Het probleem met problemen.

Het probleem met… complex problem-solving
Op deze site ageert Willem Mastenbroek tegen het fenomeen complexiteit. Het is zo complex... Ammehoela  is kort door de bocht zijn boodschap. Hij geeft zelf tal van oplossingen die organisaties en projecten kunnen toepassen om de complexiteit van hun organisatie te reduceren. Sterker, toenemende complexiteit baart eenvoud zo stelt hij. We kunnen de toenemende complexiteit aan! Desondanks stelt het World Economic Forum dat de belangrijkste vaardigheid van professionals vandaag de dag “Complex Problem-solving” is. Dit zal volgens het forum de komende 10 jaar ook nog zo blijven. Voorkomen van complexiteit is beter dan genezen. Maar als we dan toch in complexe problemen belanden, dan moeten we wel in staat zijn deze daadwerkelijk goed op te lossen. Maar om ons deze vaardigheid echt eigen te maken, moeten we complexe problemen anders gaan aanpakken dan dat we dat tot nu toe doen. We moeten stoppen met problemen simpeler te maken dan dat ze zijn.

Problemen oplossen versus aanpakken

We lossen elke dag continu tal van problemen zonder enig probleem op, maar met grotere, complexere problemen hebben wij mensen wel een probleem. Misschien wel de grootste uitdaging om deze vaardigheid onder de knie te krijgen is de manier waarop we met problemen omgaan. Onze attitude aangaande complexere problemen. Het probleem is dat we het liever niet over problemen hebben. We denken liever over de oplossing na dan over het probleem. We noemen problemen uitdagingen en vragen medewerkers pas terug te komen als ze een oplossing hebben. Hoewel dit heel fijn en vooral populair klinkt, maakt dit ontwijken de problemen alleen maar groter en complexer.

De Amerikaanse consultant Thomas Wedell-Wedellsborg ondervroeg 106 directeuren bij 91 verschillende organisaties. Uit dit onderzoek bleek dat 85 procent van hen toegaf slecht te zijn in het stellen van de juiste diagnose bij de problemen die in hun organisatie spelen. En dat dit gebrek aan vaardigheden voor een significante kostenpost zorgt. Niet het oplossen van problemen is het probleem, maar het uitvinden wat nu eigenlijk echt de problemen zijn.

Dat organisaties te weinig tijd, energie en vaardigheden hebben om de problemen goed te analyseren en te diagnosticeren, is om twee redenen niet vreemd. De eerste reden daarvoor is dat het ons nooit echt aangeleerd is en wordt om problemen goed te analyseren. Boeken en lessen over het omgaan problemen gaan over het oplossen van de problemen. Met een beetje geluk wordt er nog iets gezegd over het belang van het stellen van een juiste diagnose, maar dat is altijd minimaal. In mijn boek Het probleem met problemen besteed ik juist hier dan ook extra aandacht aan.
De tweede reden is dat niemand echt met problemen bezig wil zijn. Wij mensen proberen liever direct mogelijke oplossingen te bedenken en te bekijken hoe we die het best kunnen implementeren. Het oplossen van problemen levert ons een geluksgevoel op terwijl complexe problemen letterlijk breinbrekers kunnen zijn. Echt nadenken over de problemen waar we geen oplossing voor hebben, doen we daarom niet of nauwelijks. De reactie op dit soort problemen is inderdaad vaak “ach het is zo complex” of we roepen dat het probleem geen probleem is maar benaderen het positief als een kans of mogelijkheid.

Juist deze attitude ten opzichte van problemen leidt ertoe dat je niet goed zal worden in het oplossen van complexe problemen. Iedereen die problemen als een uitdaging, kans of mogelijkheid ziet en vooral oplossingsgericht wil denken raadt ik aan om eerst het boek van Barbara Ehrenreich 'Smile or Die. How positive thinking fooled America and the world' te lezen. De Amerikaanse sociologe laat hierin zien dat positief denken helemaal niet werkt. Evengoed werkt oplossingsgericht denken niet. Alleen maar kijken naar wat werkt en wat geen probleem oplevert stelt het echt aanpakken van het probleem alleen maar uit. En het uitstellen van het aanpakken van problemen maakt de problemen alleen maar groter. Doe je dit, dan behoor je tot de 85 procent van de organisaties in het bovenstaande onderzoek.

Complexiteit versus eenvoud

Als je complexe problemen gaat aanpakken, dan moet je ook de gehele complexiteit aanpakken. Soms is het totale plaatje echter zo complex dat het niet te overzien is. De manier waarop we daar normaal gesproken mee om gaan is het probleem op te delen in stukken die we wel kunnen overzien en oplossen. Een eenvoudig voorbeeld is volgende som op te lossen: Hoeveel is 9 x 99?

Je maakt hier snel twee simpele sommen van 9 x 100 minus 9 x 1 = 9 dus 891. In organisaties delen we de complexe problemen op in problemen die we wel kunnen overzien. Het probleem is dat we vaak helemaal niet weten of onderzoeken wat het verschil is tussen de werkelijkheid en onze versimpeling daarvan. Zoals Einstein ooit heeft gezegd: “Maak alles zo eenvoudig mogelijk, maar niet eenvoudiger dan dat.” Organisaties zijn complexe organismen die wel eenvoudiger gemaakt kunnen worden, maar het zal daarmee nooit simpel zijn. Complexiteit te veel vereenvoudigen maakt het probleem alleen maar moeilijker aan te pakken.

Complexe problemen aanpakken

Ik ben er daarom van overtuigd dat complexiteit in organisaties, en zeker de complexe problemen, alleen echt op te lossen zijn als we de focus op de oplossing uitstellen. Om een complex probleem echt aan te pakken, moet het probleem eerst echt onderzocht worden. Dit moet je doen zonder in alle mogelijke valkuilen te vallen en dus ook zonder alleen naar het positieve en dat wat wel werkt te kijken.

De juiste attitude hebben ten aanzien van complexe problemen en echt nieuwsgierig zijn naar het probleem is de belangrijkste stap in het aanleren van deze belangrijke vaardigheid. Je moet niet bang zijn voor complexiteit of je verschuilen achter de complexiteit, maar juist de vaardigheden ontwikkelen om ermee om te gaan. Dit kan! Complex problem solving is aan te leren, als we maar eens stoppen met net doen of problemen kansen zijn en het krampachtig zoeken naar oplossingen.

In mijn nieuwe boek Het probleem met problemen leg ik uit hoe je ANDERS met problemen om moet gaan om ze echt op te lossen. Je Attitude moet juist zijn: niet vechten, vluchten of verstijven, maar het probleem erkennen. Nieuwsgierig zijn naar het hele probleem, vervolgens Doemdenken (je afvragen of je het ook fout kunt hebben). Evalueren op welk niveau je het probleem kunt aanpakken en deze oplossing Realiseren. Tot slot moet je in een leermodus komen om van deze probleemaanpak echt een Succes te maken.

Wouter Fioole is organisatieadviseur. Hij adviseert managers en organisaties.