Hoe effectief is interne verandercommunicatie?

Een nieuw computersysteem, een cultuurtraject of het invoeren van flexibel werken. Wie in een grote organisatie werkt, zit regelmatig zelf in een veranderproject of moet een verandering ondergaan. En over die veranderingen wordt volop gecommuniceerd. Maar hoe effectief is die communicatie over deze verandertrajecten nou eigenlijk? In deze column deel ik 10 lessen voor succesvolle interne verandercommunicatie.

Tien tips voor succesvolle verandercommunicatie

• Investeer eerst in het middenmanagement
  Als je teamleiders/managers niet in de goede stand staan, dan wordt het bijna onmogelijk om de medewerkers in de goede stand te krijgen. Gebruik de directie of het hoger management hiervoor. Laat hem/haar expliciet commitment vragen aan zijn/haar middenmanagers en ondersteun het middenmanagement in de communicatie richting hun medewerkers door hen kernboodschappen en aantrekkelijke communicatiemiddelen aan te reiken.
• Weet wie de informele machthebbers zijn
  Denk na over ambassadeurs binnen teams. Wie heeft informele macht binnen teams? Naar wie luistert men? Zorg dat je die in beeld hebt en aan boord hebt. Zij bepalen het succes van je project.
• Ga niet te snel!Goede en zorgvuldige communicatie vergt analyse en voorbereiding. Neem hier de tijd voor. Slechte communicatie kan voor weerstand en dus vertraging in je project zorgen. Dus vertraag in het begin om later in het project te kunnen versnellen.
• Je communiceert altijdWees je er van bewust dat je altijd communiceert, zelfs als je niet communiceert; als je een OR wel/niet actief betrekt, de keuze voor bepaalde projectgroepleden uit bepaalde teams (of juist bepaalde teams niet), de projectstructuur etc. Dit soort zaken bepalen het beeld dat medewerkers van je project hebben. Verandercommunicatie is dus meer dan de intranetberichten en nieuwsbrieven die je uitzendt. Wees je daarvan bewust.
• Maak een checklist doelgroepen
  Maak een overzicht van je doelgroepen en vermeld daarbij in welke volgorde je normaliter met hen communiceert. Dit gebruik je als een checklist en scheelt tijd als er tijdsdruk op je project zit. Het klinkt logisch, maar je bent niet de eerste die in de haast een doelgroep over het hoofd ziet.
• Wat zijn je doelgroepen‘Collega’s’ is geen homogene doelgroep. De impact van een project verschilt per team en soms per medewerker. Analyseer daarom welke interne doelgroepen er zijn, wat de impact is van het project op deze doelgroepen, welke belangen er spelen, wie informele macht heeft binnen een groep en welke communicatiemiddelen worden gebruikt. Sluit daarop aan. Dit betekent in veel gevallen dat je niet kiest voor organisatiebrede communicatiemiddelen zoals intranet en een organisatiebrede nieuwsbrief, maar juist kiest voor een persoonlijke benadering.
• Een beeld zegt meer dan 1000 woorden
  Het is een alom bekend spreekwoord. Zorg ervoor dat communicatie over je project aantrekkelijk en behapbaar is. Medewerkers krijgen namelijk nogal wat informatie te verwerken op een gemiddelde werkdag. Zij zullen dus keuzes maken in welke informatie ze tot zich nemen. Gebruik daarom infographics als je cijfers of tijdsplanningen wilt communiceren of gebruik korte video’s in plaats van lange geschreven artikelen. Je kunt beter vaker kleine communicatiemomenten kiezen dan een paar keer hele grote.
• Gebruik bestaande kanalen
  Wees je er van bewust dat het tijd kost om kanalen succesvol te maken. Beter is het om aan te sluiten bij bestaande kanalen zoals werkoverleggen, intranet en reguliere nieuwsbrieven in plaats van eigen kanalen te ontwikkelen zoals projectnieuwsbrieven.
• Schreeuw niet van de daken
  Je wilt het wel van de daken schreeuwen hoe belangrijk en leuk je nieuwe project is. Doe dat niet als je collega’s wilt binden aan je project. Mensen willen graag deel uitmaken van exclusieve groepen. Communiceer in de eerste fase van je project niet breed over je project, maar communiceer alleen persoonlijk. Door in de eerste fase een kleine groep medewerkers persoonlijk bij je project te betrekken, creëer je een gevoel van exclusiviteit bij de eerste projectgroepleden en nieuwsgierigheid bij de rest. Dit is een goede voedingsbodem voor communicatie verderop in je project.
• Investeer in het projectteam
  Je projectgroepleden zijn de belangrijkste ambassadeurs voor je project. Als zij enthousiast zijn over het project, stralen ze dit uit naar collega’s. Investeer dus in een sterke en enthousiaste projectorganisatie. Wees je ook bewust van het feit dat het humeur sterk kan wisselen gedurende verschillende fasen in een project. Wees je hier bewust van en maak dit bespreekbaar. Zorg ervoor dat stoorzenders in je project vertrekken en investeer in teambuilding en leuke werkvormen. Zorg ervoor dat jouw projectteam een team is waar mensen bij willen horen.