage facturen dat binnen 30 dagen wordt betaald. En moet je eens kijken hoeveel winnaars er zijn als dit allemaal goed geregeld is: blije budgethouders, blije collega’s van de financiële administratie, blije leveranciers, blije controleurs, etc. Er is alleen één verliezer: het uitzendbureau hoeft geen dames meer te leveren die de boze telefoontjes kunnen beantwoorden!