Hoe leer je managers beter communiceren?

De hiërarchie op de werkvloer wankelt; de communicatie tussen managers en medewerkers lijkt af en toe op een mijnenveld. Bazen breken hun hoofd over hoe te sturen zonder te blaffen. Medewerkers piekeren hoe ze hun managers aan het luisteren kunnen krijgen.

Door de typisch Nederlandse weerzin tegen controle hebben ‘onze' managers ook minder de neiging om te focussen op het aansturen van medewerkers. Goede, duidelijke sturing krijgt te weinig aandacht . Daarvan worden met name de grote middengroep in de organisatie de dupe. Dit vertaalt zich in de beruchte zesjescultuur: effectiviteitsverlies en onderpresteren bij veel medewerkers. Ze krijgen de minste aandacht van hun leidinggevende, terwijl juist zij duidelijke instructies, teambuilding, inspiratie en feedback verwachten. Managers zijn namelijk geneigd zich vooral op de onderpresteerders te richten. Een verkeerde keuze, want daar valt de minste effectiviteitswinst te behalen.

Benadrukken gezagsverschillen is taboe
Een informele communiecatiestijl waarin gezagsverschillen zijn weggemoffeld is de norm voor managers in de moderne onderneming. Dat betekent níet dat de gezagsverhoudingen betekenisloos geworden zijn of dat managers geen knopen meer mogen doorhakken. Vooral nieuwkomers in bedrijven merken al snel dat vragen om inspraak of en een uitnodiging om aan te kloppen als ze ergens mee zitten, soms het tegenovergestelde betekenen. Gezagsverschillen blijven dus bestaan. Het is alleen uit den boze om dat gezag openlijk te laten gelden.

Managers leren luisteren door delegeren
Vooral leidinggevenden hebben het moeilijk om de juiste toon te vinden. Plat commanderen is tegenwoordig immers not done. Voor je het weet zit je met een club boze medewerkers die geen millimeter vooruit te branden zijn. Of erger nog: met een club die succesvol elders solliciteert.

Een aantal algemene adviezen om de communicatie te verbeteren, die hier vertaald zijn naar de relatie leidinggevende-medewerker:

• Spreek irritaties die als belemmerend worden ervaren, door met de betrokkene.
• Praat nooit geringschattend over een medewerker.
• Wie 'ja' zegt, moet ook 'ja' doen.
• Oefen kritiek openlijk uit en zeg hoe het beter kan.
• Bespreek af en toe ook de kwaliteit van de communicatie.
• Neem de verantwoordelijkheid voor genomen besluiten en de uitvoering ervan.

Behalve open en duidelijk communiceren, moeten de meeste managers ook beter leren luisteren. Oost-Indische doofheid van veel bazen zelfs leidt tot overspannen medewerkers. Maar wie delegeert, leert vaak vanzelf beter luisteren. De manager die zijn medewerker een eigen taak met beslissingsbevoegdheid geeft, móet wel luisteren naar de betrokken man of vrouw. Die heeft immers de vitale informatie over hoe de verkoop of het productieproces verloopt waar de manager uiteindelijk op wordt afgerekend.
Medewerkers leren communiceren door observeren

Ook werknemers moeten vaak leren hoe ze hun baas het slimst bespelen!
Maar medewerkers hebben wel als voordeel dat ze van nature vaak al beter luisteren naar hun chef dan hij naar hen. Dat blijkt een goede uitgangspositie voor stap twee: Zorgen dat je baas je helpt bij je werk in plaats van dwarszit. Wie iemand op de juiste manier aanspreekt, kan bijna alles zeggen. Om te zorgen dat de baas beter gaat luisteren, moeten medewerkers hun communicatie beter op hem of haar afstemmen.

Vijf vragen om je baas beter te managen:

1. Is je baas doelgericht of probleemvermijdend? Wie iets gedaan wil krijgen van een doelgerichte baas, zal een voorstel of wens zó moeten inkleden dat die in het denkraam van de baas passen. Een probleemvermijdende baas wil juist horen hoe zijn ergernissen uit de weg geholpen worden, dankzij je voorstel.
2. Is je baas optie- of proceduregericht? Een optiegerichte baas voelt zich het best als hij kan kíezen uit een reeks mogelijkheden. Proceduregerichte bazen gaan juist overstag bij een uitgewerkt stappenplan.
3. Is je baas planmatig of flexibel? Planmatige bazen houden van een strak schema waar ze als het even kan niet van afwijken. Flexibele types leggen zich juist liever níet vast. Bijstellen en van koers veranderen is hun lust en leven.
4. Is je baas intern of extern gericht? Intern georiënteerde bazen gaan bij het beoordelen van een plan vooral uit van zichzelf en ervaren medewerkers met andere meningen als stoorzenders. Het advies is dan ook om voorstellen en adviezen zo in te kleden dat ze bij zijn opvattingen passen. Extern georiënteerde bazen stellen informatie en advies van anderen juist op prijs omdat het hen helpt een weloverwogen beslissing te nemen.
5. Is je baas detail- of globaalgericht? Detailgerichte bazen hebben een voorliefde voor kleine en direct consumeerbare porties informatie. Globaalgerichte bazen hebben juist weinig oog voor detail. Pas je presentatie daaraan aan.

De kwaliteit van de interne communicatie is rechtstreeks verbonden met de kwaliteit van het werk. Beter communiceren is beter werken. Iedereen ervaart het maar handel er maar eens naar!

De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen berichten in andere media. Bron: Intermediair