Hoe Lean beter te laten werken

Naast de ‘harde’ kant moet met name ook de ‘zachte’ kant binnen een Lean traject aandacht krijgen. Niet alleen een optimaal proces middels het elimineren van verspillingen en inrichten van de juiste sturingsmiddelen is van belang; ook het (veranderen van) gedrag van zowel managers als medewerkers is van groot belang.

Vaak zoeken organisaties de oplossing voor problemen in hulpmiddelen als het beschrijven van processen en het inrichten van operationele besturing. Dit blijft echter slechts het gereedschap waarmee de manager operationele problemen signaleert, identificeert en ten slotte elimineert. Hulpmiddelen zijn niet meer dan hulpmiddelen en als de leidinggevende er geen gepast gebruik van weet te maken blijft resultaat achterwege. Een goede raceauto zonder een goede coureur zal nooit een grand prix winnen, en een erg duur tennisracket in de hand van iemand die nauwelijks kan tennissen levert ook geen grandslamtitel op. Let wel: zonder goed gereedschap kan het management de benodigde doorbraak niet bereiken, maar er is meer nodig!

Goede (aan)sturing is dus van cruciaal belang voor het behalen van organisatorische doelstellingen. Dit vergt aandacht voor operationeel management gericht op prestatie, capaciteits- en verbetermanagement, en met de operationeel manager als spin in het web. Verbetering begint namelijk met de dagelijkse aansturing van de processen.

Het bereiken van een blijvende doorbraak in prestatieniveau binnen de organisatie vraagt om een manager die structureel en oprecht interesse toont in hoe medewerkers taken uitvoeren (bijv. door middel van een Morning call) en hoe de operatie loopt (Management by Walking Around). Dat betekent continu bewaken wie wat doet, hoe hoog de voorraden zijn, en of het werk op tijd afkomt. De rol van manager is te vergelijken met een trainer / coach van een sportteam die tijdens de training en de wedstrijd volledige aandacht heeft voor het spel van zijn team. Een trainer/coach begrijpt dat discipline een belangrijke voorwaarde is voor het behalen van resultaat. De truc voor de manager is om zowel gedisciplineerd te werken als tegelijkertijd de sfeer goed te houden.

Het verhogen van de prestaties binnen een organisatie vereist, tenslotte, aandacht voor de medewerkers in de lijn. Zij zijn de sleutel tot blijvende verbeteringen. Hiervoor is het allereerst nodig precies te weten welke medewerkers over welke kennis en vaardigheden beschikken. Daarnaast is het belangrijk dat de manager via coaching en het motiveren van de medewerkers ervoor zorgt dat medewerkers aandacht besteden aan: hun persoonlijke efficiency, streven naar “first time right” en daarmee herwerk voorkomen en ideeën aandragen om de productiviteit van de hele afdeling te verhogen.

Om dit gedrag en daarmee blijvende procesverbeteringen te bereiken moet een manager ook aandacht besteden aan het motiveren van de medewerkers.

Dit kan door medewerkers:
- Persoonlijk te betrekken en te stimuleren om ideeën aan te dragen om de productiviteit van de hele afdeling te verhogen;
- Succes te laten ervaren bij het halen doelen: erken behaalde successen door het geven van complimenten in het bijzijn van collega’s;
- De ruimte geven om zichzelf te verbeteren door het risico van het maken van fouten te accepteren.

Kortom, willen organisaties Lean laten werken, dan is de rol van operationeel management en aandacht voor de medewerkers van cruciaal belang.

Freek Hermkens is werkzaam als senior business consultant bij O&i  in Utrecht. Hij heeft jaren ervaring in het verbeteren en optimaliseren van bedrijfsprocessen bij grote dienstverlenende bedrijven.